Che cos’è il Sistema di Interscambio (SDI)
Il Sistema di Interscambio, comunemente abbreviato con la sigla SDI, è la piattaforma informatica gestita dall’Agenzia delle Entrate che funge da intermediario obbligatorio per la trasmissione delle fatture elettroniche tra fornitori e clienti in Italia. In pratica, ogni fattura elettronica emessa nel territorio nazionale deve transitare obbligatoriamente attraverso lo SDI prima di raggiungere il destinatario: senza questo passaggio, il documento non ha valenza fiscale.
Lo SDI non si limita a consegnare il file: prima dell’inoltro, effettua una serie di controlli formali per verificare la correttezza tecnica della fattura. Solo se il documento supera tutte le verifiche viene consegnato al destinatario; in caso contrario, viene scartato e il mittente deve correggere e reinviare il documento. Questa funzione di controllo garantisce la qualità formale dei documenti fiscali in circolazione e riduce il rischio di errori che potrebbero generare contestazioni o sanzioni.
L’SDI è stato introdotto nel sistema fiscale italiano con il D.Lgs. 127/2015 e ha reso obbligatoria la fatturazione elettronica per la maggior parte dei soggetti IVA a partire dal 1° gennaio 2019, ai sensi dell’art. 1, comma 3, del medesimo decreto. Da allora, il sistema ha elaborato decine di miliardi di documenti fiscali, diventando il pilastro della digitalizzazione fiscale in Italia.
Come funziona il Sistema di Interscambio
Il flusso di trasmissione di una fattura elettronica
Il processo di trasmissione di una fattura attraverso lo SDI segue un percorso articolato in fasi precise e sequenziali:
- Creazione della fattura: Il cedente/prestatore crea la fattura in formato XML strutturato, secondo le specifiche tecniche del formato FatturaPA definite dall’Agenzia delle Entrate.
- Invio allo SDI: La fattura XML viene trasmessa allo SDI attraverso uno dei canali disponibili: il portale web dell’Agenzia delle Entrate, i web service (API), la PEC oppure tramite un software di fatturazione elettronica, che gestisce l’intero processo in modo automatico.
- Controlli formali: Lo SDI effettua le verifiche sul file ricevuto entro 5 giorni dalla ricezione.
- Consegna o scarto: Se la fattura supera i controlli, lo SDI la recapita al destinatario tramite il codice destinatario o l’indirizzo PEC indicato. In caso di errori, la fattura viene scartata con una notifica che descrive il problema riscontrato.
- Notifica al mittente: Il cedente riceve la conferma dell’avvenuta consegna. Se il destinatario non è raggiungibile sul canale indicato, la fattura viene resa disponibile nell’area riservata del Cassetto Fiscale.
I controlli effettuati dall’SDI
L’SDI non verifica il contenuto economico della fattura né la correttezza dell’aliquota IVA applicata: il suo ruolo si limita ai controlli di natura formale e tecnica. I principali riguardano:
- Integrità del file: verifica che il file XML sia ben formato e rispetti lo schema XSD del formato FatturaPA.
- Unicità della fattura: lo SDI controlla che non esista già un documento con lo stesso numero, data, partita IVA del cedente e anno di riferimento, prevenendo i duplicati.
- Validità delle partite IVA: vengono verificate la partita IVA del cedente/prestatore e quella del cessionario/committente nei registri dell’anagrafe tributaria.
- Presenza dei dati obbligatori: viene controllata la compilazione di tutti i campi obbligatori previsti dal tracciato XML del formato FatturaPA.
I codici di risposta dell’SDI
Dopo l’elaborazione, lo SDI comunica l’esito al mittente attraverso specifici file di notifica. I principali sono:
- Ricevuta di consegna (RC): la fattura è stata consegnata correttamente al destinatario.
- Notifica di scarto (NS): la fattura contiene errori formali e non è stata accettata. Il documento si considera come non emesso e deve essere corretto e reinviato.
- Notifica di mancata consegna (MC): lo SDI ha accettato la fattura ma non è riuscito a consegnarla al canale del destinatario; il documento viene messo a disposizione nel Cassetto Fiscale.
- Attestazione di avvenuta trasmissione (AT): conferma che la fattura è stata trasmessa allo SDI, anche quando la consegna è avvenuta tramite Cassetto Fiscale anziché direttamente al canale del destinatario.
Il quadro normativo
L’obbligo di fatturazione elettronica tramite SDI è stato introdotto in modo graduale nel corso degli anni, con una progressiva estensione della platea dei soggetti obbligati:
- Giugno 2014: obbligo per le operazioni verso le amministrazioni centrali dello Stato, anticipando il successivo obbligo generalizzato.
- Luglio 2018: estensione dell’obbligo a tutte le pubbliche amministrazioni locali e centrali.
- 1° gennaio 2019: obbligo generalizzato per tutti i titolari di partita IVA residenti o stabiliti in Italia, ai sensi della Legge n. 205/2017 (Legge di Bilancio 2018), che ha modificato l’art. 1 del D.Lgs. 127/2015.
- 1° luglio 2022: obbligo esteso ai contribuenti in regime forfettario con ricavi o compensi superiori a 25.000 euro nell’anno precedente.
- 1° gennaio 2024: obbligo esteso a tutti i contribuenti in regime forfettario, senza soglia minima di ricavi.
Le specifiche tecniche del formato FatturaPA, i canali di trasmissione e le regole operative dello SDI sono disciplinate dal Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018 e dai successivi aggiornamenti.
Chi è obbligato a utilizzare lo SDI
L’obbligo di trasmettere le fatture tramite SDI riguarda tutti i soggetti IVA residenti o stabiliti in Italia che effettuano operazioni rilevanti ai fini IVA nel territorio nazionale. Rientrano nell’obbligo:
- Imprese individuali, società di persone e di capitali
- Professionisti con partita IVA (avvocati, medici, ingegneri, architetti, consulenti)
- Contribuenti in regime forfettario
- Enti non commerciali che esercitano attività commerciali
- Agenti di commercio e rappresentanti
I professionisti sanitari hanno l’ulteriore obbligo di trasmettere alcune tipologie di fatture attraverso il Sistema Tessera Sanitaria, che opera in parallelo allo SDI con finalità di rilevazione della spesa sanitaria ai fini della dichiarazione precompilata.
Sono invece esclusi dall’obbligo i soggetti non residenti privi di stabile organizzazione in Italia, che per le operazioni con soggetti italiani utilizzano il sistema dell’esterometro oppure trasmettono facoltativamente le fatture tramite SDI.
Per i commercialisti che gestiscono la fatturazione per conto dei propri clienti, la conoscenza approfondita del funzionamento dello SDI è essenziale: devono saper interpretare le notifiche di scarto, verificare le ricevute di consegna e intervenire tempestivamente in caso di anomalie nella trasmissione, soprattutto quando gestiscono l’invio massivo di fatture per più soggetti.
Come ricevere le fatture tramite SDI
Per ricevere le fatture elettroniche attraverso lo SDI, ogni soggetto IVA deve comunicare ai propri fornitori il proprio indirizzo telematico. Esistono due modalità principali:
- Codice destinatario: codice alfanumerico di 7 caratteri assegnato dall’intermediario o dal software di fatturazione utilizzato. È il metodo preferibile per chi usa un software dedicato. Per approfondire, consulta la voce Codice Destinatario.
- Indirizzo PEC: Posta Elettronica Certificata registrata presso l’Agenzia delle Entrate come canale di ricezione delle fatture elettroniche.
È fortemente consigliato registrare il proprio indirizzo telematico nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate. In questo modo, lo SDI recapiterà le fatture in entrata sempre al canale corretto, anche quando il fornitore dovesse indicare dati errati o incompleti nella singola fattura emessa.
Errori comuni nella trasmissione allo SDI e come evitarli
Conoscere gli errori più frequenti consente di prevenirli e di intervenire con rapidità in caso di scarto:
- Partita IVA del cliente errata o inesistente: la partita IVA del cessionario non corrisponde ai dati presenti nell’anagrafe tributaria o è formalmente non valida.
- Numero fattura duplicato: è già stata inviata una fattura con lo stesso numero nello stesso anno solare per la medesima partita IVA del cedente.
- Formato XML non conforme: il file non rispetta le specifiche tecniche del formato FatturaPA vigenti.
- Codice destinatario errato o inattivo: il codice destinatario indicato in fattura non esiste o non risulta attivo nei sistemi SDI.
- Dati obbligatori mancanti: campi obbligatori del tracciato XML non compilati o valorizzati in modo non conforme alle specifiche.
In caso di scarto, la fattura si considera come non emessa: il cedente deve correggere gli errori indicati nella notifica di scarto e reinviare il documento, preferibilmente mantenendo lo stesso numero e la stessa data del documento originale, come chiarito dalla Circolare n. 14/E del 17 giugno 2019 dell’Agenzia delle Entrate.
FatturaSmart e la gestione automatica dello SDI
FatturaSmart si integra direttamente con lo SDI, occupandosi in modo automatico di tutte le fasi del processo: generazione del file XML nel formato corretto, trasmissione allo SDI, monitoraggio delle notifiche di risposta e conservazione digitale a norma dei documenti. Grazie a questa integrazione, professionisti e PMI non devono gestire direttamente gli aspetti tecnici della comunicazione con lo SDI.
Il software gestisce l’intero ciclo di vita della fattura, dall’emissione alla conservazione obbligatoria, permettendo all’utente di dedicarsi alla propria attività senza preoccupazioni di natura tecnica o normativa. Per una panoramica completa su come funziona la fatturazione elettronica in Italia, consulta la Guida Completa alla Fatturazione Elettronica.
