Fattura Elettronica

Che cos’è la fattura elettronica

La fattura elettronica è un documento fiscale in formato digitale strutturato che ha sostituito la tradizionale fattura cartacea nelle transazioni commerciali tra soggetti italiani. A differenza di un semplice PDF, la fattura elettronica è un file XML (eXtensible Markup Language) costruito secondo uno schema preciso denominato FatturaPA, definito dall’Agenzia delle Entrate con appositi provvedimenti tecnici.

Questo formato standardizzato consente l’elaborazione automatica da parte dei sistemi informatici, la validazione dei dati prima della consegna e la conservazione digitale a norma di legge. Ogni fattura elettronica deve necessariamente transitare attraverso il Sistema di Interscambio (SDI), la piattaforma tecnologica dell’Agenzia delle Entrate che svolge il ruolo di intermediario tra emittente e destinatario.

Il formato FatturaPA

Il formato FatturaPA prende il nome dalla sua originaria destinazione verso la Pubblica Amministrazione, ed è poi diventato lo standard unico per tutte le fatture elettroniche emesse in Italia. Il file XML contiene, in campi strutturati e non modificabili a piacere, tutte le informazioni obbligatorie di una fattura: dati anagrafici e fiscali del cedente o prestatore, dati del cessionario o committente, descrizione dei beni ceduti o dei servizi prestati, importi, aliquote IVA o regime di esenzione applicato, modalità e condizioni di pagamento.

La struttura rigida del file XML garantisce che tutte le informazioni siano leggibili in modo univoco sia dai sistemi informatici degli uffici fiscali, sia — tramite appositi visualizzatori ufficiali — dalle persone fisiche che devono verificarne il contenuto.

Come funziona la fattura elettronica

Il processo di emissione e ricezione segue un flusso preciso e automatizzato. Comprendere ogni fase aiuta a gestire correttamente gli adempimenti ed evitare errori che potrebbero comportare sanzioni.

Il ciclo di vita di una fattura elettronica

Il percorso di una fattura elettronica si articola in fasi ben definite:

1. Compilazione: Il soggetto emittente compila la fattura tramite un software abilitato, che genera il file XML nel formato FatturaPA corretto.
2. Trasmissione al SDI: Il file viene inviato al Sistema di Interscambio (SDI), che effettua controlli formali sulla correttezza del documento entro 5 giorni lavorativi.
3. Validazione: L’SDI verifica la conformità del file allo schema FatturaPA, la validità della partita IVA del cedente e del cessionario, nonché la correttezza del codice destinatario o dell’indirizzo PEC indicati. Se i controlli falliscono, la fattura viene scartata con apposita ricevuta di scarto.
4. Recapito: Se i controlli hanno esito positivo, l’SDI consegna la fattura al destinatario tramite il canale indicato (codice destinatario o PEC).
5. Notifica di esito: L’emittente riceve una ricevuta di consegna oppure, in caso di impossibilità di recapito, una notifica di mancata consegna. In quest’ultimo caso, la fattura resta disponibile nel cassetto fiscale del destinatario per 15 giorni.

Le ricevute del SDI e il loro significato

Conoscere le diverse tipologie di ricevute emesse dall’SDI è essenziale per gestire correttamente il proprio archivio e intervenire tempestivamente in caso di problemi:

• Ricevuta di consegna: La fattura è stata consegnata correttamente al destinatario. La data di consegna ha rilevanza ai fini della registrazione contabile.
• Notifica di mancata consegna: La fattura è stata accettata dall’SDI ma non è stato possibile recapitarla. Il cedente deve comunicare al cessionario che la fattura è disponibile nel suo cassetto fiscale.
• Ricevuta di scarto: La fattura presenta errori formali. Non si considera emessa e deve essere corretta e reinviata entro i termini previsti.
• Notifica di esito committente: Il destinatario, nei casi previsti, può inviare una notifica di accettazione o rifiuto della fattura ricevuta.

Il quadro normativo di riferimento

L’obbligo di fatturazione elettronica per le operazioni tra soggetti residenti o stabiliti in Italia è stato introdotto dall’articolo 1, commi 909-928, della Legge n. 205 del 27 dicembre 2017 (Legge di Bilancio 2018), che ha modificato il Decreto Legislativo n. 127/2015. L’obbligo generalizzato è diventato operativo il 1° gennaio 2019, dopo una fase pilota limitata ai subappalti nel settore pubblico avviata il 1° luglio 2018.

Le regole tecniche del formato FatturaPA e le specifiche del Sistema di Interscambio sono definite dai provvedimenti del Direttore dell’Agenzia delle Entrate e dalla documentazione tecnica pubblicata sul portale ufficiale.

L’estensione ai contribuenti in regime forfettario

I contribuenti in regime forfettario sono stati progressivamente inclusi nell’obbligo di fatturazione elettronica:

• Dal 1° luglio 2022: obbligo per i forfettari con ricavi o compensi superiori a 25.000 euro nell’anno precedente.
• Dal 1° gennaio 2024: obbligo esteso a tutti i contribuenti in regime forfettario, indipendentemente dal volume di ricavi o compensi.

La disciplina speciale per gli operatori sanitari

Una disciplina particolare riguarda gli operatori sanitari obbligati alla trasmissione dei dati al Sistema Tessera Sanitaria (Sistema TS). Per questi soggetti vige il divieto di emettere fattura elettronica tramite SDI verso i privati consumatori per le prestazioni sanitarie, a tutela della riservatezza dei dati relativi alla salute dei pazienti.

I vantaggi concreti della fatturazione elettronica

Al di là dell’obbligo normativo, il passaggio alla fattura elettronica ha portato benefici tangibili per imprese e professionisti di ogni dimensione.

Efficienza operativa e risparmio

L’eliminazione della carta si traduce in risparmio diretto: niente stampe, buste, affrancature né archiviazione fisica. Una fattura raggiunge il destinatario in pochi minuti, contro i giorni della spedizione postale tradizionale. I controlli automatici dell’SDI segnalano immediatamente i dati mancanti o errati, riducendo il rischio di contestazioni successive. La possibilità di monitorare in tempo reale lo stato di ogni documento emesso e ricevuto migliora la gestione dei flussi di cassa.

Per i freelancer e liberi professionisti

I freelancer e liberi professionisti trovano nella fatturazione elettronica uno strumento che semplifica la gestione amministrativa quotidiana. Emettere una fattura da qualsiasi dispositivo connesso a internet, ricevere conferma immediata della consegna al cliente e avere tutte le fatture archiviate e ricercabili in un unico posto sono vantaggi concreti che liberano tempo da dedicare all’attività professionale.

Per i commercialisti e i loro clienti

I commercialisti che gestiscono la fatturazione per conto di più clienti beneficiano di funzionalità di accesso delegato e di invio massivo. La disponibilità di tutte le fatture in formato strutturato facilita la riconciliazione contabile e la preparazione delle dichiarazioni fiscali, riducendo i tempi di elaborazione e il rischio di errori manuali.

Come emettere fatture elettroniche con FatturaSmart

FatturaSmart è un software di fatturazione elettronica pensato per professionisti, freelancer e piccole imprese che desiderano gestire in modo semplice tutti gli adempimenti legati alla fatturazione. La piattaforma genera automaticamente il file XML nel formato FatturaPA corretto, trasmette la fattura all’SDI e riceve le ricevute di ritorno, gestisce la conservazione digitale a norma di legge e supporta casi particolari come la ritenuta d’acconto, la marca da bollo, le specificità del regime forfettario e il reverse charge.

Con FatturaSmart, anche chi non ha familiarità con la struttura tecnica del file XML può emettere fatture elettroniche corrette e conformi alla normativa vigente, grazie a un’interfaccia guidata e all’assistenza disponibile direttamente via WhatsApp.

Per un approfondimento completo su tutti gli aspetti del processo, dalla registrazione alla conservazione, consulta la Guida Completa alla Fatturazione Elettronica.