Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione

La fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione rappresenta uno degli obblighi fiscali più rilevanti per professionisti e imprese italiane. Dal 6 giugno 2014, con il decreto ministeriale che ha recepito le indicazioni della Legge n. 244/2007, tutte le fatture destinate a enti pubblici centrali devono essere trasmesse esclusivamente in formato elettronico attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate. L’obbligo è stato poi esteso progressivamente a tutte le pubbliche amministrazioni locali a partire dal 31 marzo 2015.

Comprendere correttamente come funziona la fatturazione verso la PA è fondamentale per evitare errori che possono bloccare i pagamenti, generare sanzioni o compromettere il rapporto con l’ente committente. Questa guida copre ogni aspetto del processo: dal formato FatturaPA al codice IPA, dall’applicazione del regime dello split payment alle tempistiche di pagamento previste dalla normativa, fino alle specificità dei professionisti tecnici come architetti e ingegneri.

Indice dei contenuti

• Che cos’è la FatturaPA e quando è obbligatoria
• Il formato FatturaPA: struttura e campi obbligatori
• Il codice IPA: come trovarlo e utilizzarlo
• Split payment: cos’è e come funziona
• Tempistiche di pagamento della PA
• Come trasmettere la FatturaPA al SdI
• FatturaPA per architetti e ingegneri
• FatturaPA e regime forfettario
• Come gestire rifiuti e note di credito
• Conservazione digitale delle fatture PA
• Errori comuni e come evitarli
• Riferimenti normativi
• Come iniziare con FatturaSmart

Che cos’è la FatturaPA e quando è obbligatoria

La FatturaPA è il formato ufficiale di fattura elettronica destinata alle pubbliche amministrazioni italiane. Si tratta di un file in formato XML (eXtensible Markup Language) che segue specifiche tecniche precise definite dall’Agenzia delle Entrate e deve essere trasmesso obbligatoriamente attraverso il Sistema di Interscambio (SdI).

L’obbligo di utilizzo della FatturaPA è stato introdotto gradualmente:

• 6 giugno 2014: obbligo per i fornitori di Ministeri, Agenzie Fiscali ed Enti Nazionali di Previdenza e Assistenza Sociale
• 31 marzo 2015: obbligo esteso a tutte le altre pubbliche amministrazioni locali, inclusi Comuni, Province, Regioni, ASL e Università

Dal 2015 non è più possibile emettere fatture cartacee verso qualsiasi ente pubblico. Qualsiasi fattura non conforme al formato FatturaPA e non trasmessa attraverso il SdI non può essere accettata dall’ente destinatario e, di conseguenza, non può dare luogo al pagamento.

L’obbligo si applica a tutti i soggetti che effettuano cessioni di beni o prestazioni di servizi nei confronti di pubbliche amministrazioni italiane, indipendentemente dal regime fiscale adottato: sia i soggetti in regime ordinario sia quelli in regime forfettario devono emettere FatturaPA quando fatturano verso enti pubblici.

Chi sono i destinatari della FatturaPA

La FatturaPA si applica a tutti gli enti pubblici classificati come pubblica amministrazione ai sensi del decreto legislativo n. 165/2001, tra cui:

• Amministrazioni statali (Ministeri, Presidenza del Consiglio dei Ministri)
• Agenzie fiscali (Agenzia delle Entrate, Agenzia del Demanio, Agenzia delle Dogane)
• Enti previdenziali nazionali (INPS, INAIL, INARCASSA, ENPAM e altri)
• Regioni, Province, Comuni e Città Metropolitane
• Aziende Sanitarie Locali (ASL) e ospedali pubblici
• Università statali e istituti pubblici di ricerca
• Enti pubblici economici e non economici
• Autorità portuali, camere di commercio e altri enti pubblici strumentali

La distinzione tra enti pubblici e altri soggetti è fondamentale: per le fatture verso privati o imprese si utilizzano le fatture elettroniche B2B standard, mentre per la PA è obbligatorio il formato FatturaPA con le sue specifiche peculiarità tecniche e fiscali.

Per una comprensione più ampia del contesto della fatturazione elettronica in Italia, consulta la Guida Completa alla Fatturazione Elettronica.

Il formato FatturaPA: struttura e campi obbligatori

Il formato FatturaPA è definito dalle specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate, aggiornate periodicamente. Il file XML segue una struttura precisa che comprende sezioni obbligatorie e sezioni facoltative.

Struttura del file FatturaPA

Il documento XML della FatturaPA è composto da due blocchi principali:

1. FatturaElettronicaHeader (intestazione)

Contiene i dati di trasmissione, tra cui il codice paese del trasmittente, il codice fiscale del soggetto che invia la fattura, il progressivo di invio, il formato di trasmissione e il codice destinatario. Contiene inoltre i dati anagrafici completi del cedente o prestatore (compresi i dati della sede, del regime fiscale e, per i professionisti iscritti ad albi, i dati dell’albo professionale) e i dati del cessionario o committente pubblico.

2. FatturaElettronicaBody (corpo della fattura)

Contiene i dati generali del documento (tipo documento, valuta, data di emissione, numero progressivo, eventuale riferimento all’ordine di acquisto, al contratto o alla convenzione), i dati relativi ai beni e servizi fatturati (descrizione, quantità, prezzo unitario, aliquota IVA) e i dati del pagamento (modalità, data scadenza, coordinate bancarie).

Differenze rispetto alle fatture B2B

Rispetto alle fatture elettroniche ordinarie tra privati, la FatturaPA presenta alcune differenze sostanziali:

• CodiceDestinatario: deve contenere il codice IPA (Indice PA) dell’ufficio destinatario, composto da 6 caratteri alfanumerici
• FormatoTrasmissione: deve essere impostato su “FPA12” (invece di “FPR12” utilizzato per le fatture tra privati)
• EsigibilitaIVA: per le fatture soggette a split payment, deve essere impostato su “S” (scissione dei pagamenti)
• Riferimenti obbligatori: per gli appalti pubblici è obbligatorio indicare il CIG (Codice Identificativo Gara) e, quando applicabile, il CUP (Codice Unico di Progetto)

Firma digitale nella FatturaPA

Per la FatturaPA la firma digitale del file XML è tecnicamente supportata. Quando il documento viene trasmesso tramite un intermediario accreditato o un software gestionale certificato, la firma non è obbligatoria perché la responsabilità della trasmissione è assunta dall’intermediario. Tuttavia, molti software applicano comunque la firma per garantire l’integrità e la non ripudiabilità del documento.

Il codice IPA: come trovarlo e utilizzarlo

Il codice IPA (Indice delle Pubbliche Amministrazioni) è uno degli elementi più critici nella compilazione di una FatturaPA. Senza il codice IPA corretto, la fattura non può raggiungere l’ufficio destinatario e verrà scartata dal SdI o recapitata a un ufficio sbagliato.

Che cos’è l’IPA

L’IPA è il registro ufficiale delle pubbliche amministrazioni italiane, gestito da AgID (Agenzia per l’Italia Digitale). Ogni ufficio di una PA è identificato da un codice univoco di 6 caratteri alfanumerici, detto appunto codice IPA o codice univoco ufficio.

Non è sufficiente identificare l’ente nella sua globalità: è necessario identificare lo specifico ufficio di fatturazione elettronica, che può variare a seconda del tipo di fornitura, del contratto o del dipartimento competente. Un Comune di medie dimensioni può avere più codici IPA attivi, uno per ufficio o area funzionale.

Come trovare il codice IPA corretto

Il metodo più affidabile è consultare direttamente il sito ufficiale dell’IPA (www.indicepa.gov.it), dove è possibile ricercare qualsiasi ente pubblico italiano per nome, codice fiscale o localizzazione geografica.

In alternativa, è possibile:

1. Chiedere direttamente all’ente committente: il referente amministrativo dell’ente è tenuto a fornire il codice IPA corretto al fornitore, spesso indicato nel contratto o nell’ordine di fornitura
2. Consultare i documenti contrattuali: ordini di acquisto, contratti di appalto e convenzioni riportano generalmente il codice IPA del servizio di fatturazione
3. Verificare sul sito web dell’ente: molte PA pubblicano il proprio codice IPA nella sezione dedicata all’amministrazione trasparente o nella sezione contatti

Codice “999999” per enti senza ufficio attivo

Per le pubbliche amministrazioni che non hanno ancora attivato un ufficio specifico nel registro IPA o che non hanno indicato un codice univoco al fornitore, è possibile utilizzare il codice generico 999999. Questo codice speciale fa sì che la fattura venga recapitata al servizio di conservazione dell’Agenzia delle Entrate, dove l’ente potrà recuperarla accedendo al proprio cassetto fiscale.

Errori da evitare con il codice IPA

• Non confondere il codice IPA con il codice fiscale dell’ente: sono due identificativi distinti
• Verificare che il codice si riferisca all’ufficio specifico e non solo all’ente capofila
• Aggiornare periodicamente i codici IPA memorizzati in rubrica, poiché gli enti possono modificare la propria struttura organizzativa
• Non riutilizzare codici IPA di fatture precedenti senza verificarne la validità attuale

Split payment: cos’è e come funziona

Lo split payment, disciplinato dall’art. 17-ter del D.P.R. n. 633/1972, è uno dei meccanismi fiscali più caratteristici della fatturazione verso la Pubblica Amministrazione. Comprenderne il funzionamento è essenziale per compilare correttamente le fatture PA e per una corretta gestione finanziaria e della liquidità aziendale.

Il meccanismo della scissione dei pagamenti

Con lo split payment, il pagamento dell’IVA viene scisso tra il fornitore e l’ente pubblico committente. In pratica:

• Il fornitore emette la fattura con l’IVA esposta normalmente al 22% (o all’aliquota ridotta applicabile)
• L’ente pubblico paga al fornitore esclusivamente l’imponibile (e le eventuali spese accessorie), senza versare l’IVA
• L’IVA viene versata direttamente dall’ente pubblico all’Erario, senza transitare per il fornitore

Questo meccanismo è stato introdotto dalla Legge n. 190/2014 per combattere l’evasione fiscale nelle transazioni con la PA e per garantire che l’IVA venga effettivamente versata all’Erario senza rischi di inadempimento da parte del fornitore.

Chi è soggetto allo split payment

Lo split payment si applica a tutte le cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate da soggetti passivi IVA nei confronti di:

• Enti pubblici territoriali (Comuni, Province, Regioni, Città Metropolitane) e loro associazioni
• Enti pubblici economici nazionali, regionali e locali
• Fondazioni partecipate da pubbliche amministrazioni per oltre il 70%
• Società quotate in borsa incluse nell’indice FTSE MIB della Borsa Italiana
• Società controllate direttamente o indirettamente dallo Stato o da enti pubblici territoriali

Il regime non si applica ai contribuenti in regime forfettario, che per definizione non addebitano l’IVA nelle proprie fatture. Non si applica neppure ai compensi per prestazioni di lavoro dipendente, ai compensi soggetti a ritenuta a titolo d’imposta (diversi dalla ritenuta a titolo di acconto), e ad alcune categorie specifiche di operazioni.

Come indicare lo split payment nella FatturaPA

Nella FatturaPA, la scissione dei pagamenti si indica attraverso il campo EsigibilitaIVA con il valore “S”. Questo segnala al SdI e all’ente destinatario che l’IVA non deve essere corrisposta al fornitore ma versata direttamente all’Erario.

L’impatto pratico per il fornitore è significativo: non incassando l’IVA dai clienti pubblici, il fornitore che opera prevalentemente con la PA può trovarsi in una posizione strutturale di credito IVA. In questo caso, è possibile richiedere il rimborso del credito IVA in forma prioritaria, secondo le modalità previste dall’art. 30 del D.P.R. n. 633/1972.

Split payment e professionisti con ritenuta d’acconto

I professionisti che effettuano prestazioni soggette a ritenuta d’acconto devono gestire nella stessa fattura PA due meccanismi distinti che coesistono:

• La ritenuta d’acconto (generalmente il 20% sull’imponibile): riduce l’importo che il professionista riceve dall’ente
• Lo split payment (IVA con esigibilità “S”): significa che l’IVA non viene corrisposta al professionista ma versata direttamente all’Erario dall’ente

Il risultato è che il pagamento effettivo ricevuto dal professionista da parte di un ente pubblico è pari a: imponibile + eventuale cassa previdenziale - ritenuta d’acconto. L’IVA non viene mai incassata dal professionista.

Tempistiche di pagamento della PA

Una delle criticità storiche della fatturazione verso la PA riguarda i tempi di pagamento, tradizionalmente più lunghi rispetto al settore privato. La normativa europea e italiana ha introdotto limiti precisi per contrastare i ritardi cronici.

I termini di legge

Il decreto legislativo n. 231/2002, che recepisce la Direttiva UE 2011/7/UE sui ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali, stabilisce i seguenti termini massimi per le PA:

• 30 giorni: termine generale applicabile alla maggior parte delle pubbliche amministrazioni
• 60 giorni: termine esteso applicabile alle aziende sanitarie locali, agli ospedali e agli enti del Servizio Sanitario Nazionale
• 60 giorni: termine applicabile agli enti pubblici che svolgono attività economica

I termini decorrono dalla data di ricevimento della fattura da parte dell’ente, certificata elettronicamente dal SdI, oppure dalla data di accettazione o verifica della conformità della prestazione, se successiva alla ricezione della fattura.

Interessi di mora e tutele per il fornitore

In caso di ritardo nel pagamento oltre i termini di legge, il fornitore ha diritto automaticamente, senza necessità di ulteriori atti formali, a:

• Interessi di mora: calcolati al tasso di riferimento BCE maggiorato di 8 punti percentuali
• Risarcimento forfettario: importo fisso di 40 euro per ogni fattura pagata in ritardo, a copertura dei costi interni di recupero
• Rimborso dei costi di recupero ragionevoli: qualora le spese di recupero superino il forfait di 40 euro, è possibile richiedere il rimborso dell’eccedenza documentata

Per importi significativi e ritardi cronici, il fornitore può ricorrere al procedimento di ingiunzione di pagamento (decreto ingiuntivo) nei confronti della PA, procedura che offre tempi più certi rispetto al contenzioso civile ordinario.

Il monitoraggio dei pagamenti PA

Per monitorare lo stato delle proprie fatture verso la PA, i fornitori possono:

1. Controllare lo stato del documento nel portale dell’Agenzia delle Entrate (sezione Fatture e Corrispettivi), dove vengono registrate tutte le notifiche SdI
2. Contattare direttamente l’ufficio amministrativo o contabile dell’ente committente
3. Verificare la presenza della fattura nel sistema SIOPE+, che traccia i pagamenti delle PA
4. Utilizzare un software gestionale che recepisca e visualizzi le notifiche SdI in tempo reale

Come trasmettere la FatturaPA al SdI

Il processo di trasmissione di una FatturaPA segue un percorso preciso e obbligatorio che coinvolge il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate come intermediario tra fornitore ed ente pubblico.

Il flusso completo di trasmissione

1. Emissione: il fornitore crea il file XML conforme alle specifiche tecniche FatturaPA, con tutti i campi obbligatori correttamente compilati
2. Firma (facoltativa ma consigliata): il file può essere firmato digitalmente per garantire l’autenticità e l’integrità del documento
3. Invio al SdI: il file viene trasmesso attraverso uno dei canali disponibili
4. Verifica formale del SdI: il Sistema di Interscambio verifica che il documento rispetti le specifiche tecniche (formato, struttura, campi obbligatori)
5. Inoltro alla PA: se la verifica ha esito positivo, il SdI inoltra la fattura all’ufficio PA identificato dal codice IPA
6. Notifiche di stato: il fornitore riceve notifiche automatiche sull’esito di ogni fase del processo

Canali di trasmissione disponibili

Esistono diversi canali per trasmettere una FatturaPA al SdI:

• Portale web dell’Agenzia delle Entrate (Fatture e Corrispettivi): soluzione adatta per chi emette un numero limitato di fatture PA, richiede la compilazione manuale o il caricamento del file XML
• PEC (Posta Elettronica Certificata): inviando il file XML firmato all’indirizzo PEC ufficiale del SdI; ogni file inviato tramite PEC deve avere dimensioni limitate
• Canale web service (SOAP o REST): per chi dispone di sistemi informatici aziendali che necessitano di integrazione diretta con il SdI
• Software gestionale certificato: la soluzione più pratica ed efficiente per professionisti e PMI, che automatizza la generazione del file XML, la trasmissione al SdI e la gestione delle notifiche

Le notifiche del SdI: cosa significano

Dopo l’invio, il SdI invia al trasmittente diverse tipologie di notifiche con significati precisi:

• Ricevuta di consegna: conferma che la fattura è stata recapitata correttamente all’ufficio PA identificato dal codice IPA
• Notifica di mancata consegna: il SdI ha accettato il documento ma non ha potuto recapitarlo all’ente (ad esempio perché la casella PEC dell’ente è piena); il fornitore ha 10 giorni per contattare l’ente e richiedere di recuperare la fattura
• Notifica di scarto: la fattura presenta errori formali o campi obbligatori mancanti e non viene accettata; è necessario correggerla e riemetterla
• Notifica di esito committente: l’ente comunica esplicitamente l’accettazione o il rifiuto della fattura
• Notifica di decorrenza termini: trascorsi 15 giorni senza che l’ente abbia emesso una notifica di esito, la fattura si considera automaticamente accettata

Le notifiche di scarto sono particolarmente critiche: una fattura scartata dal SdI non ha efficacia fiscale e deve essere corretta e ritrasmessa. Il numero di fattura non può essere riutilizzato: è necessario emettere un nuovo documento con un nuovo numero progressivo.

FatturaPA per architetti e ingegneri

I professionisti tecnici come architetti e ingegneri hanno una relazione particolarmente intensa con la fatturazione verso la PA: molti dei loro incarichi riguardano appalti pubblici, progettazioni, direzioni lavori, collaudi e consulenze tecniche per conto di enti pubblici.

Il contributo integrativo INARCASSA

Gli iscritti all’Ordine degli Architetti Pianificatori Paesaggisti e Conservatori o all’Ordine degli Ingegneri devono versare il contributo integrativo INARCASSA in tutte le fatture emesse, incluse quelle verso la PA. Il contributo, pari al 4% dell’imponibile, va esposto come voce separata in fattura.

Ai fini IVA, il contributo integrativo segue il trattamento del compenso principale ed è quindi soggetto alla stessa aliquota IVA (22% nel regime ordinario) e allo stesso regime di esigibilità (scissione dei pagamenti per le fatture PA). Nella FatturaPA, il contributo INARCASSA viene inserito come riga separata con il codice cassa previdenziale appropriato nel campo dedicato ai dati previdenziali.

Struttura di una fattura PA per professionisti tecnici

Una fattura PA tipica per un professionista tecnico in regime ordinario presenta questa struttura:

• Compenso professionale: imponibile netto per la prestazione
• Contributo integrativo INARCASSA al 4%: calcolato sull’imponibile del compenso
• Imponibile totale ai fini IVA: compenso + contributo INARCASSA
• IVA al 22% con esigibilità S (split payment): calcolata sull’imponibile totale
• Totale fattura: imponibile totale + IVA
• Ritenuta d’acconto al 20%: calcolata sul compenso professionale (non sul contributo INARCASSA)
• Importo da pagare dall’ente: totale fattura - ritenuta d’acconto - IVA (quest’ultima versata direttamente all’Erario dall’ente)

Nell’importo che il professionista riceve concretamente dall’ente mancano sia l’IVA (destinata all’Erario tramite split payment) sia la ritenuta d’acconto (versata dall’ente all’Erario a titolo di acconto sull’IRPEF del professionista).

CIG e CUP: obblighi negli appalti pubblici

Nelle fatture relative ad appalti pubblici, indipendentemente dall’importo, è obbligatorio indicare:

• CIG (Codice Identificativo Gara): codice rilasciato da ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) per le procedure di gara; identifica univocamente l’appalto
• CUP (Codice Unico di Progetto): codice che identifica il progetto di investimento pubblico; obbligatorio per i progetti finanziati con fondi pubblici nazionali o europei

L’omissione di CIG e CUP quando obbligatori determina quasi sempre il rifiuto della fattura da parte dell’ente PA e può comportare anche il blocco dei pagamenti ai sensi della normativa antiriciclaggio e di tracciabilità dei flussi finanziari (Legge n. 136/2010).

Per approfondire tutte le specificità fiscali e previdenziali dei professionisti tecnici, consulta la pagina dedicata agli architetti e ingegneri.

FatturaPA e regime forfettario

I contribuenti in regime forfettario presentano caratteristiche specifiche quando fatturano verso la PA, che si differenziano significativamente da quelle dei soggetti in regime ordinario.

Peculiarità del forfettario nella FatturaPA

Assenza di IVA: i forfettari non addebitano l’IVA nelle proprie fatture, pertanto lo split payment non si applica. La fattura riporta l’importo del compenso senza IVA, con l’indicazione della norma di esenzione (generalmente “Operazione non soggetta” con il codice natura N2.2, riferimento art. 1, commi 54-89, Legge n. 190/2014).

Ritenuta d’acconto: anche i forfettari che effettuano prestazioni professionali verso la PA sono soggetti alla ritenuta d’acconto. L’ente pubblico applica e versa la ritenuta, emettendo la Certificazione Unica (CU) a fine anno.

Obbligo di fatturazione elettronica per i forfettari: dal 1° luglio 2022 l’obbligo di fatturazione elettronica è stato esteso ai forfettari con ricavi superiori a 25.000 euro annui. Dal 1° gennaio 2024 l’obbligo vale per tutti i forfettari senza distinzione di soglia. Di conseguenza, tutti i contribuenti forfettari devono oggi emettere la FatturaPA in formato elettronico quando fatturano verso enti pubblici.

Contributi previdenziali: i forfettari iscritti a casse professionali (come INARCASSA) devono comunque indicare il contributo integrativo in fattura, anche se non applicano l’IVA.

Come gestire rifiuti e note di credito

Quando una PA rifiuta una fattura o quando è necessario rettificare un documento già emesso e trasmesso al SdI, il processo segue regole precise che il fornitore deve conoscere.

Rifiuto della fattura PA

L’ente pubblico ha 15 giorni di tempo dalla data di ricezione della fattura per notificare formalmente il rifiuto attraverso il SdI. Il rifiuto deve essere motivato con una causale specifica. In assenza di notifica entro questo termine, la fattura si considera accettata per decorrenza dei termini.

Quando una fattura viene rifiutata, il fornitore deve:

1. Verificare la motivazione del rifiuto comunicata dall’ente
2. Emettere una nota di credito per annullare la fattura rifiutata, se questa è già stata registrata nella propria contabilità
3. Correggere gli errori o le irregolarità che hanno motivato il rifiuto
4. Emettere una nuova fattura con un nuovo numero progressivo
5. Trasmettere la nuova fattura corretta al SdI

Note di credito verso la PA

Le note di credito (variazioni in diminuzione) e le note di debito (variazioni in aumento) verso la PA seguono lo stesso formato della FatturaPA. I codici tipo documento da utilizzare sono:

• TD04: nota di credito (riduzione del corrispettivo già fatturato)
• TD05: nota di debito (integrazione del corrispettivo già fatturato)

In entrambi i casi è obbligatorio indicare il riferimento alla fattura originale che si intende rettificare, attraverso i campi specifici previsti dallo standard XML FatturaPA.

Conservazione digitale delle fatture PA

Le fatture PA, come tutte le fatture elettroniche, devono essere conservate nel rispetto delle regole della conservazione sostitutiva previste dal Codice del Consumo Digitale (D.Lgs. n. 82/2005, il cosiddetto CAD) e dal D.M. 17 giugno 2014 sulle modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici.

Obblighi di conservazione

• Periodo di conservazione: le fatture devono essere conservate per almeno 10 anni ai fini fiscali (art. 2220 del Codice Civile e normativa tributaria)
• Formato: il file XML originale della FatturaPA, con eventuale firma digitale e la marcatura temporale del SdI, deve essere conservato in un sistema conforme alle specifiche AgID
• Integrità e leggibilità: il sistema di conservazione deve garantire nel tempo l’integrità, l’autenticità, l’immodificabilità e la leggibilità dei documenti

Conservazione tramite Agenzia delle Entrate

L’Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito di conservazione delle fatture elettroniche, al quale è possibile aderire accettando il contratto di servizio nell’area riservata del portale Fatture e Corrispettivi. Il servizio conserva automaticamente tutte le fatture emesse e ricevute tramite SdI, senza costi aggiuntivi.

In alternativa, professionisti e imprese possono affidarsi a un conservatore accreditato privato, che offre funzionalità aggiuntive come la ricerca avanzata, l’integrazione con sistemi gestionali e la gestione di documenti fiscali ulteriori rispetto alle sole fatture elettroniche.

Errori comuni e come evitarli

La complessità tecnica e fiscale della FatturaPA porta frequentemente a errori che possono determinare lo scarto del documento o ritardi significativi nel pagamento. Conoscere gli errori più comuni è il primo passo per prevenirli.

Errori tecnici di compilazione

Codice IPA errato o scaduto: il file viene scartato dal SdI o, nella peggiore delle ipotesi, recapitato all’ufficio sbagliato. La verifica del codice IPA sul registro ufficiale prima di ogni emissione è una buona pratica irrinunciabile.

FormatoTrasmissione sbagliato: utilizzare il codice “FPR12” (fatture tra privati) invece di “FPA12” (fatture PA). Sebbene il SdI accetti tecnicamente entrambi i formati, l’utilizzo del codice errato può creare problemi nell’elaborazione da parte dell’ente.

Mancanza del CIG o del CUP: nei contratti di appalto pubblico questi codici sono obbligatori. La loro omissione porta quasi sempre al rifiuto da parte dell’ente e può avere implicazioni legali legate alla tracciabilità dei flussi finanziari.

Numero di fattura duplicato: ogni fattura deve avere un numero progressivo univoco nell’anno solare. Riutilizzare il numero di una fattura scartata è un errore comune che crea problemi contabili e fiscali.

Errori fiscali

Split payment applicato erroneamente ai forfettari: i contribuenti in regime forfettario non applicano l’IVA e quindi non sono soggetti allo split payment. Indicare l’esigibilità “S” su una fattura forfettaria è un errore che può generare confusione nella gestione IVA dell’ente.

Esigibilità IVA non indicata: per le fatture verso PA soggette a split payment, dimenticare di impostare il campo EsigibilitaIVA su “S” è un errore frequente. L’ente potrebbe pagare l’IVA al fornitore (scorrettamente) o trattenere l’IVA senza versarla all’Erario.

Aliquota del contributo previdenziale errata: ogni cassa previdenziale ha la propria aliquota del contributo integrativo e il codice corretto da indicare nel file XML. Confondere le aliquote o i codici tra diverse casse previdenziali genera errori nella gestione previdenziale.

Ritenuta d’acconto non indicata: per i professionisti, non indicare la ritenuta d’acconto nella fattura PA crea problemi nella riconciliazione contabile, sia per il professionista sia per l’ente committente.

Errori procedurali

Non monitorare le notifiche del SdI: ignorare le notifiche di scarto, di mancata consegna o le richieste di integrazione da parte dell’ente porta inevitabilmente a fatture non pagate e a crediti insoluti. È fondamentale disporre di un sistema che aggiorni in tempo reale lo stato di ogni fattura PA.

Emettere la fattura con data errata: la data di emissione deve corrispondere alla data effettiva di completamento della prestazione o di ricezione del pagamento anticipato. Date non corrette possono creare problemi nella liquidazione IVA e nelle verifiche fiscali.

Riferimenti normativi

La fatturazione elettronica verso la PA è disciplinata da un quadro normativo articolato che comprende leggi nazionali, regolamenti attuativi e direttive europee.

Normativa nazionale di riferimento

• Legge n. 244/2007 (Legge Finanziaria 2008), art. 1 commi 209-214: ha introdotto l’obbligo di fatturazione elettronica verso la PA in Italia, delegando al Ministero dell’Economia la definizione delle modalità attuative
• D.M. 3 aprile 2013, n. 55: regolamento che definisce le modalità di applicazione della fatturazione elettronica verso la PA, le specifiche tecniche del formato FatturaPA e le regole di trasmissione tramite SdI
• D.Lgs. n. 231/2002 (modificato dal D.Lgs. n. 192/2012): disciplina i termini di pagamento nelle transazioni commerciali con la PA e il regime degli interessi di mora
• Art. 17-ter D.P.R. n. 633/1972: norma che disciplina il meccanismo dello split payment (scissione dei pagamenti) nelle transazioni con la PA
• Legge n. 136/2010: tracciabilità dei flussi finanziari negli appalti pubblici; obbligatorietà di CIG e CUP
• D.Lgs. n. 127/2015: ha esteso e generalizzato l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati (B2B e B2C), uniformando il sistema nazionale
• D.Lgs. n. 82/2005 (Codice del Consumo Digitale, CAD): disciplina la conservazione sostitutiva dei documenti informatici, incluse le fatture elettroniche
• D.M. 17 giugno 2014: modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro conservazione

Normativa europea

• Direttiva 2014/55/UE: relativa alla fatturazione elettronica negli appalti pubblici, ha stabilito l’obbligo per le PA europee di accettare fatture elettroniche conformi allo standard EN 16931
• Direttiva 2011/7/UE: sui ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali, recepita in Italia con il D.Lgs. n. 192/2012
• Norma EN 16931: standard europeo per il modello semantico della fattura elettronica, alla base del formato PEPPOL utilizzato nelle transazioni transfrontaliere all’interno dell’Unione Europea

Circolari e documenti di prassi

L’Agenzia delle Entrate emette periodicamente circolari e risoluzioni che chiariscono l’applicazione delle norme in materia di fatturazione elettronica PA. Le circolari più rilevanti riguardano l’applicazione dello split payment, i chiarimenti sul codice IPA e le specifiche tecniche aggiornate del formato FatturaPA.

Per una visione completa di tutti gli obblighi fiscali connessi alla titolarità di una partita IVA, inclusi quelli relativi alla fatturazione PA, consulta la guida agli Obblighi Fiscali per chi ha Partita IVA.

Come iniziare con FatturaSmart

Gestire correttamente la fatturazione verso la Pubblica Amministrazione richiede un software che supporti tutte le specificità del formato FatturaPA: dall’indicazione del codice IPA all’applicazione automatica dello split payment, dalla gestione dei contributi previdenziali per categorie professionali diverse al monitoraggio puntuale delle notifiche SdI.

FatturaSmart per la fatturazione PA

FatturaSmart è la soluzione di fatturazione elettronica italiana progettata per professionisti e PMI che include il supporto completo alla fatturazione verso la PA:

• Compilazione guidata della FatturaPA: campi preimpostati e validazione in tempo reale per codice IPA, esigibilità IVA split payment, CIG e CUP, evitando i principali errori di compilazione
• Gestione automatica del contributo previdenziale: calcolo automatico della cassa previdenziale per ogni categoria professionale, inclusa la cassa INARCASSA per architetti e ingegneri, ENPAM per i medici e le altre casse di categoria
• Applicazione automatica della ritenuta d’acconto: il software calcola e indica automaticamente la ritenuta per i professionisti, senza necessità di intervento manuale
• Monitoraggio delle notifiche SdI: dashboard in tempo reale con lo stato di ogni fattura PA, con notifiche immediate in caso di scarto, mancata consegna o rifiuto da parte dell’ente
• Conservazione digitale integrata: tutte le fatture vengono conservate automaticamente in modo conforme al Codice del Consumo Digitale e alle specifiche AgID
• Assistenza WhatsApp diretta: supporto specializzato per risolvere rapidamente eventuali problemi con le fatture PA, dal codice IPA agli errori di scarto

Configurazione per professionisti che fatturano alla PA

FatturaSmart consente di configurare profili specifici per chi fattura prevalentemente verso la PA:

1. Impostazione della cassa previdenziale: seleziona la tua cassa di appartenenza e il software applicherà automaticamente l’aliquota corretta in ogni fattura
2. Template FatturaPA predefinito: configura i valori predefiniti per split payment, aliquota IVA e ritenuta d’acconto, da applicare automaticamente a tutte le nuove fatture verso enti pubblici
3. Rubrica PA integrata: salva i dati degli enti pubblici con cui collabori, inclusi codice IPA e codice fiscale, per velocizzare l’emissione delle fatture successive
4. Gestione CIG e CUP: campo dedicato per inserire i codici gara e di progetto nelle fatture di appalto, con avviso automatico quando il campo è obbligatorio

Passi per emettere la prima fattura PA

1. Registra il tuo account su FatturaSmart e completa il profilo con i dati della tua attività professionale
2. Configura le impostazioni predefinite: cassa previdenziale, aliquota IVA, modalità di applicazione della ritenuta
3. Crea una nuova fattura selezionando l’ente pubblico come destinatario
4. Inserisci il codice IPA dell’ufficio destinatario (verificato sul registro ufficiale IPA)
5. Il software applica automaticamente split payment, contributo previdenziale e ritenuta d’acconto
6. Verifica il riepilogo del documento e trasmetti direttamente al SdI con un clic
7. Monitora lo stato della fattura dalla dashboard e ricevi notifiche per ogni aggiornamento

FatturaSmart supporta tutti i regimi fiscali, incluso il regime forfettario, e si adatta alle esigenze specifiche dei diversi professionisti che operano con la PA: ingegneri, architetti, consulenti, fornitori di servizi e tutti coloro che hanno rapporti commerciali con gli enti pubblici italiani.

Per approfondire il funzionamento generale della fatturazione elettronica in Italia, la Guida Completa alla Fatturazione Elettronica è il punto di partenza ideale per chiunque voglia padroneggiare ogni aspetto del sistema. Se sei un professionista sanitario che collabora con ASL e strutture pubbliche, potresti essere interessato anche alla Guida al Sistema Tessera Sanitaria per Professionisti Sanitari.