Fatturazione elettronica per freelancer e liberi professionisti
Se sei un freelancer o un libero professionista con partita IVA, la fattura elettronica non è solo un adempimento burocratico: è uno strumento concreto per tenere sotto controllo i tuoi ricavi, semplificare i rapporti con i clienti e garantire la corretta gestione fiscale della tua attività. Che tu lavori come grafico, copywriter, consulente, sviluppatore web, fotografo o in qualsiasi altra professione creativa o intellettuale, la fatturazione elettronica ti riguarda direttamente.
A differenza di professioni con casse previdenziali dedicate — come architetti e ingegneri o commercialisti — il freelancer gestisce spesso la propria fatturazione in completa autonomia. Ecco perché scegliere uno strumento semplice e affidabile fa tutta la differenza tra perdere ore in burocrazia e concentrarsi sul proprio lavoro.
In questa guida trovi tutto ciò che ti serve: obblighi normativi aggiornati, gestione corretta della ritenuta d’acconto, fatturazione verso clienti esteri e differenze tra i regimi fiscali disponibili per i liberi professionisti.
Obblighi di fatturazione elettronica per freelancer
L’obbligo di fattura elettronica riguarda ormai tutti i titolari di partita IVA. Ecco la cronologia rilevante:
- Dal 1° gennaio 2019: obbligo per tutte le partite IVA in regime ordinario con fatturato superiore a 65.000 euro annui
- Dal 1° gennaio 2020: obbligo esteso a tutte le partite IVA in regime ordinario, senza soglie di fatturato
- Dal 1° luglio 2022: obbligo per i contribuenti in regime forfettario con ricavi superiori a 25.000 euro annui
- Dal 1° gennaio 2024: obbligo per tutti i contribuenti forfettari, senza eccezioni di soglia
Ogni fattura deve essere emessa in formato XML, trasmessa attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate e recapitata al cliente tramite il suo codice destinatario — il codice alfanumerico di sette caratteri che identifica il canale telematico di ricezione del destinatario. Se il cliente non ha ancora configurato un codice destinatario, puoi usare il suo indirizzo PEC o il codice convenzionale previsto per questi casi.
Le fatture cartacee verso soggetti con partita IVA non sono più ammesse. Emettere una fattura in forma diversa da quella elettronica espone a sanzioni che vanno dal 90% al 180% dell’imposta relativa all’imponibile non documentato correttamente.
Sfide specifiche del freelancer e come risolverle
La ritenuta d’acconto in fattura elettronica
La ritenuta d’acconto è uno degli aspetti fiscalmente più delicati per chi lavora come libero professionista. Quando emetti una fattura verso un’azienda o un ente sostituto d’imposta, il cliente trattiene il 20% del compenso lordo e lo versa direttamente all’Agenzia delle Entrate per tuo conto. Questo importo non è perso: viene recuperato come credito d’imposta in sede di dichiarazione dei redditi annuale.
Nella fattura elettronica la ritenuta va indicata nel campo specifico DatiRitenuta del tracciato XML FatturaPA. Un errore nella compilazione — come l’omissione del campo o l’indicazione di una causale errata — può generare incongruenze nei versamenti e causare problemi in fase di liquidazione fiscale.
FatturaSmart gestisce la ritenuta d’acconto in modo completamente guidato: imposti i parametri una sola volta e il software li applica in automatico a ogni fattura, calcolando sia l’importo trattenuto sia il netto da incassare. Nessun calcolo manuale, nessun rischio di omissioni.
Fatturare verso clienti esteri
Se lavori per clienti fuori dall’Italia, la gestione della fatturazione richiede attenzione aggiuntiva. Le fatture verso soggetti esteri possono essere gestite in due modi:
- Tramite SDI con codice XXXXXXX: emetti la fattura in formato XML usando il codice destinatario convenzionale di sette X. La fattura viene registrata nel sistema e i dati vengono comunicati automaticamente all’Agenzia delle Entrate
- Tramite esterometro: emetti la fattura in formato tradizionale e trasmetti i dati telematicamente entro il mese successivo a quello di emissione
L’applicazione dell’IVA varia in base alla natura del cliente e al paese di destinazione:
- Cliente con partita IVA in un paese UE: si applica il reverse charge e la fattura viene emessa senza IVA, con l’annotazione della norma di riferimento (art. 7-ter DPR 633/72)
- Privato in un paese UE: si applicano regole specifiche in base alla tipologia di servizio e alle soglie del regime OSS
- Cliente con partita IVA extra-UE: operazione generalmente fuori campo IVA ai sensi dell’art. 7-ter DPR 633/72
- Privato extra-UE: operazione non imponibile o fuori campo a seconda della tipologia di servizio erogato
Monitorare il fatturato nel regime forfettario
Se operi in regime forfettario, la soglia degli 85.000 euro di ricavi annui è un limite che non puoi permetterti di ignorare nel corso dell’anno. Superarla comporta il passaggio al regime ordinario nell’anno successivo. Superare i 100.000 euro nell’anno in corso comporta invece l’uscita immediata dal regime agevolato, con obbligo di applicare l’IVA già dalle fatture emesse dopo il superamento della soglia.
Tenere il fatturato progressivo sempre sotto controllo non è un optional: è una necessità concreta per pianificare la tua attività e non trovarti impreparato di fronte a un cambio di regime.
Regime forfettario o regime ordinario: quale fa per te
Se stai valutando qual è il regime fiscale più adatto alla tua situazione o stai per aprire la partita IVA, puoi approfondire nel dettaglio la nostra guida sui regimi fiscali per professionisti, che confronta requisiti, vantaggi e obblighi di ciascun regime.
Il regime forfettario
Il regime forfettario è pensato per freelancer e piccoli professionisti con ricavi fino a 85.000 euro annui. I suoi vantaggi principali includono:
- Imposta sostitutiva al 15%, ridotta al 5% per i primi cinque anni di attività se ricorrono i requisiti di novità previsti dalla legge
- Nessuna IVA addebitata nelle fatture ai clienti, con conseguente semplificazione e possibile vantaggio competitivo sul prezzo
- Possibile esonero dalla ritenuta d’acconto subita, previa comunicazione scritta al cliente che attesta la propria appartenenza al regime agevolato
- Contabilità semplificata, senza obbligo di registri IVA, liquidazioni periodiche o dichiarazione IVA annuale
- Conservazione digitale garantita dalla trasmissione tramite SDI, senza necessità di sistemi di conservazione sostitutiva aggiuntivi
Per chi è agli inizi o ha un volume d’affari contenuto, il forfettario offre vantaggi fiscali concreti e una gestione amministrativa nettamente più snella.
Il regime ordinario
Se superi i limiti del forfettario o non hai i requisiti per accedervi — ad esempio perché partecipi a una società o perché hai altri redditi da lavoro dipendente superiori a 30.000 euro — operi in regime ordinario. Questo implica:
- IVA in fattura generalmente al 22% per le prestazioni di servizi professionali, con obbligo di versamento mensile o trimestrale
- Ritenuta d’acconto del 20% applicata dai clienti sostituti d’imposta, recuperabile come credito in dichiarazione dei redditi
- Dichiarazione IVA annuale e liquidazioni periodiche con versamento dell’imposta a saldo
- Deduzione delle spese reali sostenute per l’attività: strumenti di lavoro, software, abbonamenti, formazione professionale, trasferte
- IRPEF con aliquote progressive sul reddito netto al netto dei contributi previdenziali versati
La complessità gestionale è maggiore rispetto al forfettario, ma se hai costi significativi di esercizio la possibilità di dedurre le spese reali può bilanciare la pressione fiscale complessiva. La situazione è simile a quella di altri professionisti consulenziali come i fisioterapisti, che si trovano a scegliere tra i medesimi regimi fiscali in base al proprio volume d’affari.
Perche FatturaSmart e ideale per freelancer e liberi professionisti
FatturaSmart nasce per semplificare la vita dei professionisti autonomi, non per replicare software pensati per aziende strutturate con un reparto amministrativo dedicato. La piattaforma si concentra su ciò che conta davvero per un freelancer:
- Interfaccia rapida e intuitiva: emetti una fattura in meno di due minuti, anche dallo smartphone, senza dover conoscere il formato XML o le specifiche tecniche del SDI
- Gestione completa della ritenuta d’acconto: configurazione guidata una tantum, calcolo automatico su ogni fattura, applicazione corretta senza interventi manuali
- Fatturazione estera integrata: supporto per operazioni intracomunitarie ed extra-UE, con i codici natura IVA preimpostati per ogni tipologia e gestione semplificata dell’esterometro
- Dashboard ricavi in tempo reale: monitora il tuo fatturato progressivo e tieni sotto controllo la tua posizione rispetto ai limiti del regime forfettario, senza dover estrarre report o fare calcoli manuali
- Assistenza diretta via WhatsApp: se hai un dubbio su come compilare una fattura con ritenuta o verso un cliente estero, scrivi e ricevi risposta da persone competenti — non da un sistema automatizzato
- Conservazione digitale automatica: tutte le fatture vengono conservate nel rispetto della normativa vigente, senza che tu debba gestire archivi separati o sottoscrivere servizi aggiuntivi
Che tu stia emettendo la tua prima fattura o che tu gestisca già un portfolio consolidato di clienti italiani ed esteri, hai a disposizione tutti gli strumenti per farlo in modo corretto, senza perdere tempo prezioso.
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Non perdere tempo con software complicati, fogli di calcolo o procedure manuali che sottraggono ore al tuo lavoro effettivo. Puoi attivare la tua fatturazione elettronica in pochi minuti, importare il tuo profilo direttamente dall’Agenzia delle Entrate e iniziare a emettere fatture da subito.
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