Cos’è il VIES
Il VIES, acronimo di VAT Information Exchange System, è il sistema informatico dell’Unione Europea che consente di verificare in tempo reale se una partita IVA è valida ed è abilitata a effettuare operazioni intracomunitarie, ovvero cessioni di beni e prestazioni di servizi tra soggetti passivi IVA stabiliti in Stati membri diversi. L’archivio raccoglie i dati trasmessi dalle amministrazioni fiscali di tutti i Paesi UE e permette a imprese, professionisti e pubbliche amministrazioni di controllare, tramite il portale ufficiale della Commissione Europea, l’esistenza e la validità del numero identificativo IVA del proprio cliente o fornitore estero.
Per un titolare di partita IVA italiano che intende operare con controparti comunitarie, l’iscrizione al VIES è un passaggio imprescindibile: senza questo requisito, infatti, le operazioni con altri Paesi UE non possono beneficiare del regime di non imponibilità previsto per gli scambi intracomunitari e rischiano di essere trattate come cessioni interne, con conseguente applicazione dell’IVA italiana.
Come funziona il sistema VIES
La verifica delle partite IVA
Chiunque può interrogare il VIES inserendo il codice Paese e il numero identificativo IVA del soggetto da verificare. Il sistema restituisce un esito positivo o negativo: se il numero risulta valido, vengono generalmente mostrati anche denominazione e indirizzo del titolare, laddove lo Stato membro abbia scelto di rendere pubblici questi dati. La verifica è fondamentale prima di emettere una fattura senza applicazione dell’IVA verso un cliente comunitario, perché consente di accertarsi che la controparte sia effettivamente autorizzata a ricevere operazioni intracomunitarie e che il numero comunicato non contenga errori materiali.
L’iscrizione all’archivio VIES
L’iscrizione al VIES non è automatica al momento dell’apertura della partita IVA: il soggetto interessato deve manifestare espressamente la volontà di effettuare operazioni intracomunitarie, barrando l’apposita casella nel modello di dichiarazione di inizio attività oppure presentando una richiesta successiva attraverso i servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate o tramite un intermediario abilitato. A seguito del D.Lgs. 175/2014, l’inclusione nel VIES è immediata: efficace dalla data della richiesta o dell’attribuzione della partita IVA. I controlli avvengono ex post e l’Agenzia delle Entrate può escludere dal VIES chi non presenta gli elenchi riepilogativi INTRASTAT per quattro trimestri consecutivi.
Normativa di riferimento
Il sistema VIES trova il proprio fondamento nel Regolamento (UE) n. 904/2010 del Consiglio, relativo alla cooperazione amministrativa e alla lotta contro la frode in materia di imposta sul valore aggiunto, che disciplina lo scambio di informazioni tra le amministrazioni fiscali degli Stati membri. A livello nazionale, l’iscrizione all’archivio è regolata dall’articolo 35 del D.P.R. 633/1972, in particolare dal comma 7-bis, e dal Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate n. 188381 del 29 dicembre 2010, che disciplinava il previgente regime dei trenta giorni, superato dal D.Lgs. 175/2014, il quale ha reso l’inclusione nel VIES immediata. Le operazioni intracomunitarie vere e proprie sono invece disciplinate dal D.L. 331/1993, convertito con modificazioni dalla Legge 427/1993, che regola cessioni e acquisti di beni tra Paesi UE.
Chi deve iscriversi al VIES
Devono iscriversi al VIES tutti i soggetti passivi IVA che intendono effettuare, anche occasionalmente, cessioni o acquisti di beni, prestazioni di servizi rese o ricevute nei confronti di operatori economici stabiliti in altri Stati membri dell’Unione Europea. Rientrano in questa categoria imprenditori, artigiani, liberi professionisti e società di ogni tipo che lavorano con clienti o fornitori comunitari. Restano invece esclusi i soggetti che operano esclusivamente sul mercato interno o con controparti extra-UE, per i quali l’iscrizione non è necessaria salvo il caso in cui inizino successivamente a effettuare operazioni intracomunitarie. Anche i contribuenti in regime forfettario possono e in alcuni casi devono iscriversi al VIES, ad esempio quando ricevono servizi da fornitori UE soggetti a reverse charge.
Cosa succede se manca l’iscrizione al VIES
Se un operatore italiano emette fattura senza IVA verso un cliente comunitario ma non risulta iscritto al VIES, oppure se il cliente estero non è validamente iscritto all’archivio del proprio Paese, l’operazione non può essere qualificata come intracomunitaria non imponibile. Le conseguenze possono includere il recupero dell’IVA non applicata, sanzioni amministrative e, nei rapporti commerciali, contestazioni da parte del cliente o del fornitore che si vede negare il trattamento fiscale agevolato. È quindi buona prassi verificare periodicamente la propria posizione VIES e quella delle controparti abituali, soprattutto quando si intrattengono relazioni commerciali continuative con l’estero. Le operazioni con soggetti UE, una volta effettuate, vanno inoltre riportate nell’esterometro, la comunicazione delle operazioni transfrontaliere trasmessa tramite il Sistema di Interscambio.
Esempi pratici
Un artigiano italiano che vende macchinari a un’azienda tedesca deve prima verificare, tramite il portale VIES, che la partita IVA tedesca comunicata dal cliente sia valida: solo in questo caso potrà emettere fattura senza IVA italiana, indicando la relativa causale di non imponibilità. Allo stesso modo, un consulente che riceve una fattura da un fornitore di servizi digitali con sede in un altro Paese UE deve essere iscritto al VIES per gestire correttamente l’operazione in reverse charge, autoliquidando l’imposta dovuta. I commercialisti che seguono più clienti con attività internazionale si trovano spesso a gestire l’iscrizione VIES per conto dei propri assistiti, verificando periodicamente lo stato di validità delle posizioni comunitarie prima dell’invio massivo delle fatture.
Come FatturaSmart aiuta con le operazioni intracomunitarie
Gestire correttamente le operazioni con clienti e fornitori europei richiede attenzione sia alla verifica preventiva della posizione VIES, sia alla corretta compilazione della fattura elettronica, con la natura IVA appropriata e i dati del cessionario estero. FatturaSmart semplifica questo processo guidando l’utente nella compilazione delle fatture verso operatori comunitari e nella gestione dell’esterometro, riducendo il rischio di errori che potrebbero compromettere la non imponibilità dell’operazione. Per un quadro completo degli adempimenti collegati alla partita IVA, inclusi quelli relativi alle operazioni intracomunitarie, è utile consultare la guida agli obblighi fiscali per chi ha partita IVA.
