Cos’è la firma digitale
La firma digitale è una particolare tipologia di firma elettronica qualificata, basata su un sistema di crittografia a chiave asimmetrica, che consente di attribuire con certezza la paternità di un documento informatico e di garantirne l’integrità nel tempo. In pratica, chi appone una firma digitale collega in modo indissolubile la propria identità al contenuto del documento firmato: qualsiasi modifica successiva alla firma viene immediatamente rilevata, rendendo il documento non più valido o comunque riconoscibile come alterato.
Nel contesto della fatturazione elettronica, la firma digitale ha un ruolo specifico: viene applicata al file XML della fattura elettronica prima dell’invio, in particolare quando il documento è destinato alla Pubblica Amministrazione. Questo passaggio conferisce al file valore probatorio e ne assicura l’autenticità dell’origine, requisito imprescindibile per le fatture verso enti pubblici trasmesse attraverso il Sistema di Interscambio (SDI).
Come funziona la firma digitale
Il certificato di firma digitale
Per firmare digitalmente un documento è necessario disporre di un certificato di firma qualificato, rilasciato da un ente certificatore accreditato presso l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID). Il certificato viene emesso dopo un processo di riconoscimento dell’identità del titolare e contiene una coppia di chiavi crittografiche: una chiave privata, custodita dal titolare su un dispositivo sicuro come una smart card, un token USB o un sistema di firma remota, e una chiave pubblica, utilizzata da chiunque per verificare l’autenticità della firma apposta.
Il processo di firma di un documento
Quando un documento viene firmato digitalmente, il software di firma calcola un’impronta univoca del file, chiamata hash, e la cifra utilizzando la chiave privata del firmatario. Il risultato è un file firmato che chiunque può verificare tramite la chiave pubblica corrispondente, contenuta nel certificato. Se anche un solo carattere del documento originale viene modificato dopo l’apposizione della firma, la verifica successiva fallisce e il documento risulta alterato: questa proprietà rende la firma digitale uno strumento affidabile per garantire l’integrità dei documenti scambiati con la Pubblica Amministrazione e, più in generale, tra soggetti privati.
Differenza tra firma digitale e altre firme elettroniche
Non tutte le firme elettroniche offrono lo stesso livello di garanzia giuridica. La firma elettronica semplice, come una password di accesso a un portale o una firma tracciata su tablet, non consente di attribuire con certezza l’identità del firmatario né di verificare l’integrità del documento nel tempo. La firma elettronica avanzata offre un livello di sicurezza superiore, ma resta priva della piena validità legale garantita dalla firma digitale, che rientra invece nella categoria delle firme elettroniche qualificate: quest’ultima è l’unica, insieme ad altre firme qualificate equivalenti, ad avere efficacia probatoria piena equiparabile alla sottoscrizione autografa.
Normativa di riferimento sulla firma digitale
La disciplina della firma digitale in Italia è contenuta principalmente nel Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD, D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82). L’articolo 24 del CAD definisce la firma digitale come una specifica tipologia di firma elettronica qualificata, basata su un sistema di chiavi asimmetriche, una pubblica e una privata, correlate tra loro e rese disponibili al titolare attraverso una procedura di certificazione. L’articolo 20, comma 1-bis, del medesimo Codice stabilisce inoltre che il documento informatico sottoscritto con firma digitale soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia probatoria prevista dall’articolo 2702 del Codice Civile, salvo che il firmatario ne disconosca formalmente l’utilizzo.
A livello europeo, la firma digitale rientra nella categoria della firma elettronica qualificata disciplinata dal Regolamento eIDAS (UE) n. 910/2014, che ne garantisce il riconoscimento e la piena validità giuridica in tutti gli Stati membri. Le specifiche tecniche del tracciato FatturaPA, definite dall’Agenzia delle Entrate, richiedono inoltre l’apposizione della firma digitale in formato XAdES o CAdES sui file XML destinati alla Pubblica Amministrazione, come condizione necessaria per l’accettazione del documento da parte del Sistema di Interscambio.
Firma digitale e fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione
Quando un’impresa o un professionista emette una fattura elettronica verso un ente della Pubblica Amministrazione, il file XML deve essere firmato digitalmente prima della trasmissione tramite il Sistema di Interscambio. Questo obbligo non riguarda, di regola, le fatture emesse verso clienti privati o altre imprese, per le quali l’autenticità e l’integrità del documento sono già garantite dal canale di trasmissione dello SDI stesso.
La firma digitale si affianca ad altri elementi tecnici del processo di fatturazione verso gli enti pubblici, come il Codice Destinatario che identifica il soggetto ricevente, o il Codice Univoco Ufficio utilizzato per instradare correttamente le fatture verso gli uffici competenti. In assenza della firma richiesta, il file può essere respinto dal Sistema di Interscambio con una notifica di scarto, obbligando il mittente a correggere e reinviare il documento entro i termini previsti dalla normativa.
Esempi pratici di utilizzo della firma digitale
Un commercialista che gestisce la fatturazione per conto di più clienti verso enti pubblici, ad esempio un Comune o una ASL, deve poter firmare digitalmente i file XML prima dell’invio, spesso utilizzando una firma remota che consente di sottoscrivere grandi volumi di documenti senza dover disporre fisicamente di un dispositivo per ogni cliente assistito.
Anche un freelance o libero professionista che lavora occasionalmente con la Pubblica Amministrazione, ad esempio un consulente che fattura una prestazione a un’università pubblica, deve dotarsi di un certificato di firma digitale valido per completare correttamente l’invio della fattura. Una volta firmato e trasmesso, il documento dovrà poi essere conservato secondo le regole della conservazione digitale a norma per almeno dieci anni, così da garantirne la leggibilità e l’integrità anche a distanza di tempo.
Come FatturaSmart aiuta a gestire la firma digitale
Gestire certificati, dispositivi di firma e scadenze può risultare complesso, soprattutto per chi non ha competenze tecniche specifiche. FatturaSmart semplifica questo processo integrando la generazione e l’invio delle fatture elettroniche in un unico flusso, guidando l’utente nei casi in cui è necessaria la firma digitale per le fatture verso la Pubblica Amministrazione e supportando anche la successiva conservazione a norma dei documenti firmati.
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