Cos’è la Notifica di Scarto (NS)
La Notifica di Scarto, indicata con la sigla NS, è uno dei messaggi che il Sistema di Interscambio (SDI) invia al soggetto che ha trasmesso una fattura elettronica quando il file XML non supera i controlli formali previsti dalle specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate. In pratica, la NS comunica che il documento non è stato recapitato al destinatario e che, dal punto di vista fiscale, la fattura si considera non emessa.
Ricevere una notifica di scarto non significa aver commesso un illecito, ma richiede un intervento tempestivo: la fattura va corretta e ritrasmessa entro i termini previsti per evitare conseguenze sulla tempestività dell’emissione, un aspetto particolarmente delicato per chi opera in regime forfettario o deve rispettare le scadenze della liquidazione periodica dell’IVA.
Come funziona il processo di controllo del Sistema di Interscambio
Le fasi della verifica formale
Ogni file XML trasmesso al Sistema di Interscambio viene sottoposto a una serie di controlli automatici prima di essere inoltrato al cessionario o committente. Il SDI verifica, tra le altre cose, la validità della partita IVA o del codice fiscale del cliente, la correttezza del codice destinatario, la coerenza tra imponibile, imposta e aliquota IVA, la validità della firma digitale apposta sul file e la conformità della struttura XML allo schema previsto dal tracciato FatturaPA. Se anche un solo controllo non viene superato, il sistema genera la notifica di scarto e la invia al soggetto trasmittente entro cinque giorni dalla ricezione del file.
Le cause più comuni di scarto
Tra gli errori che portano più frequentemente allo scarto di una fattura rientrano: un codice destinatario o un indirizzo PEC errato o non attivo, una partita IVA o un codice fiscale non validi o non corrispondenti all’anagrafica del cliente, un tipo documento non coerente con il contenuto della fattura, un file già trasmesso con lo stesso nome o identificativo, e incongruenze tra i totali di imponibile e imposta indicati nel file. Anche un semplice refuso nella struttura del file, come un elemento obbligatorio mancante, è sufficiente a determinare lo scarto.
Cosa fare quando si riceve una notifica di scarto
Individuare l’errore segnalato
Il primo passo è leggere con attenzione il contenuto della notifica, che riporta uno o più codici di errore SDI accompagnati da una breve descrizione del problema riscontrato. Questi codici numerici, come ad esempio quelli relativi a un codice destinatario non valido o a un’aliquota IVA incoerente, permettono di individuare rapidamente quale parte del documento va corretta.
Correggere e reinviare entro i termini
Una volta identificato l’errore, occorre modificare i dati non corretti nel file XML e generare un nuovo invio. È importante mantenere lo stesso numero e la stessa data della fattura originaria, così da non alterare la numerazione progressiva né la data di competenza fiscale del documento. Il soggetto trasmittente ha cinque giorni di tempo dalla ricezione della notifica di scarto per correggere e reinviare la fattura: se il nuovo invio avviene entro questo termine, la data di emissione resta quella del documento originario; oltre questo termine, la fattura può essere considerata tardiva.
Riferimenti normativi
L’obbligo di fatturazione elettronica tramite Sistema di Interscambio è disciplinato dal Decreto Legislativo 5 agosto 2015, n. 127, mentre le regole di emissione della fattura restano quelle dell’articolo 21 del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633. Le modalità tecniche di controllo, scarto e i relativi termini sono definite dalle specifiche tecniche allegate al Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018, n. 89757, e successivi aggiornamenti, che disciplinano nel dettaglio l’intero ciclo delle notifiche del Sistema di Interscambio.
Effetti fiscali della fattura scartata
Dal punto di vista fiscale, una fattura scartata equivale a una fattura non emessa: non essendo stata recapitata al destinatario, non produce gli effetti tipici del documento fiscale fino a quando non viene corretta e ritrasmessa con esito positivo. Se la correzione avviene oltre i termini previsti, l’emissione tardiva della fattura può esporre a sanzioni ai sensi della normativa in materia di violazioni tributarie; in questi casi può essere utile valutare il ricorso al ravvedimento operoso per regolarizzare spontaneamente la posizione.
Notifica di scarto e altre notifiche del Sistema di Interscambio
La notifica di scarto è solo una delle notifiche che il Sistema di Interscambio può inviare durante il ciclo di vita di una fattura elettronica. Accanto alla NS esistono la ricevuta di consegna, la mancata consegna, la decorrenza termini e l’attestazione di trasmissione con impossibilità di recapito. Per un quadro completo di questi esiti e delle differenze tra loro è utile consultare la voce dedicata alle notifiche SDI.
Un esempio pratico
Un commercialista che gestisce l’invio delle fatture per conto di più clienti può trovarsi a dover correggere in poco tempo diverse fatture scartate per motivi differenti, ad esempio un codice destinatario obsoleto per un cliente e un’aliquota IVA errata per un altro: in questi casi la corretta gestione delle notifiche di scarto è fondamentale per i commercialisti che seguono la fatturazione delegata di numerosi soggetti. Allo stesso modo, un libero professionista che fattura anche verso clienti esteri deve prestare particolare attenzione ai dati anagrafici inseriti nel file XML, poiché per questa categoria di freelancer e liberi professionisti un errore nel codice fiscale del cliente o nel regime IVA applicato è una delle cause più frequenti di scarto.
Come FatturaSmart aiuta a gestire gli scarti
Gestire manualmente gli scarti del Sistema di Interscambio può risultare complesso, soprattutto quando i codici di errore non sono immediatamente comprensibili. FatturaSmart traduce automaticamente il contenuto della notifica di scarto in un messaggio chiaro, indicando quale campo del documento va corretto, e permette di rigenerare e reinviare la fattura corretta in pochi clic, mantenendo traccia dello storico degli invii. In caso di dubbi sulla correzione da applicare, l’assistenza diretta via WhatsApp consente di ricevere supporto rapido senza dover attendere risposte via email.
Approfondisci l’argomento
Per comprendere l’intero percorso che una fattura elettronica compie dall’emissione alla ricezione delle notifiche del Sistema di Interscambio, consulta la guida completa alla fatturazione elettronica, che raccoglie tutte le informazioni necessarie su obblighi, invio tramite SDI e scelta del software più adatto alle proprie esigenze.
