Cos’è la conservazione digitale a norma
La conservazione digitale a norma (o conservazione sostitutiva) è il processo previsto dalla normativa italiana per garantire che i documenti informatici, comprese le fatture elettroniche, mantengano nel tempo tre caratteristiche fondamentali: autenticità, integrità e leggibilità. Non si tratta di un semplice backup dei file XML, ma di una procedura tecnica e giuridica regolamentata dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), che attribuisce valore legale ai documenti conservati anche a distanza di anni dalla loro emissione.
Ogni fattura elettronica trasmessa tramite il Sistema di Interscambio deve essere conservata secondo queste regole per un periodo minimo stabilito dalla legge. Non basta salvare il file XML sul proprio computer o su una chiavetta USB: la conservazione a norma richiede un processo specifico, spesso affidato a un conservatore accreditato, che sigilla i documenti con marche temporali e firme digitali per impedirne alterazioni.
Perché la conservazione digitale è obbligatoria
L’obbligo di conservazione non nasce con la fatturazione elettronica, ma è sempre esistito per i documenti fiscali e contabili. Quello che è cambiato con il passaggio al digitale sono le modalità con cui questo obbligo deve essere assolto.
I riferimenti normativi principali
La disciplina della conservazione digitale a norma si fonda su diverse fonti normative che si sono susseguite negli anni:
- l’articolo 2220 del Codice Civile, che impone la conservazione delle scritture contabili e della corrispondenza commerciale per dieci anni;
- l’articolo 39 del DPR 633/1972, che regola la conservazione dei documenti rilevanti ai fini IVA;
- il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD, D.Lgs. 82/2005), che disciplina la validità giuridica dei documenti informatici;
- le Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, che definiscono gli aspetti tecnici operativi del processo.
Queste norme, lette insieme, stabiliscono che le fatture elettroniche in formato XML FatturaPA devono essere conservate secondo un processo tecnicamente affidabile, non semplicemente archiviate.
Come funziona il processo di conservazione
Il processo di conservazione digitale a norma segue un flusso preciso, pensato per garantire che i documenti non vengano modificati o persi nel tempo.
Le fasi principali
- Acquisizione del documento: la fattura elettronica, una volta ricevuta la ricevuta di consegna dal Sistema di Interscambio, entra nel processo di conservazione.
- Applicazione del pacchetto di versamento: il documento viene raggruppato con i relativi metadati (data, mittente, tipologia).
- Apposizione di firma digitale e marca temporale: queste tecnologie certificano che il documento non è stato alterato dopo la sua acquisizione e ne attestano la data certa. La firma digitale gioca qui un ruolo centrale nel garantire l’integrità del pacchetto.
- Generazione del pacchetto di archiviazione: il sistema produce un contenitore digitale sigillato, consultabile ma non modificabile.
- Conservazione presso un soggetto accreditato: i documenti vengono custoditi da un conservatore accreditato AgID, che ne garantisce la disponibilità nel tempo.
Chi si occupa della conservazione
La conservazione può essere gestita internamente da aziende strutturate con un proprio responsabile della conservazione, oppure - come avviene nella maggior parte dei casi per liberi professionisti e piccole imprese - affidata in outsourcing a un conservatore accreditato tramite il software di fatturazione. FatturaSmart integra questo servizio direttamente nel flusso di emissione delle fatture, così che ogni documento venga automaticamente inviato in conservazione senza passaggi manuali aggiuntivi.
Quanto tempo bisogna conservare le fatture elettroniche
La domanda più frequente riguarda la durata dell’obbligo. Secondo le norme fiscali e civilistiche italiane, le fatture elettroniche e in generale i documenti contabili devono essere conservati per almeno 10 anni dalla data di emissione. Questo termine deriva dall’articolo 2220 del Codice Civile e viene confermato anche ai fini fiscali dall’articolo 22 del DPR 600/1973 sulla tenuta e conservazione delle scritture contabili.
In alcuni casi specifici, come contenziosi in corso con l’Agenzia delle Entrate o rettifiche relative a periodi d’imposta oggetto di verifica, il termine di conservazione può estendersi oltre i 10 anni standard, fino alla definizione del procedimento.
Cosa succede se la conservazione non è corretta
La mancata o scorretta conservazione delle fatture elettroniche espone a diverse conseguenze:
- sanzioni amministrative in caso di verifica fiscale, se i documenti richiesti non sono reperibili o non sono conformi;
- perdita di validità probatoria del documento in eventuali controversie con clienti o fornitori;
- difficoltà nella gestione del contenzioso tributario, poiché l’onere della prova in materia fiscale ricade sul contribuente.
Per questo motivo affidarsi a un processo di conservazione automatizzato e certificato riduce sensibilmente il rischio di errori, specialmente per chi non ha competenze tecniche specifiche in materia.
Conservazione digitale e regime forfettario
Anche i titolari di partita IVA in regime forfettario sono soggetti all’obbligo di fatturazione elettronica e, di conseguenza, all’obbligo di conservazione digitale a norma delle fatture emesse. Non esiste un esonero legato al regime fiscale adottato: l’obbligo riguarda la natura del documento (fattura elettronica) indipendentemente dal volume di fatturato o dal regime contabile applicato.
Esempi pratici
Un freelancer che emette fatture verso clienti italiani deve assicurarsi che ogni fattura XML trasmessa tramite SDI venga conservata a norma per almeno un decennio, anche dopo aver eventualmente chiuso la partita IVA. Un commercialista che gestisce la fatturazione per conto di più clienti deve invece verificare che il processo di conservazione sia attivo e correttamente configurato per ciascun cliente, poiché la responsabilità della corretta conservazione ricade in ultima istanza sul titolare del documento, non sull’intermediario.
Come FatturaSmart semplifica la conservazione digitale
Gestire manualmente il processo di conservazione a norma richiede competenze tecniche e attenzione costante alle scadenze. FatturaSmart integra la conservazione digitale a norma direttamente nel proprio flusso di fatturazione: ogni fattura emessa o ricevuta viene automaticamente inviata al conservatore accreditato, senza bisogno di procedure manuali o software aggiuntivi. In caso di dubbi sul processo o sulle notifiche ricevute, è possibile contattare direttamente l’assistenza via WhatsApp, ottenendo supporto rapido anche su aspetti tecnici come la corretta gestione delle notifiche SDI collegate alle fatture in conservazione.
Per un quadro più ampio degli obblighi fiscali collegati alla gestione della partita IVA, comprese scadenze e adempimenti oltre alla sola fatturazione, è possibile consultare la guida agli obblighi fiscali per chi ha partita IVA.
