Cos’è la PEC (Posta Elettronica Certificata)
La PEC, acronimo di Posta Elettronica Certificata, è un sistema di posta elettronica che attribuisce agli scambi di messaggi lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno. A differenza di una normale casella email, la PEC genera ricevute che attestano con data e ora certe l’invio, la consegna e, se necessario, il contenuto del messaggio, secondo quanto previsto dal DPR 11 febbraio 2005, n. 68 e dall’articolo 48 del Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005).
Nell’ambito della fattura elettronica, la PEC assume un ruolo particolare: può essere utilizzata come canale attraverso cui ricevere i file XML trasmessi dal Sistema di Interscambio (SDI), in alternativa al più diffuso codice destinatario a sette caratteri.
Perché la PEC è importante per la fatturazione elettronica
Quando un fornitore emette una fattura elettronica, deve indicare al SDI dove recapitarla: può farlo tramite un codice destinatario oppure, se il cliente non ne possiede uno o preferisce questo canale, tramite l’indirizzo PEC comunicato dal destinatario stesso. Questo rende la PEC uno strumento utile per chi non utilizza ancora un gestionale di fatturazione strutturato, pur restando una soluzione meno pratica rispetto all’integrazione automatica offerta da un software dedicato.
Come funziona la ricezione delle fatture via PEC
Il funzionamento è semplice nella teoria, ma comporta alcune attenzioni operative.
- Il fornitore genera la fattura in formato XML FatturaPA e la trasmette al SDI, indicando come canale di recapito l’indirizzo PEC del cliente (oppure il codice destinatario convenzionale “0000000”, che segnala l’uso della PEC).
- Il SDI convalida il file e, se supera i controlli formali, lo inoltra alla casella PEC indicata, allegandolo a un messaggio automatico.
- Il destinatario riceve il file XML come allegato nella propria casella PEC e deve aprirlo con un software in grado di visualizzare correttamente la fattura, poiché il formato XML non è leggibile a occhio nudo in un normale client di posta.
- Il sistema genera comunque le consuete notifiche SDI (ricevuta di consegna o mancata consegna), che restano tracciate anche quando il canale scelto è la PEC.
A differenza del codice destinatario collegato a un gestionale, la PEC non permette un’integrazione automatica dei dati della fattura nella contabilità: il file XML arriva come semplice allegato e va scaricato, letto e archiviato manualmente, salvo l’uso di strumenti software capaci di leggere le caselle PEC in automatico.
PEC o Codice Destinatario: quale scegliere
La scelta tra i due canali dipende dalle esigenze di chi riceve le fatture.
- PEC: adatta a chi non dispone di un software gestionale collegato al SDI, o come soluzione temporanea. Richiede però il controllo manuale della casella e la lettura di file XML non leggibili senza uno strumento dedicato.
- Codice destinatario: pensato per chi utilizza un software di fatturazione elettronica, che riceve, converte e archivia automaticamente le fatture in un formato leggibile, spesso integrandole direttamente in contabilità.
Per un libero professionista che emette e riceve fatture regolarmente, o per un commercialista che gestisce la fatturazione di più clienti, il codice destinatario collegato a un gestionale risulta generalmente più efficiente della PEC, perché evita la lettura manuale dei file XML e riduce il rischio di perdere fatture in caselle sature o poco controllate.
Il quadro normativo della PEC
L’uso della PEC come domicilio digitale e come canale di comunicazione con la Pubblica Amministrazione è disciplinato da diverse norme:
- il DPR 11 febbraio 2005, n. 68, che ha introdotto la PEC nell’ordinamento italiano, definendone il valore probatorio;
- l’articolo 6 del Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005), che equipara la PEC al domicilio digitale del cittadino e delle imprese;
- l’articolo 16, comma 6, del D.L. 185/2008 (convertito con L. 2/2009), che ha reso obbligatoria la PEC per le società;
- l’articolo 16, comma 7, del D.L. 185/2008 (convertito con L. 2/2009), che ha reso obbligatoria la PEC per i professionisti iscritti in albi ed elenchi;
- l’articolo 5 del D.L. 179/2012 (convertito con L. 221/2012), che ha esteso l’obbligo di PEC alle imprese individuali iscritte al Registro delle Imprese;
- il Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate n. 89757 del 30 aprile 2018, che definisce le specifiche tecniche del SDI, inclusi i canali di ricezione delle fatture elettroniche, tra cui la PEC.
È importante distinguere due piani: da un lato l’obbligo generale di possedere una PEC come domicilio digitale, che riguarda imprese e professionisti; dall’altro la scelta facoltativa di utilizzarla come canale specifico per ricevere le fatture elettroniche dal SDI, in alternativa al codice destinatario.
Esempio pratico
Un artigiano che non ha ancora attivato un software di fatturazione può comunicare ai propri fornitori il proprio indirizzo PEC, chiedendo di indicarlo come canale di recapito al momento dell’emissione della fattura. Le fatture arriveranno quindi nella sua casella PEC come allegati XML, che dovrà scaricare e conservare secondo le regole della conservazione digitale a norma. Se in seguito questo artigiano adotta un gestionale come FatturaSmart, potrà passare al codice destinatario del software, che riceverà automaticamente le fatture e le renderà leggibili senza dover aprire manualmente ogni file XML.
Vantaggi e limiti della PEC per la fatturazione elettronica
Vantaggi: non richiede l’attivazione di un software specifico, sfrutta uno strumento che imprese e professionisti già possiedono per obbligo di legge, ed è gratuita nel semplice utilizzo come canale di recapito.
Limiti: i file XML ricevuti via PEC non sono leggibili senza un apposito visualizzatore, la casella può saturarsi se non gestita con attenzione (con conseguente mancata consegna delle fatture) e non c’è integrazione automatica con la contabilità o con il ciclo attivo/passivo del gestionale.
Come FatturaSmart aiuta a gestire la ricezione delle fatture
FatturaSmart permette di ricevere le fatture elettroniche tramite il proprio codice destinatario, evitando i limiti tipici della ricezione via PEC: i documenti arrivano già leggibili, organizzati e pronti per essere consultati o scaricati, senza necessità di aprire manualmente allegati XML o monitorare lo spazio disponibile nella casella di posta certificata. Chi riceve ancora fatture su PEC può affidarsi all’assistenza diretta via WhatsApp per capire come passare al codice destinatario del software e semplificare la gestione documentale, integrando la fatturazione elettronica con gli altri adempimenti fiscali. Per un quadro d’insieme su come funziona l’intero processo, si può consultare la guida completa alla fatturazione elettronica.
