Cos’è l’XML FatturaPA
L’XML FatturaPA è il formato di file XML strutturato, definito dall’Agenzia delle Entrate, in cui deve essere redatta ogni fattura elettronica trasmessa attraverso il Sistema di Interscambio (SDI). A differenza di un semplice documento PDF o Word, il file XML FatturaPA non è pensato per essere letto direttamente da una persona, ma per essere elaborato automaticamente dai sistemi informatici: ogni dato della fattura, dall’importo imponibile all’aliquota IVA, dal codice fiscale del cliente al metodo di pagamento, viene inserito in un campo specifico, identificato da un tag XML, secondo regole precise stabilite dal tracciato ufficiale.
Capire cos’è il formato XML della fattura elettronica è utile soprattutto per chi si occupa direttamente di contabilità o di gestione amministrativa, anche se nella pratica quotidiana la maggior parte dei professionisti non deve mai aprire o modificare manualmente questi file, perché se ne occupa il software di fatturazione.
Perché è stato scelto il formato XML
Il linguaggio XML (eXtensible Markup Language) è stato scelto dall’Agenzia delle Entrate perché garantisce interoperabilità tra sistemi informatici diversi: un gestionale, un ERP aziendale o una piattaforma cloud come FatturaSmart possono generare e leggere lo stesso tracciato XML fatturapa, indipendentemente dal fornitore software utilizzato. Questa standardizzazione è la base tecnica che rende possibile lo scambio automatico di fatture tra milioni di soggetti economici italiani attraverso un unico sistema centralizzato.
Come è strutturato il tracciato XML FatturaPA
Ogni file XML FatturaPA segue uno schema XSD pubblicato dall’Agenzia delle Entrate e si divide in due sezioni principali, racchiuse all’interno dell’elemento radice FatturaElettronica.
Il blocco header: FatturaElettronicaHeader
La sezione header contiene i dati identificativi del documento e dei soggetti coinvolti:
- DatiTrasmissione: informazioni sul canale di trasmissione, incluso il Codice Destinatario o l’indirizzo PEC del destinatario, necessari al SDI per recapitare correttamente la fattura;
- CedentePrestatore: anagrafica e dati fiscali di chi emette la fattura, inclusa la Partita IVA;
- CessionarioCommittente: anagrafica del cliente destinatario del documento.
Il blocco corpo: FatturaElettronicaBody
La sezione body contiene invece il contenuto economico e fiscale vero e proprio della fattura:
- DatiGenerali: numero e data del documento, il tipo documento (codici TD), ad esempio TD01 per la fattura ordinaria, ed eventuali riferimenti a un DDT o a ordini precedenti;
- DatiBeniServizi: righe di dettaglio con descrizione, quantità, prezzo unitario, aliquota IVA applicata e, quando previsto, il codice natura IVA (N1-N7) per le operazioni esenti, non imponibili o in reverse charge;
- DatiPagamento: modalità e termini di pagamento, comprese eventuali informazioni su ritenuta d’acconto o imposta di bollo quando dovuta.
Questa struttura rigorosa è ciò che permette al Sistema di Interscambio di validare automaticamente ogni fattura elettronica ricevuta, verificandone la coerenza formale prima di inoltrarla al destinatario.
Normativa di riferimento
L’obbligo di emettere fatture nel formato XML FatturaPA nasce da un percorso normativo articolato. Il Decreto Ministeriale n. 55 del 3 aprile 2013 ha introdotto per primo l’obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione, definendo il tracciato FatturaPA. Successivamente, il Decreto Legislativo n. 127 del 5 agosto 2015 ha esteso la possibilità di fatturazione elettronica anche ai rapporti tra privati, mentre la Legge di Bilancio 2018 (Legge n. 205/2017, art. 1, commi 909-928) ha reso il formato XML obbligatorio per quasi tutte le operazioni B2B e B2C tra soggetti residenti in Italia a partire dal 1° gennaio 2019. Le specifiche tecniche di dettaglio del tracciato, comprese le versioni successive dello schema, sono pubblicate e periodicamente aggiornate dall’Agenzia delle Entrate. L’articolo 21 del DPR 633/1972 disciplina invece il contenuto obbligatorio della fattura, elementi che devono comunque trovare corrispondenza nei campi del file XML.
Esempi pratici: come si presenta e come si legge un file XML FatturaPA
Un file XML FatturaPA viene normalmente nominato seguendo una convenzione precisa, ad esempio IT01234567890_00001.xml, dove il prefisso indica il paese e la partita IVA del mittente e il numero progressivo identifica il singolo invio. Quando il file è firmato digitalmente, come richiesto per le fatture verso la Pubblica Amministrazione, assume estensione .xml.p7m, risultato dell’applicazione della firma digitale.
Aprendo un file XML FatturaPA con un editor di testo, si trovano tag annidati come Importo o AliquotaIVA, con valori numerici associati: informazioni tecnicamente corrette ma poco leggibili per chi non ha familiarità con la sintassi XML. Per questo motivo, sia il portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate sia i software di fatturazione applicano un foglio di stile che trasforma il tracciato XML in una rappresentazione grafica simile a una fattura tradizionale, pur restando il file XML l’unico documento con valore legale.
Come si genera e si invia un file XML FatturaPA
Generare manualmente un file XML FatturaPA rispettando tutte le regole del tracciato è un’operazione complessa e soggetta a errori: basta un carattere sbagliato nel codice natura IVA o un campo obbligatorio mancante per ricevere una notifica di scarto (NS) dal Sistema di Interscambio. Per questo motivo, nella pratica quasi tutti i professionisti e le imprese si affidano a un software di fatturazione elettronica che genera automaticamente il file XML a partire dai dati inseriti in un’interfaccia semplice.
Il ruolo del software di fatturazione
FatturaSmart, ad esempio, costruisce automaticamente il tracciato XML fatturapa corretto, controlla la coerenza tra aliquote e codici natura IVA, verifica la validità del codice destinatario o della PEC inserita e trasmette la fattura al SDI, monitorando in tempo reale le notifiche SDI di consegna o di eventuale scarto. Questo approccio è particolarmente utile per due categorie di utenti: i commercialisti, che devono gestire l’invio massivo di fatture per conto di più clienti mantenendo sempre la corrispondenza tra codice fiscale e destinatario corretto, e i freelance e liberi professionisti, che spesso fatturano anche verso clienti esteri e hanno bisogno di compilare correttamente i codici natura IVA per le operazioni fuori campo o in reverse charge.
Errori comuni nella generazione del tracciato XML
Tra le cause più frequenti di scarto di un file XML FatturaPA figurano: un codice destinatario o una PEC errati o non aggiornati, un codice natura IVA non coerente con l’aliquota dichiarata, la partita IVA del cessionario non valida o non attiva, e importi che non quadrano tra imponibile, imposta e totale documento. Ogni tipologia di anomalia è associata a uno specifico codice restituito dal SDI, consultabile nell’elenco dei codici di errore SDI; comprenderne il significato è essenziale per correggere rapidamente la fattura e ritrasmetterla entro i termini previsti.
Conservazione del file XML FatturaPA
Una volta trasmesso ed accettato dal Sistema di Interscambio, il file XML FatturaPA deve essere conservato digitalmente per un periodo di almeno dieci anni, secondo le regole tecniche stabilite dall’AgID per la conservazione digitale a norma. Questo obbligo riguarda sia le fatture emesse sia quelle ricevute e ha lo scopo di garantire, anche a distanza di anni, l’autenticità, l’integrità e la leggibilità del documento originale in caso di controlli da parte dell’Amministrazione finanziaria.
Approfondisci l’intero processo di fatturazione elettronica
Per avere una visione completa di come il file XML FatturaPA si inserisce nel più ampio processo di emissione, trasmissione e ricezione delle fatture elettroniche, può essere utile consultare la Guida Completa alla Fatturazione Elettronica, che spiega passo dopo passo come funziona il Sistema di Interscambio, chi è obbligato alla fatturazione elettronica e come scegliere il software più adatto alle proprie esigenze.
