Cos’è la fattura proforma
La fattura proforma è un documento commerciale privo di valore fiscale che un fornitore invia al proprio cliente prima di emettere la fattura definitiva. Il termine “proforma” indica proprio questa natura: si tratta di un documento “per la forma”, cioè redatto secondo lo schema di una fattura vera e propria, ma privo degli effetti giuridici e fiscali che questa comporta. Non genera obblighi di registrazione contabile, non concorre alla liquidazione dell’IVA e non deve essere numerata secondo la sequenza delle fatture ufficialmente emesse.
A differenza della fattura elettronica, che rappresenta il documento fiscale definitivo trasmesso tramite il Sistema di Interscambio, la fattura proforma resta un documento interno alla trattativa commerciale tra le parti, utile per informare, negoziare o richiedere un pagamento anticipato senza che ciò equivalga all’effettuazione dell’operazione ai fini IVA.
Le caratteristiche principali
Una fattura proforma condivide con la fattura definitiva l’aspetto grafico e molte informazioni di base (dati del venditore, dati del cliente, descrizione dei beni o servizi, importi), ma se ne distingue per alcuni elementi sostanziali:
- non richiede una numerazione progressiva collegata al registro IVA delle fatture emesse;
- non deve essere trasmessa al Sistema di Interscambio;
- non genera l’obbligo di versamento dell’IVA né fa scattare l’esigibilità dell’imposta;
- viene solitamente identificata con la dicitura “proforma” o “documento non fiscale” ben visibile sul documento, per evitare confusione con una fattura vera.
A cosa serve la fattura proforma
La funzione principale della fattura proforma è quella di anticipare informazioni economiche e commerciali prima che l’operazione si perfezioni. È uno strumento molto diffuso in diverse situazioni operative:
- richiesta di un acconto o caparra prima dell’inizio di una prestazione;
- presentazione di un preventivo dettagliato con la stessa struttura di una fattura, per facilitare l’approvazione da parte del cliente;
- operazioni con l’estero, dove la proforma viene spesso richiesta dalle dogane o dalle banche per attivare pratiche di pagamento o spedizione, senza che questo comporti l’emissione anticipata della fattura fiscale;
- accompagnamento di merce in visione o in prova, quando non è ancora avvenuto il trasferimento definitivo della proprietà.
Quando conviene utilizzarla
La fattura proforma è particolarmente utile quando serve dare certezza sull’importo dovuto senza al contempo generare l’obbligo fiscale, ad esempio nella fase di trattativa commerciale o quando il pagamento anticipato non coincide con il momento di effettuazione dell’operazione secondo le regole IVA. Va invece evitata come sostituto della fattura in tutti i casi in cui l’operazione sia già avvenuta, poiché in quel caso la normativa richiede l’emissione della fattura fiscale nei tempi previsti, siano essi quelli della fattura immediata o quelli, più ampi, della fattura differita.
Differenza tra fattura proforma e fattura elettronica
La differenza sostanziale tra fattura proforma e fattura elettronica riguarda il valore giuridico e fiscale del documento. La fattura elettronica, disciplinata dal D.Lgs. 127/2015 e obbligatoria per la generalità dei soggetti passivi IVA residenti in Italia, deve essere generata in formato XML secondo il tracciato FatturaPA, firmata digitalmente quando previsto e trasmessa tramite il Sistema di Interscambio (SDI). Solo con l’esito positivo di questa trasmissione il documento produce effetti fiscali e può essere utilizzato dal cliente per la detrazione dell’IVA.
La fattura proforma, al contrario, non ha alcun obbligo di trasmissione allo SDI, non necessita di formato XML e può essere predisposta liberamente in PDF, in formato cartaceo o anche via email, purché riporti in modo chiaro la dicitura che ne esclude la valenza fiscale.
Perché la proforma non passa dal Sistema di Interscambio
Il Sistema di Interscambio è il canale attraverso cui transitano esclusivamente le fatture elettroniche fiscalmente rilevanti, cioè quelle che documentano un’operazione già effettuata secondo i criteri di esigibilità dell’IVA previsti dall’art. 6 del D.P.R. 633/1972. Poiché la fattura proforma non documenta un’operazione compiuta ma solo un’anticipazione di condizioni economiche, non rientra tra i documenti che l’Agenzia delle Entrate richiede di veicolare tramite SDI. Inviare una proforma allo SDI, oltre a non essere previsto, genererebbe di fatto un errore di sistema o creerebbe confusione contabile.
Come si emette una fattura proforma
Gli elementi da inserire
Pur non essendo un documento fiscale, la fattura proforma dovrebbe comunque contenere alcune informazioni essenziali per essere utile e comprensibile:
- dati identificativi del venditore e del cliente (denominazione, indirizzo, partita IVA);
- data di emissione del documento;
- descrizione dettagliata dei beni o servizi oggetto dell’operazione;
- importi unitari, quantità e totale, con eventuale indicazione dell’aliquota IVA applicabile in via previsionale;
- condizioni di pagamento e scadenze;
- la dicitura “fattura proforma” o “documento non fiscale, non valido ai fini IVA”, posta in modo ben visibile.
Un esempio pratico
Un consulente che sta per iniziare un progetto con un nuovo cliente può inviare una fattura proforma per richiedere un acconto pari al 30% del compenso pattuito. Il cliente effettua il bonifico sulla base di questo documento, ma solo al momento dell’incasso (o dell’ultimazione della prestazione, a seconda del regime applicabile) il professionista dovrà emettere la fattura elettronica fiscale, riportando l’acconto ricevuto e trasmettendola tramite SDI nei termini di legge. Un altro caso frequente riguarda le vendite verso l’estero, dove l’esportatore invia una proforma per permettere all’acquirente di attivare l’apertura di una lettera di credito o di ottenere le autorizzazioni doganali necessarie, prima che la merce venga effettivamente spedita accompagnata, se previsto, dal DDT.
Fattura proforma per liberi professionisti, aziende e commercialisti
Per i freelance e liberi professionisti, la fattura proforma è uno strumento pratico per formalizzare richieste di acconto o preventivi dettagliati, specialmente quando si opera in regime forfettario e si vuole dare al cliente una stima chiara dell’importo dovuto prima dell’emissione del documento fiscale definitivo. Anche i commercialisti utilizzano frequentemente le proforma nella gestione multi-cliente, ad esempio per anticipare i costi di una consulenza o di un adempimento prima di procedere alla fatturazione vera e propria, mantenendo un controllo più agevole sui flussi di cassa attesi.
Normativa di riferimento e aspetti fiscali
La fattura proforma non è espressamente disciplinata da una norma specifica, proprio perché non rientra tra i documenti fiscalmente rilevanti individuati dal D.P.R. 633/1972 in materia di IVA. La sua liceità deriva dalla prassi commerciale e dalla libertà delle parti di scambiarsi documenti informativi prima della conclusione dell’operazione. È tuttavia fondamentale ricordare che, una volta effettuata l’operazione secondo i criteri di esigibilità dell’imposta, scatta l’obbligo di emettere la fattura fiscale nei termini previsti: entro 12 giorni per le operazioni immediate o entro il giorno 15 del mese successivo per quelle differite. L’uso della proforma non sospende né sostituisce questo obbligo, e un utilizzo scorretto, ad esempio per rinviare impropriamente l’emissione della fattura fiscale, può esporre il contribuente a sanzioni per omessa o tardiva fatturazione. Per un quadro completo sugli obblighi di fatturazione elettronica in Italia, la Guida Completa alla Fatturazione Elettronica approfondisce chi è tenuto all’invio tramite SDI e come scegliere il software più adatto.
Come FatturaSmart aiuta nella gestione della fattura proforma
Con FatturaSmart è possibile predisporre rapidamente documenti proforma da condividere con i clienti per richieste di acconto o preventivi dettagliati, per poi convertirli in fattura elettronica fiscale con pochi passaggi, senza dover reinserire manualmente i dati già indicati nella proforma. Il software genera automaticamente il file XML nel formato corretto, lo trasmette tramite il Sistema di Interscambio e tiene traccia degli esiti di consegna, mentre l’assistenza diretta via WhatsApp è disponibile per chiarire ogni dubbio su quando e come passare dalla proforma alla fattura definitiva.
