Gestione Clienti e Fornitori
FatturaSmart ti permette di creare un’anagrafica completa di clienti e fornitori da riutilizzare nelle tue fatture. Invece di inserire ogni volta gli stessi dati (Partita IVA, indirizzo, codice destinatario), puoi selezionare un cliente salvato e compilare la fattura in pochi secondi.
Perché usare l’anagrafica clienti?
Un’anagrafica ben organizzata ti aiuta a:
- Risparmiare tempo: inserisci i dati del cliente una sola volta, riutilizzali in tutte le fatture
- Evitare errori: codice SDI e PEC sono sempre corretti, niente più fatture scartate
- Automatizzare le comunicazioni: invio automatico della copia cortesia PDF e solleciti di pagamento
- Analizzare il fatturato: visualizza statistiche, storico fatture e tempi di pagamento per ogni cliente
Suggerimento: In FatturaSmart puoi gestire sia clienti che fornitori nella stessa sezione. Questo ti permette di avere un’unica rubrica per tutte le tue controparti commerciali.
Accedere all’anagrafica
- Accedi a FatturaSmart
- Clicca su Anagrafiche nel menu laterale
Vedrai l’elenco di tutti i clienti e fornitori salvati, con nome, Partita IVA e altre informazioni principali.
Filtrare per tipo
Nella parte superiore della pagina trovi tre filtri:
| Filtro | Descrizione |
|---|---|
| Tutti | Mostra sia clienti che fornitori |
| Clienti | Mostra solo i clienti a cui emetti fatture |
| Fornitori | Mostra solo i fornitori da cui ricevi fatture |
Usa la barra di ricerca per trovare rapidamente un’anagrafica digitando il nome dell’azienda o la Partita IVA.
Creare un nuovo cliente
- Clicca il pulsante “Crea” in alto a destra
- Compila i campi del modulo
Campi disponibili
Dati Azienda
| Campo | Obbligatorio | Descrizione |
|---|---|---|
| Partita IVA | ⚠️ Vedi nota | La Partita IVA del cliente (11 cifre per l’Italia) |
| Denominazione | ✅ Sì | Il nome dell’azienda o della persona |
| Alias | No | Un soprannome breve per identificare rapidamente il cliente |
| Codice Fiscale | ⚠️ Vedi nota | Il codice fiscale (16 caratteri) |
Importante: Devi compilare almeno uno tra Partita IVA e Codice Fiscale. Per le aziende è necessaria la Partita IVA, per i privati il Codice Fiscale.
Ricerca automatica: Quando inserisci una Partita IVA valida di 11 cifre, FatturaSmart cerca automaticamente i dati nel database pubblico e compila automaticamente denominazione, indirizzo e altri campi. Questo ti fa risparmiare tempo ed evita errori di battitura.
Recapito Fattura Elettronica
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Codice Destinatario | Il codice SDI a 7 caratteri (o 6 per la Pubblica Amministrazione) |
| PEC | L’indirizzo PEC per la ricezione delle fatture |
- Per clienti con codice SDI: inserisci il codice di 7 caratteri
- Per la Pubblica Amministrazione: inserisci il codice di 6 caratteri
- Per clienti esteri: indica
XXXXXXX(7 volte la lettera X) - Se non conosci il codice: indica
0000000(7 zeri)
Indirizzo di Fatturazione
| Campo | Obbligatorio | Descrizione |
|---|---|---|
| Indirizzo | ✅ Sì | Via e numero civico |
| Comune | ✅ Sì | Città o comune |
| Provincia | ✅ Sì | Sigla della provincia (2 lettere, es. MI, RM) |
| CAP | ✅ Sì | Codice di avviamento postale (5 cifre) |
| Nazione | ✅ Sì | Codice paese (IT per Italia) |
Autocompletamento indirizzo: FatturaSmart integra Google Places. Inizia a digitare l’indirizzo e seleziona dal menu a tendina per compilare automaticamente tutti i campi.
Informazioni di Contatto
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Telefono | Numero di telefono del cliente |
| Indirizzo email per comunicazioni. Puoi inserire più email separate da virgola |
Email multiple: Puoi inserire più indirizzi email separandoli con una virgola (es. mario@azienda.it, fatture@azienda.it). Tutti gli indirizzi riceveranno le comunicazioni automatiche.
Classificazione Cliente • ISA (Opzionale)
Per chi deve comunicare i dati ISA (Indici Sintetici di Affidabilità), puoi classificare il cliente:
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Tipologia Cliente | Se è un cliente finale, rivenditore, PA, ecc. |
| Localizzazione | Area geografica del cliente |
Questi campi sono opzionali e utili solo se devi compilare i dati ISA.
Automazioni
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Invia PDF alla consegna | Invia automaticamente una email con la copia cortesia PDF quando la fattura viene consegnata allo SDI |
| Sollecito pagamento automatico | Invia automaticamente una email di sollecito quando la fattura scade |
- Clicca “Salva” per creare il cliente
Dopo il salvataggio vedrai il messaggio “Anagrafica aggiornata” e verrai riportato all’elenco.
Visualizzare i dettagli di un cliente
Clicca sulla riga di un cliente per vedere la sua scheda dettagliata con:
Statistiche
- Totale Fatturato: quanto hai fatturato a questo cliente, con variazione percentuale rispetto all’anno precedente
- Da Incassare: l’importo ancora da ricevere
- Media Pagamento: in quanti giorni in media il cliente paga le fatture
- Ultima Fattura: data e numero dell’ultima fattura emessa
Informazioni Salvate
- Dati anagrafici (Partita IVA, Codice Fiscale, Codice SDI)
- Contatti (email, PEC, telefono)
- Indirizzo completo
- Automazioni attive
Azioni Rapide
Dalla scheda cliente puoi:
- Crea Fattura: apre direttamente la creazione di una nuova fattura per questo cliente
- Modifica: modifica i dati dell’anagrafica
- Analizza: visualizza lo storico completo delle fatture
Modificare un cliente
- Clicca sulla riga del cliente nell’elenco
- Clicca il pulsante “Modifica” nella toolbar in alto
- Modifica i campi desiderati
- Clicca “Salva” per confermare
Nota: Le modifiche all’anagrafica non influenzano le fatture già emesse. Le fatture esistenti mantengono i dati inseriti al momento della creazione.
Eliminare un cliente
- Apri l’anagrafica del cliente (cliccando sulla riga nell’elenco)
- Clicca “Modifica”
- Scorri fino in fondo alla pagina
- Clicca il pulsante “Elimina” (rosso)
- Conferma l’eliminazione
Attenzione: Se il cliente ha fatture associate, ti verrà chiesto di confermare l’eliminazione forzata. Questo eliminerà anche tutti i documenti collegati (fatture, note di credito, ecc.).
Eliminazione multipla
Puoi eliminare più clienti contemporaneamente:
- Seleziona i clienti usando le caselle di spunta a sinistra
- Apparirà una barra in basso con il numero di elementi selezionati
- Clicca il pulsante “Elimina” nella barra
- Conferma l’eliminazione
Analizzare un cliente
La funzione Analisi ti permette di vedere lo storico completo delle fatture per un cliente:
- Apri la scheda del cliente
- Clicca “Analizza” oppure clicca su “Visualizza Fatture” nella sezione documenti
Cosa vedi nella pagina Analisi
- Da incassare: totale delle fatture non ancora pagate
- Da pagare: totale delle fatture passive (se il soggetto è anche fornitore)
Tabella Documenti
Per ogni fattura vedrai:
| Colonna | Descrizione |
|---|---|
| Data | Data di emissione |
| Scadenza | Data di scadenza del pagamento |
| Stato | Pagata, Parzialmente Pagata, Non Pagata |
| Descrizione | Descrizione della fattura |
| Conto | Metodi di pagamento utilizzati |
| Imponibile | Importo imponibile |
| Ritenuta | Eventuale ritenuta d’acconto |
| Totale | Importo totale della fattura |
Clicca su una riga per aprire la fattura in formato PDF.
Esportare i dati
Puoi scaricare lo storico fatture in due formati:
- Scarica PDF: genera un report PDF con tutte le fatture
- Scarica CSV: esporta i dati in formato Excel/CSV per ulteriori analisi
Importare clienti
Se stai passando a FatturaSmart da un altro software, puoi importare la tua anagrafica invece di inserire tutto manualmente.
- Clicca il pulsante “Importa” in alto a destra
- Segui la procedura guidata in 3 passi
Passo 1: Scegli il formato
| Formato | Descrizione |
|---|---|
| Aruba | Export dal gestionale Aruba Fatturazione |
| Fatture in Cloud | Export dal software Fatture in Cloud |
| CSV | File Excel o CSV con i tuoi dati |
Passo 2: Carica il file
- Trascina il file nella zona indicata oppure clicca per selezionarlo
- Formati accettati: CSV, XLS, XLSX
Template CSV: Se usi un file CSV personalizzato, scarica il nostro template per assicurarti che le colonne siano corrette.
Passo 3: Verifica i risultati
Dopo l’importazione vedrai:
- Nuovi importati: clienti che non esistevano e sono stati creati
- Aggiornati: clienti già presenti che sono stati aggiornati con i nuovi dati
Usare i clienti nelle fatture
Quando crei una nuova fattura:
- Nel campo “Cliente” inizia a digitare il nome o la Partita IVA
- Seleziona il cliente dalla lista che appare
- Il sistema compilerà automaticamente:
- Denominazione
- Partita IVA e Codice Fiscale
- Codice Destinatario e PEC
- Indirizzo completo
Puoi anche creare un nuovo cliente direttamente dalla fattura cliccando “Crea nuovo”.
Domande frequenti
Qual è la differenza tra cliente e fornitore?
In FatturaSmart la distinzione è data dalla Tipologia Cliente nella sezione ISA:
- Clienti: soggetti a cui emetti fatture (codici E13, E14, E15)
- Fornitori: soggetti da cui ricevi fatture (codici E16, E17)
Se non compili la tipologia, l’anagrafica sarà visibile in entrambi i filtri.
Posso avere un cliente che è anche fornitore?
Sì. Puoi creare un’unica anagrafica e usarla sia per emettere che per ricevere fatture. Il sistema traccia automaticamente il fatturato attivo e passivo.
Cosa succede se modifico l’indirizzo di un cliente?
Le fatture già emesse mantengono l’indirizzo originale. Solo le nuove fatture useranno l’indirizzo aggiornato.
Come inserisco un cliente estero?
Per i clienti esteri:
- Partita IVA: inserisci il codice paese seguito dal numero (es. DE123456789)
- Codice Destinatario: inserisci
XXXXXXX(7 X) - Provincia: usa
EEper indicare “estero”
Posso inviare email a più persone della stessa azienda?
Sì. Nel campo Email puoi inserire più indirizzi separati da virgola. Tutti riceveranno le comunicazioni automatiche (copia cortesia, solleciti).
Come funziona il sollecito automatico?
Se attivi l’opzione “Sollecito pagamento automatico”:
- FatturaSmart controlla le scadenze delle fatture
- Quando una fattura scade, invia automaticamente un’email di promemoria
- L’email viene inviata agli indirizzi configurati nel campo Email
Posso duplicare un cliente?
Al momento non c’è una funzione di duplicazione diretta. Per creare un cliente simile, crea una nuova anagrafica e usa la ricerca automatica tramite Partita IVA per velocizzare la compilazione.
Hai bisogno di aiuto?
Se hai dubbi sulla gestione dell’anagrafica clienti:
- WhatsApp: +39 351 410 2536
- Email: info@fatturasmart.com
Rispondiamo personalmente, niente bot!
