Gestire gli Incassi delle Fatture
Gli incassi sono i pagamenti che ricevi dai tuoi clienti per le fatture che hai emesso. FatturaSmart ti permette di registrare questi pagamenti e tenere traccia dello stato di ogni fattura: pagata, parzialmente pagata o da pagare.
Perché registrare gli incassi?
Registrare gli incassi ti permette di:
- Sapere sempre chi ti deve dei soldi e quanto
- Avere un quadro chiaro delle tue entrate
- Inviare solleciti di pagamento ai clienti in ritardo
- Esportare i dati per il commercialista tramite la Prima Nota
- Monitorare i flussi di cassa dalla Dashboard
Automatismo: Quando registri un incasso, FatturaSmart aggiorna automaticamente lo stato della fattura e crea una scrittura nella Prima Nota contabile.
Capire lo stato di pagamento delle fatture
Ogni fattura in FatturaSmart mostra il suo stato di pagamento con un’etichetta colorata:
| Stato | Colore | Significato |
|---|---|---|
| Da pagare | Grigio/Rosso | Nessun pagamento ricevuto. Se la data di scadenza è passata, mostra “Scaduta da X giorni” |
| Parziale | Giallo | Hai ricevuto un pagamento parziale. Mostra quanto resta da incassare |
| Pagato | Verde | La fattura è stata completamente saldata |
Puoi vedere lo stato di pagamento in due punti:
- Elenco fatture: l’etichetta appare accanto ad ogni fattura
- Dettaglio fattura: nella sezione “Pagamenti” trovi tutti i pagamenti registrati
Registrare un incasso
Ci sono due modi per registrare un incasso su una fattura.
Metodo 1: Dall’elenco delle fatture
- Vai su Fatture nel menu laterale
- Individua la fattura per cui vuoi registrare il pagamento
- Clicca sul pulsante Registra pagamento (o sull’icona con il simbolo del denaro)
- Si aprirà il modulo di registrazione pagamento
Metodo 2: Dal dettaglio della fattura
- Apri la fattura cliccando sul suo numero
- Scorri fino alla sezione Pagamenti
- Clicca su Registra pagamento
Compilare il modulo di registrazione
Quando si apre il modulo di registrazione pagamento, troverai questi campi:
Tipo di pagamento
Hai due opzioni rapide:
| Pulsante | Cosa fa |
|---|---|
| Totale (o Saldo) | Imposta l’importo pari al totale ancora da pagare |
| Parziale | Ti permette di inserire manualmente un importo inferiore |
Nota: Se la fattura è già stata parzialmente pagata, il pulsante mostrerà “Saldo” invece di “Totale” e inserirà l’importo residuo.
Campi da compilare
| Campo | Obbligatorio | Descrizione |
|---|---|---|
| Importo Pagamento | ✅ Sì | L’importo ricevuto. Minimo €0,01, massimo l’importo ancora da pagare |
| Metodo di Pagamento | ✅ Sì | Come hai ricevuto il pagamento (Bonifico, Contanti, Carta, ecc.) |
| Data | ✅ Sì | La data in cui hai ricevuto il pagamento |
| Note | ❌ No | Annotazioni interne (es. “Bonifico ricevuto su conto Intesa”) |
Salvare il pagamento
- Compila tutti i campi obbligatori
- Clicca su Salva
- La fattura verrà aggiornata automaticamente con il nuovo stato di pagamento
Consiglio: Le note sono visibili solo a te e al tuo commercialista, non vengono inviate al cliente. Usale per annotare dettagli utili come il numero di bonifico o la banca di provenienza.
Pagamenti parziali
FatturaSmart ti permette di registrare più pagamenti sulla stessa fattura. Questo è utile quando:
- Il cliente paga a rate
- Ricevi un acconto e poi il saldo
- Il cliente paga importi diversi in momenti diversi
Come funzionano
- Primo pagamento: registri un importo inferiore al totale
- Stato fattura: diventa “Parziale” con indicazione dell’importo residuo
- Pagamenti successivi: puoi continuare ad aggiungere pagamenti
- Fattura saldata: quando la somma dei pagamenti raggiunge il totale, lo stato diventa “Pagato”
Esempio pratico
Fattura di €1.000:
- Primo pagamento: €300 → Stato “Parziale” (residuo €700)
- Secondo pagamento: €500 → Stato “Parziale” (residuo €200)
- Terzo pagamento: €200 → Stato “Pagato”
Visualizzare i pagamenti registrati
Per vedere tutti i pagamenti di una fattura:
- Apri la fattura cliccando sul suo numero
- Scorri fino alla sezione Pagamenti
Vedrai:
- Barra di progresso: mostra visivamente quanto è stato pagato
- Importo pagato / Totale fattura
- Elenco pagamenti: ogni pagamento con data, importo, metodo e note
Se non ci sono pagamenti registrati, vedrai il messaggio: “Nessun pagamento registrato”
Modificare un pagamento
Puoi modificare alcuni dettagli di un pagamento già registrato:
- Apri la fattura
- Nella sezione Pagamenti, clicca sul pagamento da modificare
- Si aprirà il modulo di modifica
Cosa puoi modificare
| Campo | Modificabile | Note |
|---|---|---|
| Metodo di Pagamento | ✅ Sì | Puoi cambiare il metodo |
| Data | ✅ Sì | Puoi modificare la data |
| Note | ✅ Sì | Puoi aggiungere o modificare le note |
| Importo | ❌ No | L’importo non può essere modificato |
- Modifica i campi desiderati
- Clicca su Salva
Importo non modificabile: Se hai sbagliato l’importo, devi eliminare il pagamento e registrarlo nuovamente con l’importo corretto. Questo garantisce la correttezza dei dati contabili.
Eliminare un pagamento
Se hai registrato un pagamento per errore, puoi eliminarlo:
- Apri la fattura
- Nella sezione Pagamenti, clicca sul pagamento da eliminare
- Clicca su Elimina
Cosa succede quando elimini un pagamento
- Il pagamento viene rimosso dalla fattura
- Lo stato di pagamento della fattura viene ricalcolato
- Il movimento viene rimosso dalla Prima Nota
- Se era l’unico pagamento, la fattura torna “Da pagare”
Attenzione: L’eliminazione è definitiva e non può essere annullata.
Restrizioni per documenti Sistema TS
Se hai inviato una fattura al Sistema Tessera Sanitaria (Sistema TS), ci sono alcune limitazioni:
| Stato documento | Puoi eliminare i pagamenti? |
|---|---|
| Bozza TS | ✅ Sì |
| In attesa di invio al Sistema TS | ❌ No |
| Inviata al Sistema TS | ❌ No |
| Consegnata al Sistema TS | ❌ No |
Se provi a eliminare un pagamento su questi documenti, vedrai il messaggio:
“Non è possibile eliminare il pagamento di un documento già inviato o in attesa di invio al Sistema TS”
Perché questa limitazione? I documenti inviati al Sistema TS hanno valenza fiscale e i pagamenti registrati devono essere mantenuti per coerenza con i dati trasmessi all’Agenzia delle Entrate.
Registrazione automatica degli incassi
FatturaSmart può registrare automaticamente gli incassi per le fatture pagate con Contanti o Carta al momento dell’emissione.
Quando questa funzionalità è attiva e invii una fattura con questi metodi di pagamento, il sistema ti chiede:
- Sì, registra il pagamento: la fattura viene inviata e l’incasso registrato automaticamente
- Invia senza registrare il pagamento: la fattura viene inviata ma l’incasso non viene registrato
Per configurare questa funzionalità, consulta la guida: Registrazione Automatica Incassi
Dove trovo i pagamenti nella Prima Nota
Ogni pagamento che registri crea automaticamente un movimento nella Prima Nota. Per visualizzarlo:
- Vai su Prima Nota nel menu laterale
- Troverai il movimento con:
- Data: la data del pagamento
- Conto: il metodo di pagamento usato
- Cliente: il nome del cliente
- Descrizione: tipo e numero della fattura
- Entrate: l’importo incassato
Per approfondire, consulta la guida: Come usare la Prima Nota
Domande frequenti
Posso registrare un pagamento superiore al totale della fattura?
No. L’importo massimo che puoi registrare è pari all’importo ancora da pagare. Se un cliente ti paga più del dovuto, dovrai gestire l’eccedenza come nota di credito o acconto per fatture future.
Cosa succede se registro il pagamento sulla fattura sbagliata?
Elimina il pagamento dalla fattura errata e registralo su quella corretta. I movimenti in Prima Nota si aggiorneranno automaticamente.
Posso registrare un pagamento con data antecedente all’emissione della fattura?
Sì. FatturaSmart non blocca la data del pagamento. Puoi usare qualsiasi data, utile per registrare acconti ricevuti prima dell’emissione del documento.
I pagamenti registrati sono visibili al cliente?
No. I pagamenti registrati e le relative note sono visibili solo a te, al tuo team e al commercialista. Il cliente non riceve notifiche né può vedere questi dati.
Posso esportare solo i pagamenti di una specifica fattura?
Dalla fattura no, ma puoi farlo dalla Prima Nota: filtra per cliente o per periodo e esporta i movimenti desiderati in Excel.
Ho eliminato un pagamento per errore. Posso recuperarlo?
No. L’eliminazione è definitiva. Dovrai registrare nuovamente il pagamento con gli stessi dati.
Prossimi passi
Ora che sai come gestire gli incassi:
- Configura i Conti di Saldo per organizzare i tuoi incassi per banca o metodo
- Attiva la registrazione automatica per velocizzare il processo
- Usa la Prima Nota per avere una visione completa dei movimenti
Hai bisogno di aiuto?
Se hai dubbi sulla gestione degli incassi:
- WhatsApp: +39 351 410 2536
- Email: info@fatturasmart.com
Rispondiamo personalmente, niente bot!
