Impostare i Dati Ordine di Acquisto
I dati ordine di acquisto ti permettono di collegare la fattura a un ordine o contratto esistente. Questo campo diventa essenziale quando fatturi alla Pubblica Amministrazione e viene spesso richiesto anche nelle transazioni B2B con grandi aziende.
Quando Servono i Dati Ordine di Acquisto?
Dovresti aggiungere i dati dell’ordine di acquisto quando:
- Fatturi alla Pubblica Amministrazione (PA): La maggior parte degli enti PA richiede il riferimento all’ordine
- Lavori con grandi aziende: Molte società richiedono il collegamento tra fattura e ordine interno
- Progetti finanziati: Progetti con codici CUP (PNRR, fondi UE, ecc.)
- Contratti pubblici: Tutti i contratti con codici CIG
- Richieste specifiche del cliente: Quando il tuo cliente lo richiede espressamente
Buono a sapersi: Se il tuo cliente non ti ha fornito un numero d’ordine o non lo richiede, puoi tranquillamente saltare questa sezione. I dati ordine di acquisto sono facoltativi per le normali fatture B2B.
Quali Informazioni Puoi Includere?
I dati ordine di acquisto includono diversi campi conformi allo standard della fatturazione elettronica italiana:
| Campo | Descrizione | Obbligatorio | Lunghezza max |
|---|---|---|---|
| Id Documento | Il numero o riferimento dell’ordine | Sì | 20 caratteri |
| Data Ordine | Data di emissione dell’ordine | No | - |
| Numero Item | Riferimento alla voce dell’ordine | No | 20 caratteri |
| Codice Commessa Convenzione | Codice per accordi quadro o convenzioni | No | 100 caratteri |
| Codice CUP | Codice Unico di Progetto | No | 15 caratteri |
| Codice CIG | Codice Identificativo di Gara | No | 15 caratteri |
| Riferimento Numero Linea | A quali righe della fattura si riferisce l’ordine | No | - |
Come Aggiungere i Dati Ordine di Acquisto
Segui questi passaggi per aggiungere le informazioni dell’ordine alla tua fattura.
Passaggio 1: Apri la Fattura
- Vai su Fatture nel menu laterale
- Crea una nuova fattura o apri una fattura in bozza
Passaggio 2: Accedi ai Dati Ordine
- Cerca il pulsante Dati ordine di acquisto nella barra degli strumenti della fattura
- Clicca il pulsante per aprire il modulo dell’ordine
Nota: Il pulsante è disabilitato se hai già aggiunto i dati dell’ordine. Per modificarli, clicca sulla scheda dell’ordine che appare dopo l’aggiunta.
Passaggio 3: Compila le Informazioni
Quando il modulo si apre, vedrai questi campi:
Id Documento (Obbligatorio)
Inserisci il numero o riferimento dell’ordine fornito dal cliente.
- Esempio: “ODA-2024-00123” oppure “PO2024/456”
- Lunghezza massima: 20 caratteri
- Questo campo è obbligatorio - non puoi salvare senza compilarlo
Data Ordine (Facoltativo)
La data in cui l’ordine è stato emesso.
- Clicca sull’icona del calendario per selezionare una data
- Lascia vuoto se non applicabile
Numero Item (Facoltativo)
Un riferimento specifico a una voce dell’ordine.
- Lunghezza massima: 20 caratteri
- Utile quando un ordine ha più voci
Codice Commessa Convenzione (Facoltativo)
Il codice che identifica un accordo quadro o una convenzione.
- Lunghezza massima: 100 caratteri
- Comune per le convenzioni con la PA
Codice CUP (Facoltativo)
Il Codice Unico di Progetto per i progetti di investimento pubblico.
- Formato: 15 caratteri alfanumerici
- Quando è richiesto: Progetti PNRR, fondi UE, investimenti pubblici
Codice CIG (Facoltativo)
Il Codice Identificativo di Gara per gli appalti pubblici.
- Formato: 10 caratteri alfanumerici (o 11 per SmartCIG)
- Quando è richiesto: Contratti pubblici, affidamenti diretti alla PA
Riferimento Numero Linea (Facoltativo)
Se l’ordine si riferisce solo ad alcune righe della fattura:
- Clicca Aggiungi riferimento numero linea
- Inserisci il numero della riga (1, 2, 3, ecc.)
- Ripeti per altre righe
Lascia vuoto se l’ordine si riferisce a tutte le righe della fattura.
Passaggio 4: Salva i Dati
- Controlla tutte le informazioni inserite
- Clicca Conferma per salvare
- Apparirà una scheda riepilogativa nella fattura con i dati dell’ordine
Visualizzare i Dati dell’Ordine
Dopo aver aggiunto i dati ordine di acquisto, vedrai una scheda nella fattura che mostra:
- Id Documento: Il riferimento dell’ordine
- Data: La data dell’ordine (se inserita)
Clicca sulla scheda per visualizzare o modificare tutti i dettagli.
Modificare i Dati dell’Ordine
Per modificare i dati ordine di acquisto:
- Clicca sulla scheda dell’ordine nella fattura
- Il modulo si apre con i valori attuali
- Effettua le modifiche
- Clicca Conferma per salvare
Importante: Puoi modificare i dati dell’ordine solo quando la fattura è in bozza. Una volta inviata, i dati non possono essere modificati.
Rimuovere i Dati dell’Ordine
Se hai aggiunto i dati dell’ordine per errore:
- Clicca sulla scheda dell’ordine
- Clicca il pulsante Elimina
- I dati dell’ordine verranno rimossi dalla fattura
Il pulsante elimina è disponibile solo quando la fattura è modificabile (stato bozza).
Capire i Codici CIG e CUP
Codice CIG (Codice Identificativo di Gara)
Il CIG identifica una procedura di appalto pubblico:
- CIG completo: 10 caratteri (per contratti sopra soglia)
- SmartCIG: 11 caratteri che iniziano con “Z” (per contratti di importo inferiore)
Esempio: 1234567890 oppure ZA12345678
Dove trovarlo:
- Nel contratto firmato o nell’ordine
- Nella determina di aggiudicazione
- Chiedi direttamente al tuo cliente PA
Codice CUP (Codice Unico di Progetto)
Il CUP identifica un progetto di investimento pubblico:
- Formato: 15 caratteri alfanumerici
- Inizia sempre con una lettera
Esempio: J34H20000540001
Dove trovarlo:
- Nella documentazione del progetto
- Nel contratto o lettera di incarico
- Nei documenti del PNRR o dei fondi UE
Consiglio: Se il tuo cliente PA ti ha fornito sia il CIG che il CUP, inseriscili sempre entrambi. I codici mancanti sono la causa più comune di rifiuto delle fatture PA.
Un Solo Ordine per Fattura
FatturaSmart consente un solo ordine di acquisto per fattura. Questo è intenzionale:
- Ogni fattura dovrebbe riferirsi a un singolo ordine/contratto
- Se devi riferire più ordini, emetti fatture separate
- Usa i riferimenti alle righe per specificare quali righe appartengono all’ordine
Scenari Comuni
Scenario 1: Fattura PA Semplice
Stai fatturando a un Comune per servizi di consulenza:
- Aggiungi i dati ordine di acquisto
- Inserisci l’Id Documento (il numero d’ordine che ti hanno dato)
- Aggiungi il codice CIG
- Salva e invia
Scenario 2: Progetto PNRR
Stai lavorando a un progetto di ristrutturazione scolastica:
- Aggiungi i dati ordine di acquisto
- Inserisci l’Id Documento
- Aggiungi sia il CIG che il CUP (entrambi obbligatori per PNRR)
- Salva e invia
Scenario 3: Cliente Aziendale
Una grande azienda richiede il collegamento con l’ordine:
- Aggiungi i dati ordine di acquisto
- Inserisci il loro Id Documento (numero PO)
- Aggiungi la Data Ordine
- Lascia vuoti CIG/CUP (non servono per aziende private)
- Salva e invia
Domande Frequenti
I dati ordine di acquisto sono obbligatori?
No, sono facoltativi per le fatture standard. Diventano però obbligatori quando:
- Il tuo cliente PA richiede i codici CIG/CUP
- Il tuo cliente aziendale richiede il collegamento con l’ordine
- Il contratto specifica i riferimenti all’ordine
Cosa succede se inserisco l’Id Documento sbagliato?
Dovrai annullare la fattura (se già inviata) ed emetterne una nuova con i dati corretti. Per questo è importante verificare i numeri d’ordine prima dell’invio.
Posso aggiungere i dati ordine a una fattura già inviata?
No. Una volta che la fattura è stata inviata allo SDI, non puoi modificarla. Dovresti emettere una nota di credito e una nuova fattura con i dati corretti.
Il mio cliente mi ha dato più codici CIG. Cosa devo fare?
Emetti fatture separate per ogni codice CIG. Ogni fattura deve riferirsi a una singola procedura di appalto.
Il codice CIG viene rifiutato. Cosa devo controllare?
- Verifica la lunghezza (10 o 11 caratteri)
- Controlla eventuali errori di battitura (spesso confusi: 0/O, 1/I, 8/B)
- Conferma con il cliente che il codice sia attivo
- Lo SmartCIG deve iniziare con “Z”
Posso salvare senza l’Id Documento?
No. L’Id Documento è l’unico campo obbligatorio. Tutti gli altri campi sono facoltativi.
Riepilogo Regole di Validazione
| Campo | Obbligatorio | Validazione |
|---|---|---|
| Id Documento | Sì | 1-20 caratteri |
| Data Ordine | No | Data valida |
| Numero Item | No | 1-20 caratteri |
| Codice Commessa | No | 1-100 caratteri |
| Codice CUP | No | 1-15 caratteri |
| Codice CIG | No | 1-15 caratteri |
| Riferimento Linee | No | Solo numeri |
Prossimi Passi
Ora che sai come aggiungere i dati ordine di acquisto:
- Fatturare alla Pubblica Amministrazione - Guida completa alla fatturazione PA
- Impostare la Scissione dei Pagamenti - Configurare lo split payment per la PA
- Creare una Nota di Credito - Come correggere errori nelle fatture
Hai bisogno di aiuto?
Se hai dubbi sui dati ordine di acquisto:
- WhatsApp: +39 351 410 2536
- Email: info@fatturasmart.com
Rispondiamo personalmente, niente bot!
