Registrazione Automatica Incassi
La registrazione automatica incassi è una funzionalità di FatturaSmart che velocizza la gestione dei pagamenti per le fatture pagate al momento dell’emissione. Quando invii una fattura con metodo di pagamento Contanti o Carta, il sistema ti propone di registrare automaticamente l’incasso.
Come funziona
Quando la funzionalità è attiva e invii una fattura con metodo di pagamento Contanti o Carta, FatturaSmart ti mostra una finestra di conferma con i dettagli del pagamento:
- Metodo di pagamento: il metodo selezionato nella fattura
- Importo: il totale della fattura
- Data pagamento: la data di emissione della fattura
A questo punto puoi scegliere tra tre opzioni:
| Opzione | Cosa succede |
|---|---|
| Sì, registra il pagamento | La fattura viene inviata e il pagamento viene registrato automaticamente come incassato |
| Invia senza registrare il pagamento | La fattura viene inviata ma il pagamento non viene registrato |
| Annulla | L’operazione viene annullata e la fattura non viene inviata |
Nota: Questa funzionalità si attiva solo per i metodi di pagamento Contanti e Carta, che tipicamente vengono saldati al momento dell’emissione del documento.
Attivare o disattivare la funzionalità
La registrazione automatica incassi è attiva di default su tutti i profili. Puoi modificare questa impostazione in qualsiasi momento.
Accedere alle impostazioni
- Accedi a FatturaSmart
- Clicca su Profilo nel menu laterale
- Seleziona Automazioni
Modificare l’impostazione
Nella pagina Automazioni trovi l’opzione “Registrazione automatica incassi” con un interruttore:
- Attivo (blu): quando invii fatture con Contanti o Carta, ti verrà chiesto se registrare il pagamento
- Disattivo (grigio): le fatture vengono inviate normalmente senza proporre la registrazione automatica
Clicca sull’interruttore per cambiare stato. La modifica viene salvata immediatamente e vedrai il messaggio “Salvato con successo”.
Quando usare questa funzionalità
Consigliato attivarla se:
- Emetti fatture che vengono pagate immediatamente (es. vendita al dettaglio, servizi a pagamento contestuale)
- Vuoi risparmiare tempo evitando di registrare manualmente i pagamenti
- Usi spesso i metodi di pagamento Contanti o Carta
Consigliato disattivarla se:
- Preferisci registrare i pagamenti manualmente in un secondo momento
- I tuoi clienti pagano Contanti o Carta ma non al momento dell’emissione
- Vuoi avere maggiore controllo sulla registrazione dei pagamenti
Metodi di pagamento supportati
La registrazione automatica si attiva solo per questi metodi di pagamento:
| Codice | Metodo di pagamento |
|---|---|
| MP01 | Contanti |
| MP08 | Carta di pagamento |
Per altri metodi come Bonifico bancario (MP05), Assegno (MP02) o RiBa (MP12), la registrazione automatica non viene proposta perché il pagamento avviene tipicamente in un momento successivo.
Dove viene registrato il pagamento
Quando confermi la registrazione automatica:
- Il pagamento viene salvato nella sezione Pagamenti della fattura
- Lo stato della fattura passa a Pagato
- Il movimento viene registrato nella Prima Nota con la nota “Creato da FatturaSmart”
Per visualizzare i pagamenti registrati:
- Apri la fattura
- Scorri fino alla sezione Pagamenti
- Vedrai l’elenco dei pagamenti con data, importo e metodo
Differenza con la registrazione manuale
| Aspetto | Registrazione automatica | Registrazione manuale |
|---|---|---|
| Quando | Al momento dell’invio della fattura | In qualsiasi momento successivo |
| Importo | Sempre il totale fattura | Puoi inserire importi parziali |
| Metodi | Solo Contanti e Carta | Tutti i metodi disponibili |
| Conto di saldo | Associato automaticamente in base al metodo | Puoi scegliere il conto di saldo |
Suggerimento: Se ricevi un pagamento parziale o su un conto diverso dal solito, puoi sempre registrare il pagamento manualmente dalla sezione Pagamenti della fattura.
Domande frequenti
Posso modificare un pagamento registrato automaticamente?
Sì. Puoi modificare la data, le note e il metodo di pagamento di qualsiasi pagamento registrato. L’importo non è modificabile: se necessario, elimina la registrazione e creane una nuova.
Cosa succede se disattivo la funzionalità dopo aver già registrato dei pagamenti?
I pagamenti già registrati rimangono invariati. La modifica dell’impostazione influisce solo sulle future fatture che invierai.
Posso comunque scegliere di non registrare il pagamento caso per caso?
Sì. Anche con la funzionalità attiva, quando invii una fattura con Contanti o Carta puoi sempre scegliere “Invia senza registrare il pagamento”. La scelta è sempre tua.
Il pagamento viene registrato anche se la fattura non viene consegnata?
No. La registrazione del pagamento avviene solo se l’invio della fattura va a buon fine attraverso il Sistema di Interscambio (SDI).
Prossimi passi
Dopo aver configurato la registrazione automatica:
- Configura i Conti di Saldo per organizzare meglio i tuoi incassi
- Consulta la Prima Nota per verificare i movimenti registrati automaticamente
Hai bisogno di aiuto?
Se hai dubbi sulla registrazione automatica incassi:
- WhatsApp: +39 351 410 2536
- Email: info@fatturasmart.com
Rispondiamo personalmente, niente bot!
