Impostare i Dati del Documento nella Fattura
Ogni fattura elettronica richiede i dati del documento. Si tratta delle informazioni di base che identificano la tua fattura: data, numero, valuta e descrizione. Questa guida ti mostra come trovare e compilare correttamente questi campi.
Cosa sono i Dati del Documento?
I dati del documento sono le informazioni fondamentali che ogni fattura deve contenere. Comunicano al destinatario e all’Agenzia delle Entrate i dettagli essenziali del tuo documento.
| Campo | Che cos’è | Obbligatorio? |
|---|---|---|
| Data | Quando viene emessa la fattura | Sì |
| Numero | Identificativo univoco della fattura | Sì |
| Valuta | La valuta utilizzata (di solito EUR) | Sì |
| Lingua | Lingua del documento (italiano per default) | Sì |
| Oggetto | Breve descrizione di cosa si fattura | No |
| Note | Informazioni aggiuntive per il cliente | No |
| Note Private | Note interne (non visibili al cliente) | No |
| Esigibilità IVA | Quando l’IVA diventa dovuta | No |
Come Accedere ai Dati del Documento
Passo 1: Apri la Fattura
Crea una nuova fattura oppure apri una fattura in bozza esistente che vuoi modificare.
Passo 2: Trova la Scheda Dati Documento
Nella schermata della fattura, cerca la scheda Dati Documento. È una delle prime schede che vedrai nel modulo, e mostra un riepilogo delle impostazioni correnti del documento.
Passo 3: Clicca per Aprire le Impostazioni
- Clicca sulla scheda Dati Documento
- Si apre un pannello laterale con tutti i campi modificabili
In alternativa, se stai creando una nuova fattura, potresti vedere un link Imposta dati documento - cliccalo per aprire il pannello.
Capire Ogni Campo
Data
La data della fattura indica quando emetti il documento. È importante per:
- Scadenze fiscali
- Calcolo della data di scadenza pagamento
- Periodi contabili
Come impostarla:
- Clicca sul campo della data
- Seleziona la data dal calendario
- Oppure digita manualmente la data nel formato GG/MM/AAAA
Suggerimento: La data non può essere futura. Se stai preparando una fattura per dopo, salvala come bozza.
Numero
Il numero fattura identifica il documento in modo univoco. FatturaSmart suggerisce automaticamente il prossimo numero disponibile in base alla tua serie di numerazione.
Come funziona:
- Il sistema mostra il numero suggerito
- Puoi usare il numero suggerito cliccando Usa suggerito
- Oppure inserire un numero personalizzato manualmente
Cosa vedi:
- Serie: La serie di numerazione (se ne hai più di una)
- Numero: Il numero del documento all’interno di quella serie
Importante: Ogni fattura deve avere un numero univoco all’interno dell’anno fiscale. Il sistema ti aiuta a evitare duplicati.
Lingua
L’impostazione della lingua del documento. Influisce su alcuni campi testuali nel file XML inviato all’Agenzia delle Entrate.
- Valore predefinito: Italiano (it)
- Puoi cambiarlo con un altro codice lingua a 2 lettere se necessario
La maggior parte delle fatture italiane mantiene “it” (italiano).
Valuta (Divisa)
La valuta utilizzata per tutti gli importi della fattura.
- Predefinito: EUR (Euro)
- Usa codici valuta ISO a 3 lettere (EUR, USD, GBP, ecc.)
Nota: Per le fatture italiane domestiche, si usa quasi sempre EUR. Valute diverse possono applicarsi per transazioni internazionali.
Oggetto (Causale)
Una breve descrizione di cosa riguarda la fattura. Questo testo appare nella fattura e viene inviato all’Agenzia delle Entrate.
Esempi:
- “Prestazioni professionali - Gennaio 2024”
- “Sviluppo sito web - Progetto ABC”
- “Consulenza per dichiarazione dei redditi 2023”
Questo campo è opzionale ma consigliato. Aiuta il tuo cliente (e te) a capire velocemente cosa copre la fattura.
Note
Note aggiuntive che appaiono nella copia di cortesia della fattura. Usale per:
- Istruzioni di pagamento
- Messaggi di ringraziamento
- Termini aggiuntivi
- Riferimenti a progetti
Dove appaiono: Le note sono visibili nel PDF/copia di cortesia che invii ai clienti.
Note Private
Note interne che non vengono mai inviate al cliente o all’Agenzia delle Entrate. Solo tu puoi vederle.
Usale per:
- Codici di riferimento interni
- Annotazioni dello staff
- Promemoria per te stesso
- Informazioni di tracciamento progetti
Privacy: Le note private rimangono solo nel tuo sistema. Sono utili per la gestione dei documenti senza esporre informazioni ai clienti.
Esigibilità IVA
Questo campo tecnico indica quando l’IVA diventa dovuta all’Agenzia delle Entrate.
| Codice | Significato | Quando usarlo |
|---|---|---|
| I (Immediata) | Immediata | Il più comune - l’IVA è dovuta quando emetti la fattura |
| D (Differita) | Differita | Per casi specifici con pagamento IVA differito |
| S (Scissione) | Split Payment | Per fatture alla Pubblica Amministrazione |
Predefinito: I (Immediata) - È corretto per la maggior parte delle fatture.
Per la Pubblica Amministrazione: Se stai fatturando a un ente pubblico, l’esigibilità IVA potrebbe essere impostata su “S” (scissione pagamenti). Consulta la nostra guida sulla Scissione dei Pagamenti.
Salvare le Modifiche
Dopo aver compilato i dati del documento:
- Rivedi tutti i campi nel pannello
- Chiudi il pannello cliccando fuori da esso o premendo la X
- Le tue modifiche si riflettono nella scheda Dati Documento
Nota: Le modifiche vengono salvate quando salvi l’intera fattura. Clicca Salva nella barra degli strumenti della fattura per salvare il tuo lavoro.
Cosa Vedi Dopo Aver Impostato i Dati
La scheda Dati Documento mostra un riepilogo:
- Data: La data selezionata
- Numero: Il numero della fattura
- Altre informazioni: Altri dettagli rilevanti
Se ci sono problemi di validazione (campi obbligatori mancanti), la scheda mostrerà un avviso.
Domande Frequenti
Posso modificare la data dopo aver salvato?
Sì, finché la fattura non è stata inviata al SDI. Una volta inviata, la fattura è definitiva e non può essere modificata.
Cosa succede se inserisco un numero duplicato?
Il sistema ti avvisa se il numero è già stato usato. Dovresti sempre usare numeri univoci all’interno della tua serie di numerazione.
Devo compilare tutti i campi?
Solo Data, Numero, Valuta e Lingua sono obbligatori. Gli altri (Oggetto, Note, Note Private) sono opzionali ma utili.
Il cliente può vedere le mie Note Private?
No. Le Note Private sono visibili solo nel tuo account FatturaSmart. Non sono incluse nel PDF, XML, o in alcun documento inviato al cliente.
Cosa succede se lascio l’Oggetto vuoto?
La fattura è comunque valida. Tuttavia, aggiungere un oggetto aiuta nella gestione dei documenti e rende la fattura più chiara per il tuo cliente.
Come cambio la mia serie di numerazione?
Vai su Impostazioni > Numerazione per creare o modificare le serie di numerazione. Ogni serie può avere formati diversi e numeri di partenza.
Qual è la differenza tra Note e Oggetto?
- Oggetto (Causale): Appare nel file XML ufficiale inviato all’Agenzia delle Entrate
- Note: Appaiono solo nella copia PDF di cortesia
Posso usare un numero di un anno precedente?
Sì, se la tua serie di numerazione è impostata per resettarsi annualmente. Ad esempio, puoi avere la fattura #1 nel 2023 e la fattura #1 nel 2024 se la tua serie si resetta ogni anno.
Riepilogo Veloce
- Apri la fattura
- Clicca sulla scheda Dati Documento
- Imposta la data, il numero e la valuta
- Aggiungi un oggetto per descrivere la fattura (consigliato)
- Aggiungi note se servono informazioni per il cliente
- Aggiungi note private per i tuoi appunti interni
- Chiudi il pannello e Salva la fattura
Hai bisogno di aiuto?
Se hai domande sulle impostazioni dei dati documento, contattaci:
- WhatsApp: Clicca l’icona in basso a destra
- Email: supporto@fatturasmart.com
Guide correlate:
- Impostare le Condizioni di Pagamento - Configura metodi di pagamento e scadenze
- Creare una Fattura come Forfettario
- Fatturare alla Pubblica Amministrazione
