Configurare le Numerazioni
Le numerazioni (o “serie” / “sezionali”) ti permettono di definire il formato con cui vengono numerati i tuoi documenti. Puoi avere più serie per ogni tipo di documento e personalizzare prefissi, suffissi e formati.
A cosa servono le Numerazioni?
Le numerazioni determinano come appare il numero progressivo sui tuoi documenti:
1/2025- Numero semplice con annoFAT-2025-0001- Con prefisso e padding20250203-0001- Con data completaSEDE-A/001- Con prefisso personalizzato
Esempio pratico: Hai due attività nella stessa partita IVA: consulenza e formazione. Puoi creare due serie: una con prefisso “CONS” per le fatture di consulenza e una con prefisso “FORM” per i corsi.
Tipi di documento supportati
Puoi configurare numerazioni separate per:
| Tipo | Descrizione |
|---|---|
| Fattura (TD01) | Fatture standard |
| Nota di credito (TD04) | Note di credito |
| Fattura differita lett. a (TD24) | Fatture accompagnate da DDT |
| Fattura differita lett. b (TD25) | Fatture per servizi continuativi |
| Preventivo | Offerte commerciali |
| Proforma | Fatture proforma |
| Rapportino | Report di intervento |
Accedere alla configurazione
- Accedi a FatturaSmart
- Clicca su Profilo nel menu laterale
- Seleziona Numerazione
Vedrai tutti i tipi di documento raggruppati in pannelli espandibili. Per ogni tipo viene mostrato il numero di serie configurate.
Creare una nuova Serie
- Espandi il pannello del tipo di documento desiderato (es. “Fattura”)
- Clicca su “Aggiungi serie”
- Si aprirà il pannello di configurazione
Compilare i campi
| Campo | Obbligatorio | Descrizione |
|---|---|---|
| Nome serie | ✅ Sì | Identificativo della serie (es. “Standard”, “Sede Milano”) |
| Scegli formato | ✅ Sì | Seleziona un preset o “Personalizzato” |
| Template personalizzato | Solo se custom | Il formato con token (es. {prefix}{year}-{number}) |
| Prefisso | No | Testo prima del numero (es. “FAT”, “SEDE-A”) |
| Suffisso | No | Testo dopo il numero (es. “/IT”, “-REV”) |
| Cifre minime | No | Zero-padding del numero (default: 4 → 0001) |
| Numero iniziale | No | Da quale numero partire (default: 1) |
Token disponibili
I token sono segnaposto che vengono sostituiti con i valori reali:
| Token | Descrizione | Esempio |
|---|---|---|
{number} | Numero progressivo | 1, 2, 3… |
{number:4} | Numero con cifre minime | 0001, 0002… |
{year} | Anno a 4 cifre | 2025 |
{year:2} | Anno a 2 cifre | 25 |
{month} | Mese a 2 cifre | 01, 02… 12 |
{day} | Giorno a 2 cifre | 01, 02… 31 |
{prefix} | Prefisso configurato | FAT, CONS… |
{suffix} | Suffisso configurato | /IT, -A… |
Formati preset
FatturaSmart offre 7 formati predefiniti:
| Preset | Template | Esempio |
|---|---|---|
| Solo numero | {number} | 0001 |
| Numero/Anno | {number}/{year} | 1/2025 |
| Anno-Numero | {year}-{number} | 2025-0001 |
| Prefisso + Numero | {prefix}{number} | FAT0001 |
| Prefisso + Anno + Numero | {prefix}{year}-{number} | FAT2025-0001 |
| Data + Numero | {year}{month}{day}-{number} | 20250203-0001 |
| Personalizzato | Libero | Qualsiasi combinazione |
Anteprima in tempo reale: Mentre configuri la serie, vedrai l’anteprima del prossimo numero che verrà generato.
Modificare una Serie esistente
- Espandi il pannello del tipo di documento
- Individua la serie da modificare
- Clicca sulla riga della serie per aprire l’editor
- Modifica i campi desiderati
- Clicca “Salva”
Attenzione: Modificare il template di una serie già utilizzata può creare discontinuità nella numerazione. Le fatture già emesse mantengono il loro numero originale, ma i nuovi documenti useranno il nuovo formato.
Impostare una Serie come Predefinita
Ogni tipo di documento ha una serie predefinita (indicata con ★). Quando crei un nuovo documento, viene automaticamente selezionata la serie predefinita.
Per cambiare la serie predefinita:
- Espandi il pannello del tipo di documento
- Individua la serie da rendere predefinita
- Clicca sul pulsante stella (★) accanto al nome della serie
- Vedrai il messaggio: “Serie impostata come predefinita”
Eliminare una Serie
- Apri l’editor della serie da eliminare
- Clicca su “Elimina serie” in fondo al pannello
- Conferma l’eliminazione
Nota: L’eliminazione è una disattivazione (soft-delete). I documenti già emessi con quella serie mantengono la loro numerazione.
Come funziona durante la creazione dei documenti
Selezione automatica
Quando crei un nuovo documento:
- La serie predefinita per quel tipo viene selezionata automaticamente
- Il sistema recupera l’ultimo numero utilizzato per quella serie nell’anno corrente
- Viene proposto il prossimo numero progressivo
Cambio serie manuale
Nel modulo di creazione/modifica documento:
- Individua il campo “Serie” nella sezione dati generali
- Apri il menu a tendina per vedere tutte le serie disponibili
- Seleziona la serie desiderata
- Il numero progressivo si aggiorna automaticamente al prossimo disponibile per quella serie
Numero documento
Il campo numero mostra il numero progressivo estratto dalla serie. È possibile modificarlo manualmente, ma questo comporta rischi (vedi sezione responsabilità).
Filtrare i documenti per Serie
Nella lista Fatture Emesse, puoi filtrare i documenti per serie:
- Vai su Fatture → Emesse
- Usa il filtro “Serie” nella barra filtri
- Seleziona la serie desiderata
- La lista mostrerà solo i documenti di quella serie
Utilità: Il filtro per serie è particolarmente utile se hai più attività o sedi che usano serie diverse. Puoi analizzare rapidamente i documenti di ciascuna.
Responsabilità sulla numerazione
La corretta numerazione dei documenti fiscali è responsabilità dell’utente. FatturaSmart fornisce strumenti per gestire le numerazioni, ma l’utente è tenuto a verificare che:
- La numerazione sia progressiva e senza salti
- Non ci siano numeri duplicati nella stessa serie
- Il formato sia conforme alle normative fiscali vigenti
FatturaSmart non effettua controlli automatici su:
- Salti nella numerazione (es. passare da 5 a 7)
- Documenti con lo stesso numero
- Conformità del formato alle norme di settore
In caso di errori di numerazione, l’utente è l’unico responsabile delle eventuali conseguenze fiscali e legali.
Cause comuni di errori di numerazione
| Problema | Causa | Come evitarlo |
|---|---|---|
| Salto di numerazione | Cancellazione di una bozza, modifica manuale | Verificare sempre la sequenza prima di emettere |
| Numeri duplicati | Modifica manuale del numero | Non modificare il numero suggerito senza motivo |
| Cambio formato a metà anno | Modifica del template dopo aver emesso documenti | Creare una nuova serie invece di modificare quella esistente |
Buone pratiche
- ✅ Usa la serie predefinita per il grosso dei documenti
- ✅ Crea serie separate per attività diverse o sedi
- ✅ Verifica sempre il numero progressivo prima di emettere
- ✅ Non modificare mai il template di una serie già utilizzata
- ❌ Non saltare mai numeri volontariamente
- ❌ Non usare lo stesso numero per documenti diversi
Contatori annuali
Ogni serie mantiene contatori separati per anno. Questo significa che:
- A gennaio 2025 riparte da 1 (o dal numero iniziale configurato)
- Il contatore di dicembre 2024 rimane memorizzato
- Puoi avere “Fattura 150/2024” e “Fattura 1/2025” nella stessa serie
Nella configurazione della serie puoi vedere il campo “Ultimo numero generato” che mostra l’ultimo numero utilizzato per l’anno corrente.
Casi d’uso comuni
Attività diverse nella stessa P.IVA
| Serie | Prefisso | Uso |
|---|---|---|
| Consulenza | CONS | Fatture di consulenza |
| Formazione | FORM | Fatture per corsi |
| Prodotti | PROD | Vendita prodotti |
Più sedi operative
| Serie | Prefisso | Uso |
|---|---|---|
| Sede Milano | MI | Documenti sede Milano |
| Sede Roma | RM | Documenti sede Roma |
| Sede Napoli | NA | Documenti sede Napoli |
Distinzione per cliente
| Serie | Prefisso | Uso |
|---|---|---|
| Standard | - | Clienti normali |
| Enterprise | ENT | Clienti enterprise con contratto |
| PA | PA | Pubblica Amministrazione |
Domande frequenti
Posso cambiare il formato di una serie esistente?
Tecnicamente sì, ma è sconsigliato se hai già emesso documenti. Crea piuttosto una nuova serie con il formato desiderato e imposta quella come predefinita.
Cosa succede se cancello un documento?
Il numero rimane “occupato” nel contatore. Se cancelli la fattura 5, la prossima sarà la 6. Questo può creare un salto nella numerazione, che dovrai giustificare in caso di controllo fiscale.
Posso avere più serie predefinite?
No. Ogni tipo di documento può avere una sola serie predefinita. Puoi comunque selezionare manualmente una serie diversa durante la creazione del documento.
Le numerazioni sono separate per tipo documento?
Sì. Fatture (TD01), note di credito (TD04) e altri tipi hanno contatori completamente separati. Puoi avere “Fattura 1/2025” e “Nota di credito 1/2025” senza conflitti.
Cosa significa “Cifre minime”?
È lo zero-padding applicato al numero. Con 4 cifre minime:
- 1 diventa 0001
- 12 diventa 0012
- 123 diventa 0123
- 1234 rimane 1234
Posso iniziare da un numero diverso da 1?
Sì. Usa il campo “Numero iniziale” quando crei la serie. Utile se stai migrando da un altro software e vuoi continuare dalla numerazione esistente.
Prossimi passi
Dopo aver configurato le numerazioni:
- Crea la tua prima fattura e verifica che il numero sia corretto
- Se hai più attività, crea serie separate con prefissi distintivi
- Personalizza il template delle fatture per inserire il logo e i dati aziendali
Hai bisogno di aiuto?
Se hai dubbi sulla configurazione delle numerazioni:
- WhatsApp: +39 351 410 2536
- Email: info@fatturasmart.com
Rispondiamo personalmente, niente bot!
