Migrare da Aruba Fatturazione a FatturaSmart

Passare da Aruba Fatturazione a FatturaSmart è semplice e veloce. In questa guida ti accompagniamo passo passo nel trasferimento di tutti i tuoi dati: clienti, fornitori, prodotti e fatture già emesse.

Cosa puoi migrare

FatturaSmart supporta l’importazione diretta dei dati esportati da Aruba:

Prima di iniziare

Per completare la migrazione ti serviranno:

• Un account FatturaSmart attivo (se non l’hai ancora, registrati gratuitamente)
• Accesso al tuo account Aruba Fatturazione
• Pochi minuti di tempo

Passo 1: Esportare i clienti da Aruba

Come esportare

1. Accedi ad Aruba Fatturazione
2. Dal menu vai su Anagrafiche → Clienti
3. Clicca sul pulsante Esporta (icona con freccia verso il basso)
4. Seleziona il formato Excel o CSV
5. Salva il file sul tuo computer

Importare in FatturaSmart

1. Accedi a FatturaSmart
2. Dal menu laterale clicca su Anagrafiche
3. Clicca il pulsante Importa in alto a destra
4. Seleziona Importa da Aruba
5. Trascina il file esportato nell’area indicata oppure clicca per selezionarlo
6. Clicca Carica File
7. Attendi il completamento dell’importazione

Cosa succede dopo l’importazione

Al termine vedrai un riepilogo con:

• Nuovi elementi: clienti che non esistevano e sono stati creati
• Elementi aggiornati: clienti già presenti che sono stati aggiornati con i nuovi dati

Per ogni cliente importato vedrai: denominazione, Partita IVA e Codice Fiscale.

Passo 2: Esportare i prodotti da Aruba

Come esportare

1. In Aruba Fatturazione vai su Anagrafiche → Prodotti e Servizi
2. Clicca sul pulsante Esporta
3. Scegli il formato Excel o CSV
4. Salva il file sul tuo computer

Importare in FatturaSmart

1. In FatturaSmart vai su Prodotti (nel menu laterale, sotto Anagrafiche)
2. Clicca il pulsante Importa in alto a destra
3. Seleziona Importa da Aruba
4. Trascina il file nell’area di caricamento
5. Clicca Carica File
6. Verifica i risultati dell’importazione

Passo 3: Importare le fatture emesse

Le fatture elettroniche in Italia sono file XML. Per importare le fatture già emesse devi scaricare i file XML originali.

Dove trovare i file XML

Opzione A - Da Aruba Fatturazione:

1. Vai nella sezione Fatture → Emesse
2. Per ogni fattura, clicca sui tre puntini (⋮) o sull’icona di download
3. Seleziona Scarica XML o Scarica P7M (fattura firmata)
4. Salva tutti i file in una cartella sul tuo computer

Opzione B - Dal Cassetto Fiscale (consigliato per archivi completi):

1. Accedi a Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate
2. Vai su Consultazione → Fatture elettroniche e altri dati IVA → Fatture emesse
3. Scarica i file XML delle fatture che vuoi importare

Importare in FatturaSmart

1. In FatturaSmart vai su Fatture Inviate (nel menu laterale)
2. Clicca il pulsante Importa in alto
3. Trascina i file XML o P7M nell’area di caricamento oppure seleziona una cartella intera
4. FatturaSmart elaborerà ogni file e ti mostrerà lo stato dell’importazione:
   • ✅ Importato: fattura aggiunta correttamente
   • ❌ Errore: problema con il file (vedrai il motivo specifico)

Passo 4: Importare le fatture ricevute

Segui lo stesso procedimento delle fatture emesse, ma dalla sezione Fatture Ricevute:

Dove trovare i file XML

Da Aruba Fatturazione:

1. Vai su Fatture → Ricevute
2. Scarica i file XML o P7M delle fatture che vuoi conservare

Dal Cassetto Fiscale (consigliato):

1. Accedi a Fatture e Corrispettivi
2. Vai su Consultazione → Fatture elettroniche e altri dati IVA → Fatture ricevute
3. Scarica i file XML

Importare in FatturaSmart

1. Vai su Fatture Ricevute nel menu laterale
2. Clicca Importa
3. Carica i file XML o P7M
4. Verifica i risultati

Passo 5: Configurare il canale SDI

Il codice destinatario FatturaSmart

Il codice SDI di FatturaSmart è: XN9X2BU

Come aggiornare il codice destinatario

Opzione 1 - Comunicalo ai tuoi fornitori:

Invia una comunicazione ai tuoi fornitori principali indicando il nuovo codice destinatario. Ecco un esempio di messaggio:

“Vi comunichiamo che il nostro nuovo codice destinatario per la fatturazione elettronica è XN9X2BU. Vi preghiamo di aggiornare i vostri archivi per le prossime fatture.”

Opzione 2 - Registralo nel Cassetto Fiscale (consigliato):

1. Accedi a Fatture e Corrispettivi
2. Vai su Registrazione → Registrazione dell’indirizzo telematico
3. Inserisci il codice XN9X2BU
4. Conferma la registrazione

Registrando il codice nel Cassetto Fiscale, tutte le fatture a te destinate verranno automaticamente recapitate a FatturaSmart, anche se il fornitore usa un codice destinatario diverso o generico.

Ordine consigliato per la migrazione

Per ottenere i migliori risultati, importa i dati in questo ordine:

Verifica post-migrazione

Dopo aver completato l’importazione, verifica che tutto sia stato trasferito correttamente:

Checklist di controllo

• Apri la sezione Anagrafiche e verifica che tutti i clienti siano presenti
• Controlla che i dati principali siano corretti (Partita IVA, indirizzo, codice destinatario)
• Apri la sezione Prodotti e verifica prezzi e aliquote IVA
• Scorri le Fatture Inviate per verificare che lo storico sia completo
• Controlla le Fatture Ricevute importate
• Verifica che il codice SDI sia stato registrato correttamente

Domande frequenti

Quanto tempo richiede la migrazione?

La maggior parte degli utenti completa la migrazione in 15-30 minuti. Il tempo dipende dalla quantità di dati da importare:

• 50 clienti e 100 fatture: circa 10 minuti
• 500 clienti e 1000 fatture: circa 30 minuti

I dati vengono duplicati se importo due volte?

No. FatturaSmart riconosce i record esistenti (tramite Partita IVA per i clienti, codice per i prodotti) e li aggiorna invece di creare duplicati.

Posso continuare a usare entrambi i software durante la transizione?

Sì. Puoi mantenere attivo Aruba Fatturazione durante il periodo di prova di FatturaSmart. Una volta verificato che tutto funziona correttamente, potrai chiudere il vecchio account.

Le numerazioni delle fatture vengono mantenute?

Le fatture importate mantengono i loro numeri originali. Per le nuove fatture, FatturaSmart utilizzerà la numerazione che hai configurato nel tuo profilo. Scopri come configurare le numerazioni →

Cosa succede se un file XML non viene importato?

Se un file presenta errori, vedrai il messaggio specifico del problema. Le cause più comuni sono:

• File danneggiato o incompleto
• File non in formato XML valido
• Fattura già presente nel sistema

Puoi riprovare con un nuovo file o contattare l’assistenza.

I file P7M (firmati) di Aruba funzionano?

Sì. FatturaSmart accetta sia file XML che P7M. I file P7M sono fatture firmate digitalmente e vengono processati correttamente.

I pagamenti registrati vengono importati?

Le informazioni sui pagamenti non sono incluse nei file XML standard. Dopo l’importazione dovrai registrare manualmente i pagamenti già ricevuti o usare la funzione di registrazione automatica degli incassi.

Devo configurare qualcosa prima di iniziare a fatturare?

Dopo la migrazione ti consigliamo di:

1. Verificare i dati del tuo profilo aziendale
2. Collegare il Cassetto Fiscale per ricevere automaticamente le fatture passive
3. Registrare il nuovo codice destinatario (XN9X2BU)
4. Configurare il template delle fatture se vuoi personalizzarlo

Cosa cambia rispetto ad Aruba per l’invio delle fatture?

Con FatturaSmart:

• L’invio allo SDI è diretto, senza intermediari
• Ricevi le notifiche di consegna in tempo reale
• Puoi inviare fatture verso la Pubblica Amministrazione
• Hai un’interfaccia più semplice e veloce

Confronto: Aruba vs FatturaSmart

Hai bisogno di aiuto con la migrazione?

Se hai difficoltà durante il trasferimento dei dati, siamo qui per aiutarti:

• WhatsApp: +39 351 410 2536 - Rispondiamo personalmente, niente bot!
• Email: info@fatturasmart.com

Possiamo guidarti passo passo durante la migrazione o, se preferisci, possiamo occuparcene noi per te.

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