Capire lo Stato del Documento

Ogni fattura elettronica su FatturaSmart ha uno stato che ti indica a che punto si trova nel processo di invio. Capire questi stati ti aiuta a sapere se la fattura è stata consegnata al cliente, se ci sono problemi da risolvere, o se devi ancora completare qualche passaggio.

Come leggere lo stato

Nell’elenco delle fatture trovi un’icona colorata accanto ad ogni documento. Passando il mouse sopra l’icona, vedrai una descrizione testuale dello stato.

Consiglio: Quando vedi un’icona che non riconosci, passa il mouse sopra per leggere la descrizione. Su smartphone, tieni premuto sull’icona per vedere il testo.

Gli stati delle fatture inviate

Quando crei e invii una fattura, questa passa attraverso diversi stati. Ecco cosa significa ciascuno:

Bozza

Icona	Descrizione
📝 Foglio con matita	Bozza

La fattura è stata creata ma non ancora inviata. Puoi modificarla liberamente: cambiare importi, aggiungere righe, correggere i dati del cliente.

Cosa puoi fare:

Modificare tutti i dati della fattura
Eliminarla se non ti serve più
Inviarla quando sei pronto

In attesa dell’invio

Icona	Descrizione
⏱️ Orologio	In attesa dell’invio

La fattura è pronta per essere inviata allo SDI (Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate). Questo stato appare quando hai salvato la fattura e il sistema sta preparando l’invio.

Cosa significa: Il documento è in coda per essere trasmesso. Normalmente questo stato dura pochi secondi.

In gestione

Icona	Descrizione
⏱️ Orologio (colorato)	In gestione

La fattura è stata presa in carico dal sistema ed è in fase di elaborazione per l’invio allo SDI. Questo è uno stato transitorio che dura pochi istanti.

Cosa significa: L’invio è in corso, non devi fare nulla. Attendi che il processo si completi.

In attesa della firma

Icona	Descrizione
✍️ Firma	In attesa della firma

Questo stato appare solo per le fatture alla Pubblica Amministrazione quando è richiesta la firma digitale offline.

Cosa devi fare:

Scarica il file XML della fattura
Firmalo con il tuo dispositivo di firma digitale
Carica il file firmato su FatturaSmart

Nota: La maggior parte degli utenti non vedrà mai questo stato. FatturaSmart firma automaticamente le fatture per te, a meno che tu non abbia scelto di firmare manualmente.

Inviata allo SDI

Icona	Descrizione
✈️ Aeroplano	Inviata allo SDI

La fattura è stata trasmessa con successo al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Lo SDI ora la sta verificando e la consegnerà al destinatario.

Cosa significa: La fattura è partita. Entro pochi minuti (o al massimo 5 giorni per casi complessi) riceverai conferma della consegna.

Cosa puoi fare: Attendere la conferma di consegna. Non puoi più modificare la fattura.

Consegnata al Cliente

Icona	Descrizione
✅ Spunta verde	Consegnata al Cliente

Questo è lo stato finale positivo: la fattura è stata consegnata con successo al destinatario.

Cosa significa:

Il tuo cliente ha ricevuto la fattura nel suo cassetto fiscale
La fattura è registrata presso l’Agenzia delle Entrate
Tutto è andato a buon fine

Cosa puoi fare:

Registrare il pagamento quando il cliente ti paga
Inviare la fattura anche via email come promemoria
Creare una nota di credito se devi stornare la fattura

Disponibile nell’area riservata del destinatario

Icona	Descrizione
✅ Spunta arancione	Disponibile in consultazione nell’area riservata del destinatario

La fattura è stata accettata dallo SDI ma non è stato possibile consegnarla direttamente al destinatario (ad esempio perché il cliente non ha un canale attivo per ricevere fatture elettroniche).

Cosa significa: La fattura è valida e il cliente può consultarla accedendo al proprio cassetto fiscale sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

Consiglio: In questo caso è buona prassi inviare la fattura anche via email al cliente, così sa che può trovarla nel suo cassetto fiscale.

Errore Invio

Icona	Descrizione
❌ X rossa	Errore Invio

Lo SDI ha rifiutato la fattura perché contiene errori. Questo può succedere per vari motivi: codice fiscale errato, partita IVA non valida, formato non corretto.

Cosa significa: La fattura non è stata accettata e devi correggerla.

Cosa devi fare:

Leggi il messaggio di errore (trovi i dettagli aprendo la fattura)
Correggi i dati errati
Invia nuovamente la fattura

Importante: Una fattura con errore di invio non esiste fiscalmente. Non è stata registrata presso l’Agenzia delle Entrate e il cliente non l’ha ricevuta.

Stati speciali: Sistema Tessera Sanitaria

Se fatturi prestazioni sanitarie a privati, le tue fatture devono essere inviate anche al Sistema Tessera Sanitaria (Sistema TS) per la dichiarazione precompilata.

Bozza TS

Icona	Descrizione
📝 Foglio + 🏥 TS	Bozza documento per Sistema Tessera Sanitaria

La fattura è una bozza destinata al Sistema TS. Oltre ai dati standard, contiene informazioni sanitarie come il tipo di spesa e l’opposizione del paziente.

In attesa di invio al Sistema TS

Icona	Descrizione
⏱️ Orologio + 🏥 TS (arancione)	In attesa di invio al Sistema Tessera Sanitaria

La fattura è pronta per essere trasmessa al Sistema TS.

Inviata al Sistema TS

Icona	Descrizione
✈️ Aeroplano + 🏥 TS	Inviata al Sistema Tessera Sanitaria

La fattura è stata trasmessa al Sistema TS ed è in attesa di conferma.

Consegnata al Sistema TS

Icona	Descrizione
✅ Spunta + 🏥 TS	Consegnata al Sistema Tessera Sanitaria

La fattura è stata accettata dal Sistema TS. I dati saranno inclusi nella dichiarazione precompilata del paziente (se non ha espresso opposizione).

Stati delle fatture ricevute

Quando ricevi fatture dai tuoi fornitori, vedrai questi stati:

Ricevuta

Icona	Descrizione
✅ Spunta verde	Ricevuta

La fattura è stata ricevuta correttamente nel tuo cassetto fiscale e importata su FatturaSmart.

Ricevuta e accettata

Icona	Descrizione
✅ Spunta verde	Ricevuta e accettata

La fattura è stata ricevuta e hai confermato che i dati sono corretti.

Il flusso completo di una fattura

Ecco come si sviluppa normalmente il ciclo di vita di una fattura:

Bozza → In attesa dell'invio → In gestione → Inviata allo SDI → Consegnata al Cliente

Tempi di elaborazione

Passaggio	Tempo tipico
Da Bozza a Inviata allo SDI	Immediato (pochi secondi)
Da Inviata allo SDI a Consegnata	Da pochi minuti a 5 giorni

Perché a volte ci vuole tempo? Lo SDI elabora milioni di fatture al giorno. Nei periodi di picco (fine mese, scadenze fiscali) i tempi possono allungarsi. In casi rari, lo SDI può impiegare fino a 5 giorni per la consegna.

Cosa puoi fare in base allo stato

Stato	Modificare	Eliminare	Registrare pagamento	Inviare via email
Bozza	✅ Sì	✅ Sì	❌ No	❌ No
In attesa dell’invio	❌ No	❌ No	❌ No	❌ No
In gestione	❌ No	❌ No	❌ No	❌ No
Inviata allo SDI	❌ No	❌ No	❌ No	❌ No
Consegnata al Cliente	❌ No	❌ No	✅ Sì	✅ Sì
Errore Invio	✅ Sì	✅ Sì	❌ No	❌ No

Attenzione: Una volta che la fattura è stata inviata allo SDI, non puoi più modificarla. Se hai commesso un errore, dovrai emettere una nota di credito per stornare la fattura errata e crearne una nuova.

Domande frequenti

La fattura è in stato “Inviata allo SDI” da molto tempo. È normale?

Sì, può capitare. Lo SDI elabora le fatture in ordine di arrivo e nei periodi di picco i tempi si allungano. Se dopo 5 giorni la fattura è ancora in questo stato, contatta il supporto.

Cosa faccio se la fattura ha un errore di invio?

Apri la fattura per leggere il messaggio di errore specifico
Correggi il problema indicato (di solito un dato del cliente errato)
Salva e invia nuovamente

Posso annullare una fattura già consegnata?

No, non puoi annullarla. Devi emettere una nota di credito per stornare l’importo. Consulta la guida: Emettere una Nota di Credito

Come faccio a sapere se il cliente ha ricevuto la fattura?

Quando lo stato diventa “Consegnata al Cliente” (spunta verde), hai la certezza che il cliente l’ha ricevuta nel suo cassetto fiscale.

La fattura è “Disponibile nell’area riservata”. Il cliente l’ha ricevuta?

Tecnicamente sì, ma il cliente deve andare a consultarla attivamente nel suo cassetto fiscale. Ti consigliamo di inviargli anche una copia via email come promemoria.

Prossimi passi

Ora che conosci gli stati delle fatture:

Gestire gli Incassi - Registra i pagamenti ricevuti
Emettere una Nota di Credito - Storna una fattura errata
Fatturare alla Pubblica Amministrazione - Scopri le particolarità delle fatture PA

Hai bisogno di aiuto?

Se hai dubbi sullo stato di una fattura:

WhatsApp: +39 351 410 2536
Email: info@fatturasmart.com

Rispondiamo personalmente, niente bot!