Fatturare alla Pubblica Amministrazione (PA)
Quando emetti una fattura verso un ente pubblico (Comune, ASL, Ministero, Scuola, Università, ecc.), devi seguire regole specifiche diverse dalla fatturazione tra privati. Questa guida ti spiega tutto quello che devi sapere per fatturare correttamente alla PA.
Prima di iniziare
Per emettere fatture alla Pubblica Amministrazione ti servono:
- Un account FatturaSmart attivo e configurato
- Il Codice Univoco dell’ufficio PA destinatario (6 caratteri)
- I codici CIG e/o CUP se previsti dal contratto
- La comprensione della scissione dei pagamenti (split payment)
Cosa cambia rispetto alla fatturazione B2B?
| Aspetto | Fattura a Privati (B2B) | Fattura a PA |
|---|---|---|
| Codice Destinatario | 7 caratteri | 6 caratteri |
| IVA | Addebiti l’IVA al cliente | Spesso con scissione pagamenti |
| Codici obbligatori | Nessuno | CIG e/o CUP (quando previsti) |
| Pagamento IVA | Il cliente paga l’IVA a te | La PA paga l’IVA direttamente allo Stato |
Parte 1: Trovare il Codice Univoco dell’Ente
Il Codice Univoco (chiamato anche “Codice Destinatario PA” o “Codice IPA”) identifica l’ufficio della Pubblica Amministrazione a cui indirizzare la fattura. È composto da 6 caratteri alfanumerici.
Come trovare il Codice Univoco
- Chiedi all’ente pubblico: Il modo più sicuro è richiedere il Codice Univoco direttamente all’ufficio che ti ha commissionato il lavoro
- Consulta l’ordine o il contratto: Spesso il Codice Univoco è indicato nel documento di ordine
- Cerca su IndicePA: Vai su indicepa.gov.it e cerca l’ente per nome
Attenzione: Ogni ente può avere più Codici Univoci per diversi uffici. Assicurati di usare quello corretto per il servizio fatturato.
Esempi di Codici Univoci
| Ente | Possibile Codice |
|---|---|
| Comune | UF1A2B |
| ASL | 3C4D5E |
| Università | 6F7G8H |
Parte 2: Capire CIG e CUP
Quando lavori per la PA, spesso devi indicare nella fattura dei codici identificativi del contratto.
Codice CIG (Codice Identificativo di Gara)
Il CIG identifica la procedura di acquisto (gara, affidamento diretto, ecc.) e serve per la tracciabilità dei flussi finanziari. È composto da 10 caratteri alfanumerici.
Quando è obbligatorio?
- Per appalti e contratti pubblici sopra soglia
- Per affidamenti diretti (spesso con CIG semplificato detto “SmartCIG”)
Dove trovarlo?
- Nel contratto o ordine firmato
- Nella determina di affidamento
- Richiedilo all’ufficio che ti ha commissionato il lavoro
Codice CUP (Codice Unico di Progetto)
Il CUP identifica un progetto di investimento pubblico. È composto da 15 caratteri alfanumerici.
Quando è obbligatorio?
- Per lavori, servizi o forniture legati a progetti di investimento pubblico
- Per finanziamenti PNRR, fondi europei o altri progetti monitorati
Dove trovarlo?
- Nel contratto o atto di incarico
- Nella documentazione del progetto
Importante: Se l’ente ti ha comunicato CIG e/o CUP, è obbligatorio inserirli in fattura. Una fattura senza i codici richiesti verrà rifiutata.
Parte 3: La Scissione dei Pagamenti (Split Payment)
La scissione dei pagamenti (o “split payment”) è un meccanismo per cui la PA paga l’IVA direttamente allo Stato invece che a te.
Come funziona
Quando emetti una fattura di 1.000 euro + IVA (220 euro) verso la PA:
| Senza Split Payment | Con Split Payment |
|---|---|
| Ricevi 1.220 € dal cliente | Ricevi solo 1.000 € dalla PA |
| Tu versi 220 € di IVA allo Stato | La PA versa 220 € di IVA allo Stato |
Quando si applica
Lo split payment si applica alla maggior parte degli enti pubblici:
- Ministeri e amministrazioni centrali
- Regioni, Province, Comuni
- ASL e ospedali pubblici
- Università statali
- Enti pubblici economici
- Società controllate dalla PA
Eccezione: Se sei un forfettario o esente IVA, lo split payment non si applica perché non addebiti l’IVA.
Parte 4: Creare la Fattura PA in FatturaSmart
Passo 1: Avvia una Nuova Fattura
- Dal menu laterale, clicca su Fatture
- Clicca il pulsante Nuova fattura
Passo 2: Inserisci il Cliente PA
- Clicca su Cliente nella parte superiore
- Cerca un cliente esistente oppure clicca Crea nuovo cliente
- Compila i dati dell’ente:
| Campo | Cosa inserire |
|---|---|
| Denominazione | Nome dell’ente (es: “Comune di Milano”) |
| Partita IVA | La Partita IVA dell’ente pubblico |
| Codice Fiscale | Il codice fiscale dell’ente (spesso uguale alla P.IVA) |
| Indirizzo | Sede legale dell’ente |
| Codice Destinatario | Il Codice Univoco di 6 caratteri |
- Salva il cliente
Passo 3: Attiva la Modalità PA
Dopo aver selezionato il cliente, nella sezione dati cliente:
- Cerca la casella Pubblica Amministrazione
- Spunta la casella per indicare che si tratta di una fattura PA
Cosa succede? Il sistema cambia le regole di validazione: il Codice Destinatario deve essere di 6 caratteri invece di 7.
Passo 4: Aggiungi i Codici CIG e CUP (se richiesti)
- Nel menu della fattura, clicca su Aggiungi (o il pulsante con il simbolo +)
- Seleziona Dati ordine di acquisto
- Compila i campi:
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Codice CIG | Il codice identificativo di gara (10 caratteri) |
| Codice CUP | Il codice unico di progetto (15 caratteri) |
| Codice commessa convenzione | Eventuale codice di commessa (opzionale) |
| Numero ordine | Riferimento all’ordine o determina |
| Data ordine | Data del documento di ordine |
- Clicca Conferma per salvare
Suggerimento: Se hai più righe riferite a ordini diversi, puoi specificare a quali righe si riferiscono i dati dell’ordine.
Passo 5: Imposta la Scissione dei Pagamenti
Se l’ente applica lo split payment:
- Vai alla sezione Impostazioni documento (l’icona ingranaggio)
- Nel campo Esigibilità IVA seleziona Scissione dei pagamenti
Il sistema calcolerà automaticamente:
- Imponibile: L’importo dei tuoi servizi/prodotti
- IVA: Calcolata ma non incassata da te
- Totale da pagare: Solo l’imponibile (l’IVA la paga la PA allo Stato)
Passo 6: Aggiungi le Righe
Compila le righe della fattura come al solito:
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Descrizione | Il servizio o prodotto fornito |
| Quantità | Numero di unità |
| Prezzo unitario | Prezzo per unità |
| Aliquota IVA | Seleziona l’aliquota corretta (es: 22%) |
Passo 7: Verifica il Riepilogo
Controlla che:
- Il Codice Destinatario sia di 6 caratteri
- I codici CIG e/o CUP siano inseriti (se richiesti)
- L’esigibilità IVA sia impostata correttamente (split payment se necessario)
- L’importo totale corrisponda a quanto concordato
Passo 8: Invia al SDI
- Clicca su Invia a SDI
- Conferma l’invio
La fattura verrà trasmessa al Sistema di Interscambio che la recapiterà all’ente pubblico.
Parte 5: Dopo l’Invio
Monitorare lo Stato
Dopo l’invio, la fattura può assumere questi stati:
| Stato | Significato |
|---|---|
| Inviata | In elaborazione dal SDI |
| Consegnata | Ricevuta dall’ente PA |
| Accettata | L’ente ha accettato la fattura |
| Rifiutata | L’ente ha rifiutato la fattura (vedi motivazione) |
| Decorrenza termini | Passati 15 giorni senza risposta (equivale ad accettazione) |
Se la Fattura Viene Rifiutata
I motivi più comuni di rifiuto sono:
- CIG/CUP mancante o errato → Verifica i codici con l’ente e riemetti
- Codice Univoco errato → Chiedi il codice corretto all’ufficio competente
- Importo non conforme → Verifica il contratto o l’ordine
- Dati fiscali errati → Controlla P.IVA e denominazione dell’ente
Per correggere, emetti una nuova fattura con i dati corretti.
Esempio Pratico
Situazione: Hai svolto un servizio di consulenza per il Comune di Roma per 2.000 euro + IVA, con CIG 1234567890.
- Crea la fattura e seleziona il Comune di Roma come cliente
- Spunta la casella “Pubblica Amministrazione”
- Verifica che il Codice Destinatario sia di 6 caratteri
- Aggiungi i Dati ordine di acquisto con il CIG “1234567890”
- Imposta l’esigibilità IVA su “Scissione dei pagamenti”
- Aggiungi la riga: “Consulenza professionale - Progetto XYZ”, 2.000 euro, IVA 22%
- Verifica il totale:
- Imponibile: 2.000 euro
- IVA (22%): 440 euro (pagata dalla PA allo Stato)
- Totale da incassare: 2.000 euro
- Invia al SDI
Domande Frequenti
Il CIG è sempre obbligatorio?
No, ma quasi sempre sì per contratti con la PA. Esistono alcune eccezioni per importi molto bassi o specifiche tipologie di acquisto. Se non sei sicuro, chiedi all’ente prima di fatturare.
Cosa succede se sbaglio il Codice Univoco?
La fattura potrebbe non essere recapitata correttamente o essere rifiutata. Dovrai emettere una nuova fattura con il codice corretto.
Come faccio a sapere se applicare lo split payment?
La regola generale è: se l’ente pubblico è nella lista dei soggetti obbligati allo split payment, devi applicarlo. Nel dubbio, chiedi all’ente o al tuo commercialista.
Sono un forfettario, devo usare lo split payment?
No. Se sei in regime forfettario, le tue fatture sono esenti IVA, quindi lo split payment non si applica.
Quanto tempo ha la PA per pagare?
Per legge, la PA deve pagare entro 30 giorni dalla ricezione della fattura (60 giorni per enti sanitari). Puoi verificare la data di ricezione dallo stato “Consegnata” in FatturaSmart.
Posso fatturare alla PA se sono un privato senza Partita IVA?
No. Per fatturare servono la Partita IVA e l’iscrizione al SDI. Se sei un privato, puoi emettere solo prestazioni occasionali con ritenuta d’acconto (ma non tramite fattura elettronica PA).
Checklist Finale
Prima di inviare una fattura PA, verifica:
- Cliente impostato come “Pubblica Amministrazione”
- Codice Destinatario di 6 caratteri
- CIG inserito (se richiesto)
- CUP inserito (se richiesto)
- Scissione pagamenti attivata (se applicabile)
- Importi corretti come da contratto/ordine
- Riferimento all’ordine di acquisto (numero e data)
Hai bisogno di aiuto?
La fatturazione alla PA può sembrare complessa, ma con FatturaSmart diventa semplice. Se hai dubbi:
- WhatsApp: Clicca sull’icona in basso a destra
- Email: supporto@fatturasmart.com
Guide correlate:
- Impostare i Dati Ordine di Acquisto → - Guida dettagliata su CIG, CUP e riferimenti ordine
- Creare una Fattura come Forfettario →
- Configurare la tua Azienda →
