Prima Nota: Come Gestire i Movimenti Finanziari
La Prima Nota è il registro dove FatturaSmart tiene traccia di tutti i movimenti finanziari legati alle tue fatture. Ogni volta che registri un pagamento su una fattura emessa (incasso) o ricevuta (pagamento), il movimento viene automaticamente inserito qui.
A cosa serve la Prima Nota?
La Prima Nota ti permette di:
- Monitorare entrate e uscite in un unico posto
- Filtrare i movimenti per conto, tipo (entrate/uscite) e periodo
- Esportare i dati in Excel per il commercialista o per analisi interne
- Verificare lo stato dei pagamenti di tutte le tue fatture
Nota: La Prima Nota si popola automaticamente quando registri pagamenti sulle fatture. Non è necessario inserire manualmente i movimenti: è sufficiente registrare i pagamenti direttamente dalle fatture.
Accedere alla Prima Nota
- Accedi a FatturaSmart
- Clicca su Prima Nota nel menu laterale (icona con foglio appunti)
Si aprirà la schermata con l’elenco di tutti i movimenti finanziari registrati.
Capire la schermata della Prima Nota
La pagina mostra una tabella con le seguenti colonne:
| Colonna | Descrizione |
|---|---|
| Data | La data in cui è stato registrato il pagamento |
| Conto | Il conto di saldo utilizzato (es. Banca, PayPal, Contanti) |
| Cliente / Fornitore | Il nome del cliente o fornitore collegato |
| Descrizione | Il tipo e numero del documento (es. “Fattura n. 001/2024”) |
| Note | Eventuali note inserite al momento della registrazione |
| Entrate | L’importo incassato (fatture emesse) |
| Uscite | L’importo pagato (fatture ricevute) |
Nella parte inferiore della tabella trovi i totali:
- Totale Entrate: somma di tutti gli incassi visualizzati
- Totale Uscite: somma di tutti i pagamenti visualizzati
Filtrare i movimenti
Puoi restringere la visualizzazione dei movimenti usando i filtri disponibili sopra la tabella.
Filtro per Conto di Saldo
- Clicca sul menu a tendina Conti di Saldo
- Seleziona il conto specifico che vuoi visualizzare
- La tabella mostrerà solo i movimenti relativi a quel conto
Esempio: Se vuoi vedere solo i movimenti del tuo conto “Banca Intesa”, selezionalo dal menu e vedrai esclusivamente gli incassi e pagamenti transitati su quel conto.
Filtro per Tipologia (Entrate/Uscite)
Sopra la tabella trovi tre pulsanti:
- TUTTE: mostra sia entrate che uscite
- ENTRATE: mostra solo gli incassi (fatture emesse)
- USCITE: mostra solo i pagamenti (fatture ricevute)
Clicca sul pulsante desiderato per attivare il filtro.
Filtro per Periodo
- Clicca sul selettore del Periodo (a destra dei filtri)
- Scegli un intervallo predefinito (mese corrente, trimestre, anno) oppure seleziona date personalizzate
- I movimenti verranno filtrati in base al periodo selezionato
Importante: Il filtro per periodo è sempre attivo. Di default mostra il mese corrente. Se non vedi i movimenti che cerchi, verifica di aver selezionato il periodo corretto.
Modificare un movimento
Puoi modificare alcuni dettagli di un movimento già registrato:
- Individua il movimento nella tabella
- Clicca sul pulsante Modifica (icona matita) nella colonna Azioni
- Si aprirà una finestra laterale con il modulo di modifica
Campi modificabili
| Campo | Modificabile | Note |
|---|---|---|
| Conto | ✅ Sì | Puoi cambiare il conto di saldo associato |
| Data | ✅ Sì | Puoi modificare la data del movimento |
| Note | ✅ Sì | Puoi aggiungere o modificare le note interne |
| Importo | ❌ No | L’importo non può essere modificato |
- Modifica i campi desiderati
- Clicca Salva per confermare
Attenzione: L’importo del pagamento non può essere modificato. Se hai bisogno di cambiare l’importo, devi eliminare il movimento e registrare nuovamente il pagamento dalla fattura con l’importo corretto.
Eliminare un movimento
Puoi eliminare un singolo movimento o più movimenti contemporaneamente.
Eliminare un singolo movimento
- Individua il movimento nella tabella
- Clicca sul pulsante Elimina (icona cestino) nella colonna Azioni
- Il movimento verrà rimosso
Eliminare più movimenti
- Seleziona i movimenti cliccando sulla casella di spunta a sinistra di ogni riga
- In alternativa, clicca sulla casella in alto per selezionare tutti i movimenti visibili
- Apparirà una barra fissa in basso con il conteggio degli elementi selezionati
- Clicca su Elimina tutti per rimuovere tutti i movimenti selezionati
Attenzione: L’eliminazione dei movimenti dalla Prima Nota è definitiva e aggiorna automaticamente lo stato di pagamento delle fatture collegate. Alcuni movimenti potrebbero non essere eliminabili se collegati a documenti inviati al Sistema TS.
Esportare la Prima Nota in Excel
Puoi esportare i dati della Prima Nota in un file Excel (.xlsx) per condividerli con il commercialista o per analisi personalizzate.
Come esportare
- Applica i filtri desiderati (periodo, conto, tipo)
- Clicca sul pulsante ESPORTA in alto a destra (icona foglio di calcolo)
- Il file verrà scaricato con il nome
prima_nota.xlsx
Esportare movimenti specifici
Se vuoi esportare solo alcuni movimenti:
- Seleziona i movimenti desiderati cliccando sulle caselle di spunta
- Clicca sul pulsante ESPORTA
- Verranno esportati solo i movimenti selezionati
Suggerimento: Il pulsante di esportazione mostra un tooltip che indica quanti movimenti verranno esportati. Se hai selezionato elementi, mostrerà “Esporta X movimenti selezionati”, altrimenti mostrerà “Esporta tutti i movimenti visualizzati: X”.
Contenuto del file Excel
Il file esportato contiene le seguenti colonne:
- Data: la data del movimento
- Conto: il nome del conto di saldo
- Cliente / Fornitore: il nome del cliente o fornitore
- Descrizione: tipo e numero del documento
- Entrate: importi incassati
- Uscite: importi pagati
Navigare ai documenti collegati
Dalla Prima Nota puoi accedere rapidamente ai documenti originali:
Visualizzare la fattura
- Clicca sulla descrizione del movimento (es. “Fattura n. 001/2024”)
- Si aprirà l’anteprima PDF della fattura collegata
Visualizzare il cliente/fornitore
- Clicca sul nome del cliente o fornitore
- Verrai reindirizzato alla scheda anagrafica del cliente
Ordinare i movimenti
Di default, i movimenti sono ordinati per data in ordine decrescente (i più recenti in alto).
Per cambiare l’ordinamento:
- Clicca sull’intestazione della colonna Data
- Clicca nuovamente per invertire l’ordine (crescente/decrescente)
Visualizzazione su dispositivi mobili
Su smartphone e tablet, la Prima Nota viene mostrata in formato schede invece che tabella, per una migliore leggibilità:
- Ogni movimento appare come una scheda con le informazioni principali
- Nome del cliente e importo sono in evidenza
- I dettagli (data, conto, descrizione) sono mostrati sotto
- I pulsanti di modifica ed eliminazione sono sempre accessibili
Domande frequenti
Perché non vedo i movimenti che ho registrato?
Verifica i filtri attivi:
- Periodo: potrebbe essere impostato su un mese diverso
- Tipo: potrebbe essere attivo il filtro “Solo Entrate” o “Solo Uscite”
- Conto: potrebbe essere selezionato un conto specifico
Prova a cliccare su “TUTTE” e ad ampliare il periodo di visualizzazione.
Posso creare movimenti manuali nella Prima Nota?
No. I movimenti in Prima Nota vengono creati automaticamente quando registri un pagamento da una fattura. Per aggiungere un movimento:
- Vai alla fattura interessata
- Clicca su “Registra pagamento”
- Compila i dati del pagamento
Il movimento apparirà automaticamente in Prima Nota.
Come posso correggere un importo sbagliato?
L’importo di un movimento non può essere modificato direttamente. Per correggere un importo:
- Elimina il movimento dalla Prima Nota
- Vai alla fattura collegata
- Registra nuovamente il pagamento con l’importo corretto
I movimenti eliminati dalla Prima Nota eliminano anche i pagamenti dalle fatture?
Sì. Eliminando un movimento dalla Prima Nota, il pagamento viene rimosso anche dalla fattura collegata, che tornerà allo stato “da pagare” (totale o parziale).
Posso esportare la Prima Nota in PDF?
Attualmente l’esportazione è disponibile solo in formato Excel (.xlsx). Puoi aprire il file Excel e salvarlo come PDF se necessario.
Come vengono calcolati i totali
I totali mostrati in fondo alla tabella si riferiscono ai movimenti attualmente visualizzati, non a tutti i movimenti esistenti:
- Se hai applicato filtri, i totali rifletteranno solo i movimenti filtrati
- Se hai selezionato movimenti specifici, i totali continueranno a mostrare tutti i movimenti visibili (non solo quelli selezionati)
Esempio: Se filtri per “Solo Entrate” nel mese di Gennaio, vedrai il totale delle sole entrate di Gennaio. Cambiando filtro vedrai i totali aggiornati di conseguenza.
Prossimi passi
Ora che sai come usare la Prima Nota:
- Configura i Conti di Saldo per organizzare meglio i tuoi movimenti
- Configura la registrazione automatica degli incassi per risparmiare tempo
- Esporta regolarmente i dati per il tuo commercialista
Hai bisogno di aiuto?
Se hai dubbi sull’utilizzo della Prima Nota:
- WhatsApp: +39 351 410 2536
- Email: info@fatturasmart.com
Rispondiamo personalmente, niente bot!
