App FatturaSmart per i dipendenti
Incluso nel piano Max: la gestione Dipendenti è inclusa nel piano Max di FatturaSmart a €149,99/anno + IVA fino a 5 dipendenti (che comprende anche fatturazione illimitata, magazzino, Sistema TS e API pubbliche). Si attiva dopo l’accettazione dell’accordo sul trattamento dei dati. Scopri il modulo Dipendenti.
Per i datori di lavoro: questa guida è scritta per i tuoi dipendenti. Puoi inoltrare loro il link di questa pagina insieme all’invito.
Il tuo datore di lavoro usa FatturaSmart per gestire presenze, ferie e buste paga. Con l’app FatturaSmart sul tuo telefono puoi timbrare, vedere le tue presenze, chiedere ferie e permessi, comunicare la malattia, inviare le note spese e ricevere le buste paga.
Passo 1: Installa l’App
Cerca FatturaSmart nell’App Store (iPhone) o in Google Play (Android) e installa l’app. Non ti serve altro: l’accesso si attiva dal link che ricevi via email.
Passo 2: Attiva il Tuo Accesso
Il tuo datore di lavoro ti invia un’email di invito. Il link è valido 7 giorni.
- Apri il link dell’email dal telefono: si apre la schermata Attiva il tuo accesso dipendente
- Leggi l’informativa privacy
- Spunta Ho letto e accetto l’informativa privacy
- Tocca Accetta e attiva
Puoi rileggere l’informativa in qualsiasi momento da Altro → Informativa privacy. L’informativa completa ti viene fornita dal tuo datore di lavoro.
Accessi successivi
Non c’è nessuna password. Quando serve un nuovo accesso ricevi via email un link valido 15 minuti, utilizzabile una sola volta. Dopo l’accesso resti collegato per 30 giorni.
Se apri un link scaduto o già usato compare Link non valido: inserisci la tua email e tocca Inviami un nuovo link, oppure chiedi un nuovo invito al tuo datore di lavoro.
Com’è Organizzata l’App
In basso trovi quattro sezioni:
| Sezione | Cosa trovi |
|---|---|
| Timbra | Il pulsante per timbrare e le timbrature di oggi |
| Presenze | Il riepilogo del mese: ore lavorate, previste, straordinario, assenze |
| Richieste | Le tue richieste di ferie, permessi e assenze, e il bilancio ferie e permessi |
| Altro | Buste paga, Note spese, Orario di lavoro, Festività, Informativa privacy ed Esci |
Timbrare l’Entrata e l’Uscita
- Apri la sezione Timbra
- Tocca Timbra ingresso quando inizi a lavorare
- Tocca Timbra uscita quando finisci
Dopo ogni timbratura compare Timbratura registrata e la trovi nell’elenco Oggi. L’orario viene assegnato dal server di FatturaSmart, non dall’orologio del telefono.
Senza connessione? Timbra lo stesso: compare Timbratura in coda, verrà inviata e la timbratura parte automaticamente appena torna la connessione, senza duplicati e con l’orario in cui l’hai fatta. Se resta in coda per più di 24 ore viene scartata: comunica l’orario al titolare, che la aggiunge a mano.
Mese chiuso: se il datore di lavoro ha chiuso il mese, compare l’avviso Il mese è chiuso: non è più modificabile e per quel mese non puoi più timbrare né modificare richieste.
La posizione alla timbratura
Se il tuo datore di lavoro ha attivato la rilevazione della posizione, nella schermata Timbra vedi l’indicazione Timbratura con rilevazione posizione. In quel caso:
- la posizione viene letta solo nel momento in cui timbri e solo mentre usi l’app, mai in background;
- le coordinate non vengono conservate: resta registrato solo se la timbratura è avvenuta dentro o fuori dall’area della sede;
- se non concedi il permesso di accesso alla posizione, la timbratura viene registrata comunque.
Consultare le Presenze
Nella sezione Presenze vedi il mese con le ore Lavorate, Previste, lo Straordinario e le Assenze. Se un giorno ha qualcosa da sistemare compare un’indicazione:
| Indicazione | Significato |
|---|---|
| Timbratura mancante | Hai timbrato l’ingresso ma non l’uscita |
| Uscita senza ingresso | Risulta un’uscita prima dell’ingresso |
| Fuori sede | La timbratura risulta fuori dall’area della sede |
| Ore diverse dal previsto | Le ore lavorate si discostano da quelle previste |
Se noti un errore, segnalalo al tuo datore di lavoro: può correggere le timbrature dal suo pannello.
Chiedere Ferie e Permessi
- Apri Richieste e tocca Nuova richiesta
- Scegli il tipo (ad esempio Ferie o un permesso) tra quelli previsti dal tuo datore di lavoro
- Indica Dal, Al e le Ore; se vuoi, aggiungi una Nota
- Tocca Invia richiesta
La richiesta resta In attesa finché non viene decisa, poi diventa Approvata o Rifiutata. Tocca una richiesta per aprire il Dettaglio richiesta con l’eventuale Nota del responsabile.
Alcuni tipi, come smart working o trasferta, non sono assenze: indicano come hai lavorato quel giorno.
Sempre in Richieste trovi il Bilancio ferie e permessi, con il saldo attuale e il riepilogo dell’anno (maturato, goduto, residuo).
Comunicare la Malattia
- Apri Richieste e tocca Nuova richiesta
- Scegli Malattia
- Inserisci solo il Numero di protocollo del certificato: non servono note né informazioni sulla tua salute
- Tocca Invia richiesta
La malattia viene registrata subito, senza approvazione. Il numero di protocollo è conservato cifrato.
Se Sei Responsabile di un Team
Se il datore di lavoro ti ha indicato come responsabile di alcuni colleghi, in Richieste trovi anche Richieste del team: da lì puoi Approvare o Rifiutare le loro richieste di ferie e permessi.
Inviare le Note Spese
- Apri Altro → Note spese: trovi la nota spese del mese in corso
- Tocca Aggiungi voce e scegli il tipo:
- Scontrino: tocca Fotografa lo scontrino; l’app legge la foto e precompila data, importo e descrizione. Controlla i dati e correggili se serve
- Km: indica data, descrizione e Km percorsi e scegli la Tariffa; l’app mostra l’Importo calcolato
- Tocca Salva voce
- Quando hai inserito tutte le spese del mese, tocca Invia nota spese
La nota spese passa da Bozza a Inviata e, dopo la decisione del datore di lavoro, ad Approvata o Rifiutata.
Ricevere le Buste Paga
Quando il datore di lavoro distribuisce le buste paga, ricevi un’email con il link per accedere (il PDF non è allegato all’email).
- Apri Altro → Buste paga
- Tocca la busta paga per aprire e scaricare il PDF
Ogni busta paga mostra lo stato Consegnata e, dopo che l’hai aperta, Letta.
Altre Informazioni in Altro
- Orario di lavoro: il tuo contratto in vigore, le ore settimanali e l’orario di ogni giorno
- Festività: le festività nazionali e aziendali
- Informativa privacy: da rileggere quando vuoi
- Esci: per scollegarti dall’app
Apri l’app per vedere lo stato aggiornato di richieste e note spese e le nuove buste paga.
Hai bisogno di aiuto?
Per dubbi su presenze, ferie o buste paga rivolgiti al tuo datore di lavoro. Per problemi tecnici con l’app contattaci su WhatsApp cliccando l’icona in basso a destra, oppure scrivi a supporto@fatturasmart.com.
Domande Frequenti
Devo creare una password per usare l'app?
No. Attivi l'accesso dal link dell'email di invito, valido 7 giorni. Per gli accessi successivi ricevi via email un link valido 15 minuti e utilizzabile una sola volta; resti collegato per 30 giorni.
Posso timbrare se non ho connessione?
Sì. La timbratura resta in coda nell'app e viene inviata automaticamente appena torna la connessione, senza duplicati, con l'orario in cui hai premuto il pulsante. Apri l'app appena hai di nuovo connessione: se la timbratura arriva dopo più di 24 ore, o se nel frattempo il mese è stato chiuso, viene scartata. In quel caso comunica l'orario al titolare, che la aggiunge a mano.
L'app registra la mia posizione?
Solo se il tuo datore di lavoro ha attivato la rilevazione della posizione, e in quel caso l'app te lo indica. La posizione viene letta solo nel momento in cui timbri, mai in background; le coordinate non vengono conservate, resta solo l'esito dentro o fuori dall'area della sede. Se neghi il permesso, la timbratura viene registrata comunque.
Come so se la mia richiesta di ferie è stata approvata?
Apri l'app e vai in Richieste: ogni richiesta mostra lo stato aggiornato (In attesa, Approvata, Rifiutata) e, nel dettaglio, l'eventuale nota del responsabile.
