Carico e scarico da documenti
Incluso nel piano Max: la gestione Magazzino è inclusa nel piano Max di FatturaSmart a €149,99/anno + IVA (che comprende anche fatturazione illimitata, gestione dipendenti, Sistema TS e API pubbliche per sviluppatori).
In FatturaSmart la giacenza si aggiorna a partire dai tuoi documenti: le vendite (fatture e DDT) scaricano il magazzino in automatico, mentre gli acquisti si caricano dalle fatture ricevute con un pannello che ti propone gli abbinamenti e aspetta la tua conferma. Ogni variazione resta tracciata come movimento nella scheda Stock del prodotto.
Muovono il magazzino solo le righe collegate a un prodotto del catalogo gestito a magazzino. Le righe a testo libero o con prodotti non gestiti non toccano le giacenze.
I Tipi di Movimento
| Movimento | Quando avviene |
|---|---|
| Carico iniziale | Alla prima attivazione del magazzino, dalla giacenza iniziale del prodotto |
| Acquisto | Quando confermi il carico da una fattura ricevuta |
| Vendita | Quando una fattura esce dalla bozza o un DDT viene segnato come inviato |
| Carico manuale | Carico registrato a mano dalla scheda Stock |
| Scarico manuale | Scarico registrato a mano dalla scheda Stock |
| Rettifica | Correzione della giacenza: a mano, da un Inventario o come storno automatico |
| Reso da cliente | Da una nota di credito che emetti: la merce rientra in magazzino |
| Reso a fornitore | Da una nota di credito ricevuta: la merce esce dal magazzino |
Quando un documento torna indietro (scarto SDI, annullamento, ritorno in bozza) FatturaSmart registra in automatico uno storno: nello storico compare come Rettifica di segno opposto e annulla il movimento originale. Lo storico resta completo e la giacenza torna corretta.
Scarico dalle Vendite
Fatture
Una fattura scarica il magazzino quando esce dalla bozza, ad esempio quando la invii allo SDI. Il movimento è di tipo Vendita e riduce la giacenza della quantità fatturata.
Lo scarico viene stornato in automatico se:
- la fattura viene scartata dallo SDI
- la fattura viene annullata
- la fattura viene riportata in bozza
Le fatture create tramite le API pubbliche non movimentano il magazzino, perché le loro righe non sono collegate a un prodotto del catalogo. Anche le autofatture e le integrazioni (TD16–TD23 e TD28) non muovono mai il magazzino.
L’interruttore “Movimenta magazzino” sulle righe
Nel modulo fattura, ogni riga collegata a un prodotto ha l’interruttore Movimenta magazzino. Disattivalo sulle righe che non devono scaricare la giacenza, per esempio merce già scaricata con un DDT.
DDT
Un DDT scarica il magazzino quando lo segni come inviato. Lo scarico resta valido se il DDT viene accettato o convertito; viene stornato se il DDT torna in bozza o viene rifiutato.
Quando converti un DDT in fattura, la fattura non scarica di nuovo la merce: lo scarico è già avvenuto con il DDT.
Note di credito emesse
Una nota di credito che emetti (TD04 o TD08) rimette la merce in magazzino con un movimento di Reso da cliente.
Documenti che non muovono il magazzino
Preventivi, proforma, ordini, rapportini e ordini a fornitore non muovono mai le giacenze.
Fatture e DDT possono portare la giacenza in negativo. L’opzione Blocca oversell del prodotto blocca solo gli Scarichi manuali e le Rettifiche negative, non le vendite. Se una giacenza è negativa, correggila con un Inventario o registra il carico mancante.
Carico dalle Fatture Ricevute
Quando ricevi una fattura da un fornitore, carichi le quantità acquistate abbinando le righe del documento ai tuoi prodotti. FatturaSmart ti propone gli abbinamenti, ma niente entra in giacenza finché non confermi.
Passo 1: Apri la fattura ricevuta
Vai su Fatture Ricevute e apri l’anteprima della fattura di acquisto.
Passo 2: Apri il pannello Carico magazzino
Nell’anteprima clicca su Carico magazzino. Si apre il pannello laterale con le righe del documento.
Passo 3: Controlla i prodotti suggeriti
Per ogni riga FatturaSmart prova a proporti il prodotto giusto, indicandolo con il badge Suggerito. Il suggerimento arriva, in quest’ordine:
- dagli abbinamenti che hai già confermato con quel fornitore (codice articolo o descrizione del fornitore): FatturaSmart li ricorda, così dalla seconda fattura in poi le righe si abbinano da sole
- dai prodotti dell’ordine a fornitore collegato alla fattura (badge Da ordine)
- dal codice o dal nome dei prodotti del tuo catalogo
Se il suggerimento non è corretto, o manca, cerca e scegli il prodotto. Puoi scegliere solo prodotti gestiti a magazzino.
Passo 4: Verifica quantità e costo
Per ogni riga da caricare:
- controlla la Qtà carico
- controlla il Costo unitario: se lo lasci vuoto viene usato il prezzo di riga al netto degli sconti
- lascia attivo Movimenta giacenza (disattivalo sulle righe da non caricare, come spese di trasporto o servizi)
Passo 5: Conferma il carico
Clicca su Conferma carico. Le quantità vengono aggiunte alla giacenza come movimento di Acquisto e il costo unitario aggiorna il costo medio ponderato del prodotto.
Puoi correggere un carico già confermato. Riapri Carico magazzino, modifica quantità o costo e conferma di nuovo: il movimento precedente viene sostituito. Se disattivi Movimenta giacenza su una riga già caricata e confermi, il carico viene annullato e il costo medio torna com’era.
Ordine a fornitore collegato
In cima al pannello trovi l’ordine a fornitore collegato alla fattura. Se la fattura del fornitore riporta il numero del tuo ordine come riferimento d’ordine d’acquisto, FatturaSmart te lo propone tra gli Ordini suggeriti: clicca su Collega per abbinarlo, oppure su Scollega per rimuovere un collegamento. Trovi i dettagli in Ordini a fornitore.
Note di credito ricevute
Se apri Carico magazzino su una nota di credito ricevuta, il pannello diventa Reso a fornitore: le quantità che confermi vengono scaricate dal magazzino con un movimento di Reso a fornitore.
Verificare i Movimenti
Apri il prodotto, vai nella scheda Stock e consulta la tabella Movimenti: trovi ogni carico, scarico e storno con tipo, quantità, costo unitario e data. La Giacenza attuale in alto riflette sempre la somma di tutti i movimenti.
Prossimi Passi
- Ordini a fornitore – ordinare la merce e seguire l’evasione con le fatture ricevute
- Inventario e rettifiche di giacenza – correggere manualmente la giacenza
- Avvisi scorte minime – sapere quando un prodotto sta per esaurirsi
Hai bisogno di aiuto?
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Domande Frequenti
Le fatture ricevute caricano il magazzino in automatico?
No, il carico è assistito. Apri Carico magazzino sulla fattura ricevuta, FatturaSmart ti propone i prodotti da abbinare alle righe e niente viene caricato finché non clicchi su Conferma carico.
Quando una fattura di vendita scarica il magazzino?
Quando esce dalla bozza, ad esempio quando la invii allo SDI. Se la fattura viene scartata dallo SDI, annullata o riportata in bozza, lo scarico viene stornato in automatico.
Se converto un DDT in fattura la merce viene scaricata due volte?
No. Il DDT scarica la merce quando lo segni come inviato e la fattura ottenuta dalla conversione non la scarica una seconda volta.
Blocca oversell impedisce di fatturare più della giacenza disponibile?
No. Blocca oversell agisce solo sugli Scarichi manuali e sulle Rettifiche negative. Fatture e DDT scaricano sempre la merce, anche se la giacenza diventa negativa.
