Presenze e timbrature
Incluso nel piano Max: la gestione Dipendenti è inclusa nel piano Max di FatturaSmart a €149,99/anno + IVA fino a 5 dipendenti (che comprende anche fatturazione illimitata, magazzino, Sistema TS e API pubbliche). Si attiva dopo l’accettazione dell’accordo sul trattamento dei dati. Scopri il modulo Dipendenti.
Con FatturaSmart i dipendenti timbrano dall’app con un solo pulsante e tu trovi il foglio presenze del mese già calcolato: ore lavorate, previste, assenze, straordinario e le anomalie da controllare. A fine mese chiudi il periodo e il riepilogo parte verso il tuo consulente del lavoro.
Contratti e Orario Settimanale
Le ore previste di ogni giorno dipendono dal contratto del dipendente. Per impostarlo apri la scheda del dipendente e vai su Contratti.
Passo 1: Crea un contratto
Clicca su Nuovo contratto e compila:
| Campo | A cosa serve |
|---|---|
| Inizio / Fine | Il periodo di validità del contratto; scegli Tempo indeterminato se non ha una scadenza |
| Livello CCNL | Il livello di inquadramento |
| Part-time (%) | La percentuale di part-time, se prevista |
| Descrizione | Una nota libera sul contratto |
| Tipo di orario | Rigido (fasce orarie) oppure Flessibile (ore al giorno) |
Passo 2: Imposta l’orario di ogni giorno
- Con l’orario Rigido (fasce orarie) indichi, per ogni giorno lavorativo, Entrata, Uscita e Pausa (min).
- Con l’orario Flessibile (ore al giorno) indichi per ogni giorno lavorativo solo i Minuti da lavorare.
Senza contratto: se un dipendente non ha contratti, le ore previste si calcolano dalle Ore settimanali della sua anagrafica distribuite su 5 giorni. Se invece ha dei contratti, può timbrare solo nei giorni coperti da uno di essi.
Come Timbrano i Dipendenti
I dipendenti timbrano dall’app FatturaSmart per iOS e Android (non è prevista la timbratura dal sito web):
- nella schermata Timbra c’è un solo pulsante, che mostra Timbra ingresso o Timbra uscita a seconda dell’ultima timbratura;
- con la connessione attiva, l’orario della timbratura è assegnato dal server di FatturaSmart, non dall’orologio del telefono;
- se il telefono è offline, la timbratura resta in coda e viene inviata automaticamente appena torna la connessione, senza duplicati e con l’orario in cui è stata fatta; nel foglio presenze compare con il badge Sincronizzata offline e, al passaggio del mouse, con la data e l’ora in cui è arrivata;
- una timbratura in coda che arriva dopo più di 24 ore, o quando il mese è già stato chiuso, viene scartata: in quel caso aggiungila tu dal foglio presenze, indicando la motivazione;
- quando il mese è chiuso, per quel mese non si può più timbrare.
La procedura lato dipendente è descritta nella guida App per i dipendenti.
Il Foglio Presenze Mensile
Apri la scheda del dipendente e vai su Presenze. Per il mese selezionato trovi:
| Voce | Significato |
|---|---|
| Lavorate | Le ore risultanti dalle timbrature |
| Previste | Le ore previste dal contratto, al netto delle festività |
| Assenze | Le ore di ferie, permessi e altre assenze |
| Straordinario | La differenza tra ore lavorate e ore previste |
| Anomalie | Il numero di anomalie da controllare nel mese |
Sotto il riepilogo c’è il dettaglio giorno per giorno con le Timbrature.
Le 4 anomalie
FatturaSmart segnala automaticamente i giorni da ricontrollare:
| Anomalia | Quando compare |
|---|---|
| Timbratura mancante | C’è un’entrata senza la relativa uscita |
| Uscita senza entrata | L’uscita risulta registrata prima dell’entrata |
| Fuori sede | La timbratura risulta fuori dall’area impostata (solo se hai attivato la rilevazione della posizione) |
| Ore diverse dal previsto | La differenza tra ore lavorate e previste supera la tolleranza impostata (solo nei giorni con almeno una timbratura: un giorno lavorativo senza timbrature non viene segnalato) |
Le anomalie servono a individuare le registrazioni da verificare e, se necessario, correggere: ad esempio un’uscita dimenticata a fine giornata.
Correggere le Timbrature
Dalla scheda Presenze puoi usare Aggiungi timbratura, Modifica timbratura ed Elimina timbratura.
- Scegli il Verso (Entrata o Uscita)
- Indica Data e Ora
- Compila il Motivo della correzione: è obbligatorio e resta nel registro delle modifiche
Non puoi registrare una timbratura nel futuro, né in un giorno non coperto da un contratto del dipendente.
Festività
In Dipendenti → Impostazioni, sezione Festività, trovi l’elenco dei giorni che non contano nelle ore previste:
- le festività nazionali sono già presenti, compresa la festa di San Francesco (4 ottobre) dal 2026;
- con Aggiungi festività inserisci le festività aziendali (ad esempio il santo patrono), indicando Data, Nome e, se si ripete, Ogni anno.
Chiusura del Mese
Quando il mese è completo e controllato, vai in Dipendenti → Chiusura mese e clicca su Chiudi mese.
- I dipendenti non possono più timbrare né modificare richieste per quel mese.
- Se hai impostato l’email del consulente del lavoro, il file delle presenze gli viene inviato automaticamente; altrimenti puoi esportarlo a mano. Vedi Export per il consulente del lavoro.
- Se devi sistemare qualcosa, clicca su Riapri. Se modifichi il mese dopo la chiusura, FatturaSmart ti ricorda di inviare di nuovo il file al consulente con Riesporta.
Impostazioni delle Presenze
In Dipendenti → Impostazioni, sezione Presenze:
| Impostazione | Cosa fa |
|---|---|
| Tolleranza monte ore (minuti) | Oltre questa differenza tra ore lavorate e previste il giorno è segnalato come anomalia (predefinito 10 minuti) |
| Rileva la posizione alla timbratura | Disattivato per impostazione predefinita; vedi sotto |
Rilevazione della posizione alla timbratura
La rilevazione della posizione serve solo all’accuratezza delle presenze: l’esito della verifica (dentro o fuori dall’area della sede) aiuta a validare le timbrature registrate e non è usato per altri scopi.
Statuto dei Lavoratori, art. 4: la rilevazione della posizione è disattivata per impostazione predefinita. Per attivarla devi indicare la Base giuridica richiesta dall’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori (L. 300/1970), scegliendo tra Accordo sindacale e Autorizzazione INL (Ispettorato Nazionale del Lavoro), e indicare nel campo Dichiarato da chi ne attesta la sussistenza. FatturaSmart registra anche quando l’attestazione è stata resa. Non attivare la funzione senza uno di questi presupposti.
Come funziona, quando è attiva:
- la posizione viene letta una sola volta, al momento della timbratura, e solo mentre l’app è in uso: nessun tracciamento continuo o in background;
- le coordinate vengono confrontate con l’area della sede e poi scartate: resta registrato solo l’esito, dentro o fuori area;
- l’area è una sola per azienda e si imposta con Latitudine sede, Longitudine sede e Raggio sede (metri), da 10 a 10.000 metri;
- se il dipendente non concede l’accesso alla posizione, la timbratura viene comunque registrata;
- nell’app il dipendente vede l’indicazione Timbratura con rilevazione posizione, così sa sempre quando la funzione è attiva.
Ricorda: la rilevazione della posizione va descritta nell’informativa che consegni ai dipendenti, che resta a tuo carico come titolare del trattamento.
Prossimi Passi
- Ferie, permessi e malattia – come le assenze entrano nel foglio presenze
- Export per il consulente del lavoro – inviare le presenze del mese al consulente
- App per i dipendenti – come timbrano i tuoi dipendenti
Hai bisogno di aiuto?
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Domande Frequenti
I dipendenti possono timbrare senza connessione internet?
Sì. La timbratura resta in coda nell'app e viene inviata automaticamente appena torna la connessione, senza creare duplicati, e viene registrata all'orario in cui il dipendente ha premuto il pulsante. Nel foglio presenze la riconosci dal badge Sincronizzata offline, che indica quando è arrivata al server. Vale se la timbratura arriva entro 24 ore: oltre, oppure se nel frattempo il mese è stato chiuso, l'app la scarta e la aggiungi tu a mano indicando la motivazione.
Posso correggere una timbratura sbagliata o mancante?
Sì. Dalla scheda Presenze del dipendente puoi aggiungere, modificare o eliminare una timbratura. Il Motivo della correzione è obbligatorio e resta nel registro delle modifiche; non puoi registrare timbrature nel futuro.
La geolocalizzazione è attiva di default?
No. La rilevazione della posizione è disattivata per impostazione predefinita. Per attivarla devi indicare la base giuridica prevista dall'art. 4 dello Statuto dei Lavoratori (accordo sindacale o autorizzazione dell'Ispettorato del Lavoro) e chi la attesta. Anche quando è attiva, la posizione è letta solo al momento della timbratura e le coordinate non vengono conservate.
Come viene calcolato lo straordinario?
Lo straordinario è la differenza tra le ore lavorate e le ore previste dal contratto del dipendente. Se il dipendente non ha un contratto, le ore previste si calcolano dalle ore settimanali della sua scheda distribuite su 5 giorni.
