Note spese e rimborsi chilometrici
Incluso nel piano Max: la gestione Dipendenti è inclusa nel piano Max di FatturaSmart a €149,99/anno + IVA fino a 5 dipendenti (che comprende anche fatturazione illimitata, magazzino, Sistema TS e API pubbliche). Si attiva dopo l’accettazione dell’accordo sul trattamento dei dati. Scopri il modulo Dipendenti.
Con FatturaSmart le note spese non passano più per fogli e buste di scontrini: il dipendente fotografa lo scontrino dall’app, i dati vengono precompilati automaticamente e a fine mese invia la nota spese. Tu la approvi dal web e le spese approvate arrivano al consulente del lavoro con il file mensile.
Prima di Iniziare: le Tariffe Chilometriche
Se i tuoi dipendenti usano un mezzo proprio per lavoro, definisci le tariffe di rimborso al km.
- Vai in Dipendenti → Impostazioni, sezione Rimborsi chilometrici
- Inserisci Veicolo / descrizione (ad esempio “Auto propria” o “Moto”)
- Inserisci la tariffa in € al km
- Clicca su Aggiungi tariffa
Le tariffe non si modificano: per cambiarne una, clicca su Disattiva e creane una nuova. Una tariffa disattivata non si può più usare per nuovi rimborsi e non si può riattivare; le note spese già registrate non cambiano.
Come il Dipendente Registra le Spese
Nell’app FatturaSmart il dipendente apre Altro → Note spese, dove trova la nota spese del mese corrente, e tocca Aggiungi voce. Le voci possono essere di due tipi.
Scontrino
- Sceglie Scontrino e tocca Fotografa lo scontrino
- FatturaSmart legge l’immagine e precompila Data, Importo e Descrizione con i dati riconosciuti
- Il dipendente controlla i dati, li corregge se serve (sono sempre modificabili) e tocca Salva voce
Rimborso chilometrico
- Sceglie Km
- Indica Data, Descrizione e Km percorsi
- Sceglie la Tariffa tra quelle che hai definito
- L’app mostra l’Importo calcolato (km inseriti × tariffa al km) e il dipendente tocca Salva voce
Invio mensile
Quando ha inserito tutte le voci del mese, il dipendente tocca Invia nota spese. La nota spese passa da Bozza a Inviata e la trovi tra quelle da approvare.
I passaggi lato dipendente sono descritti anche nella guida App per i dipendenti.
Approvare o Rifiutare una Nota Spese
Passo 1: Apri Note spese
Vai in Dipendenti → Note spese. L’elenco mostra per ogni nota spese Dipendente, Mese, Totale e stato, filtrabile tra Bozza, Da approvare, Approvate e Rifiutate.
Passo 2: Controlla le voci
Apri la nota spese: trovi l’elenco delle voci con Data, Descrizione e Importo, ciascuna indicata come Scontrino o Rimborso km con i chilometri percorsi. Per le voci con scontrino puoi scaricare la Ricevuta.
Passo 3: Decidi
Se vuoi, scrivi una Nota della decisione, poi clicca su Approva o Rifiuta. Lo stato aggiornato è visibile al dipendente nell’app, nella sezione Note spese.
Nota: solo il titolare può scaricare le ricevute; gli altri utenti del profilo vedono le note spese in sola lettura.
Dove Vanno i Rimborsi
Le note spese approvate vengono incluse nel file mensile per il consulente del lavoro (nel foglio Note spese dell’export XLSX), così il consulente le riceve insieme alle presenze del mese. Vedi Export per il consulente del lavoro.
Le note spese non vengono registrate in Prima Nota.
Prossimi Passi
- Export per il consulente del lavoro – come le note spese approvate arrivano al consulente
- App per i dipendenti – la guida da condividere con i dipendenti
Hai bisogno di aiuto?
Contattaci su WhatsApp cliccando l’icona in basso a destra, oppure scrivi a supporto@fatturasmart.com.
Domande Frequenti
Il dipendente deve ricopiare a mano i dati dello scontrino?
No. Quando il dipendente fotografa lo scontrino dall'app, FatturaSmart legge l'immagine e precompila data, importo e descrizione. I dati sono sempre modificabili prima di salvare la voce.
Come si calcola il rimborso chilometrico?
Il rimborso è pari ai chilometri inseriti dal dipendente moltiplicati per la tariffa al km che hai definito tu nelle impostazioni. L'app mostra l'importo calcolato prima del salvataggio.
Le note spese approvate finiscono in Prima Nota?
No. Le note spese approvate vengono incluse nel file mensile inviato al consulente del lavoro, nel foglio Note spese dell'export XLSX; non vengono registrate in Prima Nota.
Posso modificare una tariffa chilometrica?
No, le tariffe non si modificano: per cambiarne una disattivala e creane una nuova. Una tariffa disattivata non si può più usare per nuovi rimborsi e non si riattiva, mentre le note spese già registrate non cambiano.
