Riconciliazione Bancaria
Funzione dei piani Pro e Max: la Riconciliazione bancaria è inclusa nei piani Pro e Max. Se il tuo piano non la include, aprendo la pagina vieni portato alla pagina Licenza, da cui puoi fare l’upgrade.
Con la riconciliazione bancaria carichi l’estratto conto della tua banca e FatturaSmart abbina ogni movimento alla fattura corrispondente: tu controlli le proposte e registri i pagamenti in blocco, invece di segnarli a mano fattura per fattura. Funziona sia per gli incassi (fatture emesse) sia per i pagamenti (fatture ricevute).
Caricare l’estratto conto
Passo 1: Apri la Riconciliazione bancaria
Clicca su Riconciliazione bancaria nel menu laterale.
Passo 2: Carica il file
Nell’area “Trascina qui l’estratto conto o clicca per selezionarlo” carica il file scaricato dalla tua banca. I formati supportati sono CSV ed Excel (.xlsx, .xls), fino a 10.000 movimenti per file.
Estratto conto già caricato? Se il file risulta già elaborato in passato, FatturaSmart ti avvisa con “Questo estratto conto è già stato caricato. Vuoi caricarlo di nuovo?” — puoi confermare con Carica di nuovo per ripetere l’elaborazione.
IA e privacy: i suggerimenti di abbinamento sono generati con l’ausilio dell’intelligenza artificiale. Nomi e causali dei movimenti vengono sostituiti da codici anonimi prima dell’invio al servizio di IA. Trovi i dettagli nell’informativa privacy.
Associare le colonne
Ogni banca esporta l’estratto conto con colonne diverse, quindi al primo caricamento FatturaSmart ti chiede di associare le colonne: “Indica quali colonne del file corrispondono ai campi richiesti.”
| Campo | Obbligatorio | Descrizione |
|---|---|---|
| Data | Sì | La data del movimento bancario |
| Importo | Sì | La colonna con l’importo del movimento |
| Colonna dare / Colonna avere | Solo per file con colonne separate | ”Compila solo se il file usa colonne separate per dare e avere” |
| Descrizione | Sì | La causale del movimento |
| Controparte | No | Il nome dell’ordinante o del beneficiario |
| Valuta | No | La valuta dei movimenti. I movimenti in valuta diversa dall’euro non vengono abbinati automaticamente |
Automatismo: FatturaSmart ricorda l’associazione delle colonne della tua banca. Ai caricamenti successivi non dovrai rifarla.
Clicca Elabora: parte l‘“Analisi in corso” — “Stiamo confrontando i movimenti con le tue fatture. Può richiedere qualche istante.”
Verificare gli abbinamenti
Nella pagina “Verifica gli abbinamenti” controlli le proposte, modifichi o rifiuti gli abbinamenti, poi registri i pagamenti. I movimenti sono divisi in tre sezioni:
| Sezione | Cosa contiene |
|---|---|
| Abbinati automaticamente | Movimenti abbinati a una fattura con alta affidabilità, pronti da registrare |
| Da confermare | Proposte di abbinamento da controllare una per una prima di registrarle |
| Senza abbinamento | Movimenti per cui non è stata trovata nessuna fattura compatibile |
Per ogni proposta vedi la fattura suggerita, l’importo, l’affidabilità dell’abbinamento e i segnali che l’hanno determinata, ad esempio Importo esatto, Nome corrispondente, Numero fattura, la distanza tra le date o Possibile duplicato di un pagamento già registrato.
Controllare e correggere una proposta
- Vedi documento apre il dettaglio della fattura: data di emissione, scadenza, incassato, residuo e righe, con il pulsante Apri documento per andare al documento completo.
- Modifica abbinamento ti fa scegliere un’altra fattura: cerca per “Numero fattura o cliente…” e per ogni risultato vedi il residuo ancora dovuto.
- Rifiuta scarta la proposta: il movimento resta senza abbinamento e non verrà registrato.
Registrare i pagamenti
Seleziona i movimenti da registrare — con “Seleziona tutti gli abbinamenti automatici” li marchi in un clic — e premi Approva e registra.
FatturaSmart chiede conferma con “Registrare i pagamenti?” e un riepilogo: “Verranno registrati N pagamenti per un totale di X. L’operazione non può essere annullata.”
Operazione non annullabile: i pagamenti confermati vengono registrati sulle relative fatture con la data del movimento bancario. Controlla le proposte prima di approvare.
Al termine vedi l’esito: “Pagamenti registrati” se è andato tutto a buon fine, oppure “Registrazione parziale” con l’elenco dei movimenti saltati e il motivo:
| Motivo | Significato |
|---|---|
| Pagamento già registrato | La fattura aveva già un pagamento per quel movimento |
| Fattura non trovata | La fattura abbinata non esiste più |
| Importo superiore al residuo | L’importo del movimento supera quanto ancora dovuto sulla fattura |
Automatismo: ogni pagamento registrato compare subito sulla fattura e in Prima Nota, come qualsiasi incasso registrato a mano.
Con Carica un altro estratto conto ricominci il ciclo con un nuovo file.
Prossimi passi
Ora che sai come riconciliare l’estratto conto:
- Usa la Prima Nota per controllare i movimenti registrati
- Gestisci gli incassi per i pagamenti da registrare a mano
- Configura i Conti di Saldo per organizzare i movimenti per banca
Hai bisogno di aiuto?
Se hai dubbi sulla riconciliazione bancaria:
- WhatsApp: +39 351 410 2536
- Email: info@fatturasmart.com
Rispondiamo personalmente, niente bot!
Domande Frequenti
Quali formati di estratto conto posso caricare in FatturaSmart?
Puoi caricare l'estratto conto in formato CSV o Excel (.xlsx, .xls), con un massimo di 10.000 movimenti per file. Non serve un tracciato specifico: dopo il caricamento indichi tu quali colonne corrispondono a data, importo, descrizione e controparte, e FatturaSmart ricorda l'associazione per i caricamenti successivi.
La riconciliazione bancaria usa l'intelligenza artificiale? Che dati vede?
I suggerimenti di abbinamento sono generati con l'ausilio dell'intelligenza artificiale, ma i nomi e le causali dei movimenti vengono sostituiti da codici anonimi prima dell'invio al servizio di IA. I dettagli sono descritti nell'informativa privacy di FatturaSmart.
Posso correggere un abbinamento proposto?
Sì. Da ogni movimento puoi aprire Modifica abbinamento e cercare la fattura giusta per numero o cliente, con il residuo ancora dovuto mostrato per ogni risultato, oppure cliccare Rifiuta per scartare la proposta.
Cosa succede quando clicco Approva e registra?
I pagamenti selezionati vengono registrati sulle relative fatture con la data del movimento bancario e compaiono in Prima Nota. L'operazione non può essere annullata: prima della registrazione FatturaSmart mostra un riepilogo con numero di pagamenti e totale.
Quale piano include la riconciliazione bancaria?
La riconciliazione bancaria è inclusa nei piani Pro e Max di FatturaSmart. Se il tuo piano non la include, aprendo la pagina vieni portato alla pagina Licenza, da cui puoi fare l'upgrade.
I movimenti in valuta diversa dall'euro vengono abbinati?
No: i movimenti in valuta diversa dall'euro non vengono abbinati automaticamente. Restano comunque visibili tra i movimenti senza abbinamento e puoi registrarli a mano sulla fattura.
