Ferie, permessi e malattia
Incluso nel piano Max: la gestione Dipendenti è inclusa nel piano Max di FatturaSmart a €149,99/anno + IVA fino a 5 dipendenti (che comprende anche fatturazione illimitata, magazzino, Sistema TS e API pubbliche). Si attiva dopo l’accettazione dell’accordo sul trattamento dei dati. Scopri il modulo Dipendenti.
Con FatturaSmart i dipendenti chiedono ferie e permessi dall’app e tu li approvi dal web in pochi clic. I saldi si aggiornano da soli con le regole di maturazione, e la malattia si registra con il solo numero di protocollo del certificato, senza dati sanitari.
I Giustificativi
I tipi di assenza si chiamano giustificativi e li trovi in Dipendenti → Impostazioni, sezione Giustificativi. FatturaSmart include 15 giustificativi di sistema, divisi in tre tipi:
| Tipo | Giustificativi di sistema |
|---|---|
| A saldo (ferie, permessi) | Ferie, ROL, Permessi, Permessi ex-festività, Banca ore, Banca ore festiva, Flessibilità, Permessi festività non goduta |
| Assenza | Malattia, Infortunio, Congedo parentale, Permesso L. 104, Permesso non retribuito |
| Presenza (smart working, trasferta) | Smart working, Trasferta |
- I giustificativi a saldo scalano le ore dal saldo del dipendente.
- I giustificativi di tipo presenza indicano come il dipendente ha lavorato quel giorno: non sono un’assenza.
- Malattia e Infortunio sono contrassegnati come Registrata senza approvazione.
- I giustificativi sensibili (Malattia, Infortunio, Congedo parentale, Permesso L. 104) accettano solo il numero di protocollo, nessuna nota.
Personalizzare i giustificativi
- I giustificativi di sistema si possono solo rinominare o disattivare.
- Per aggiungerne uno clicca su Nuovo giustificativo e indica Codice (minuscole, cifre e _, ad esempio corso_formazione), Nome, Tipo e, se riguarda dati delicati, l’opzione Sensibile.
I dipendenti vedono nell’app solo i giustificativi attivi.
Come il Dipendente Chiede Ferie o Permessi
Dall’app FatturaSmart, nella sezione Richieste, il dipendente:
- tocca Nuova richiesta
- sceglie il tipo di assenza
- indica Dal, Al e le Ore, con una Nota facoltativa
- tocca Invia richiesta
Non si possono inviare o modificare richieste per un mese già chiuso. I passaggi lato dipendente sono descritti nella guida App per i dipendenti.
Approvare o Rifiutare una Richiesta
Passo 1: Apri Ferie e permessi
Vai in Dipendenti → Ferie e permessi. Trovi le richieste di tutti i dipendenti, filtrabili per stato (In attesa, Approvate, Rifiutate, Annullate) e per dipendente.
Passo 2: Apri la richiesta
Clicca sulla richiesta per vedere tipo, ore, periodo, stato e l’eventuale Nota del dipendente.
Passo 3: Decidi
Se vuoi, scrivi una Nota della decisione, poi clicca su Approva o Rifiuta. Lo stato aggiornato e la nota sono visibili al dipendente nell’app, nel dettaglio della richiesta.
Nota: la pagina mostra le 100 richieste più recenti; usa i filtri per restringere la ricerca.
Approvazioni delegate ai responsabili
Se nella scheda di un dipendente hai indicato un Responsabile, quel collega trova le richieste di ferie e permessi del suo team nell’app, nella sezione Richieste del team, e può approvarle o rifiutarle. Tu continui a vedere tutte le richieste dal web. Per impostare i responsabili vedi Attivare il modulo Dipendenti.
Malattia e Infortunio
Malattia e infortunio non richiedono approvazione: il dipendente li inserisce dall’app e vengono registrati subito.
- Il dipendente inserisce solo il numero di protocollo del certificato: nessuna diagnosi, nessuna nota.
- Il numero di protocollo è conservato cifrato e ogni lettura viene registrata.
- Nel dettaglio della richiesta lo trovi come Protocollo certificato.
Perché solo il protocollo: il numero di protocollo identifica il certificato senza rivelare informazioni sulla salute. Così FatturaSmart tratta solo il minimo indispensabile per gestire l’assenza.
Saldi, Maturazione e Correzioni
Apri la scheda del dipendente e vai su Ferie.
Saldi attuali
In Saldi attuali vedi, per ogni giustificativo a saldo, le ore disponibili oggi.
Maturazione mensile
In Maturazione mensile clicca su Nuova regola e compila:
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Giustificativo | Il giustificativo a saldo che matura (ad esempio Ferie o ROL) |
| Dal mese | Il primo mese in cui la regola si applica |
| Al mese (vuoto = senza scadenza) | L’ultimo mese, se la regola ha una fine |
| Ore al mese | Le ore che maturano ogni mese |
| Oppure ore all’anno | In alternativa, le ore annue: FatturaSmart le divide per 12 |
Le ore maturate vengono accreditate automaticamente ogni mese. Con Accredita mese puoi accreditare a mano un mese specifico, ad esempio se hai aggiunto una regola in ritardo: i mesi già accreditati non vengono duplicati.
Correzione manuale
Per aggiungere o togliere ore dal saldo (ad esempio il residuo iniziale) clicca su Correzione manuale, scegli il Giustificativo, indica le Ore (negative per scalare) e il Motivo.
Bilancio annuale
Il Bilancio dell’anno riepiloga per ogni giustificativo: Residuo prec., Maturato, Goduto, Stornato, Correzioni e Residuo. Il dipendente vede lo stesso riepilogo nell’app, in Bilancio ferie e permessi.
Prossimi Passi
- Presenze e timbrature – come le assenze entrano nel foglio presenze
- Export per il consulente del lavoro – le assenze approvate arrivano al consulente con il file mensile
- App per i dipendenti – come i dipendenti inviano le richieste
Hai bisogno di aiuto?
Contattaci su WhatsApp cliccando l’icona in basso a destra, oppure scrivi a supporto@fatturasmart.com.
Domande Frequenti
Come comunica la malattia un dipendente?
Dall'app, scegliendo Malattia e inserendo solo il numero di protocollo del certificato medico, senza note né diagnosi. La malattia viene registrata subito, senza approvazione. Il numero di protocollo è conservato cifrato e ogni sua lettura viene registrata.
Il dipendente riceve un avviso quando approvo una richiesta?
Lo stato aggiornato della richiesta, con l'eventuale nota della decisione, è visibile al dipendente nell'app, nella sezione Richieste.
Posso delegare l'approvazione delle ferie a un responsabile?
Sì. Nella scheda di ogni dipendente puoi indicare un Responsabile: quel collega troverà le richieste di ferie e permessi del suo team nell'app, in Richieste del team, e potrà approvarle o rifiutarle.
Come si aggiornano i saldi di ferie e permessi?
Con le regole di Maturazione mensile le ore maturano automaticamente ogni mese; le richieste approvate le scalano. Puoi registrare una Correzione manuale con il motivo e consultare il Bilancio dell'anno con residuo precedente, maturato, goduto e residuo.
