Attivare il modulo Dipendenti e invitare i dipendenti

Incluso nel piano Max: la gestione Dipendenti è inclusa nel piano Max di FatturaSmart a €149,99/anno + IVA fino a 5 dipendenti (che comprende anche fatturazione illimitata, magazzino, Sistema TS e API pubbliche). Si attiva dopo l’accettazione dell’accordo sul trattamento dei dati. Scopri il modulo Dipendenti.

Per iniziare a gestire il personale con FatturaSmart bastano tre passaggi: accetti l’accordo sul trattamento dei dati, inserisci i dipendenti (a mano o da file) e li inviti all’app. Da quel momento i dipendenti possono timbrare, chiedere ferie e permessi e ricevere le buste paga dal telefono.

Requisito: il Piano Max

Il modulo Dipendenti è incluso nel piano Max, anche durante il periodo di prova. Con il piano Max nel menu laterale compare la voce Dipendenti; se non la vedi, il tuo piano non include il modulo: puoi passare a Max seguendo la guida Cambiare piano.

Passo 1: Accetta l’Accordo sul Trattamento dei Dati

La prima volta che apri Dipendenti trovi la pagina Attiva la gestione dipendenti. Il modulo si attiva solo dopo che hai accettato l’accordo sul trattamento dei dati (DPA).

Perché serve

Quando inserisci in FatturaSmart i dati dei tuoi dipendenti (anagrafica, presenze, assenze, buste paga):

• tu, come datore di lavoro, sei il titolare del trattamento;
• FatturaSmart tratta quei dati solo per tuo conto, come responsabile del trattamento.

L’art. 28 del GDPR richiede che questo rapporto sia regolato da un accordo scritto. L’accordo, con l’Allegato A dedicato al modulo Gestione Dipendenti, è consultabile in ogni momento alla pagina Accordo sul trattamento dei dati.

Come accettarlo

1. Clicca su Leggi l’accordo sul trattamento dei dati e leggilo
2. Clicca su Accetto il DPA e attivo la gestione dipendenti

FatturaSmart registra la versione accettata, la data e chi l’ha accettata.

Informativa ai dipendenti: la consegna dell’informativa privacy ai dipendenti (artt. 13-14 GDPR) resta a tuo carico. Al primo accesso l’app chiede al dipendente di confermare di aver letto l’informativa e ne registra la data: è una presa visione, non un consenso, e non sostituisce l’informativa completa che fornisci tu.

Passo 2: Aggiungi i Dipendenti

Puoi inserire i dipendenti uno alla volta oppure importarli tutti insieme da un file.

Inserimento manuale

Nella pagina Dipendenti clicca su Nuovo dipendente e compila la scheda:

Due campi meritano attenzione:

• Email: è facoltativa, ma senza email non puoi invitare il dipendente all’app.
• Codice fiscale: serve ad abbinare automaticamente ogni pagina del PDF delle buste paga al dipendente giusto. Vedi Buste paga.

Importazione da file

Clicca su Importa e scegli l’origine del file:

Il file può pesare al massimo 5 MB e contenere fino a 2000 righe.

Dopo il caricamento FatturaSmart ti mostra la schermata Controlla prima di importare, con il riepilogo Da creare, Già presenti e Con errori e l’esito di ogni riga. Nessun dipendente viene creato finché non confermi: le righe con errori non vengono importate, quindi per includerle correggi il file e caricalo di nuovo.

Quando sei pronto clicca su Importa per creare i dipendenti. I dipendenti importati non ricevono inviti automatici: li inviti dalla scheda di ciascuno, come spiegato nel passo successivo.

Passo 3: Invita i Dipendenti all’App

L’invito si invia via email, dalla scheda del dipendente.

1. Apri il dipendente dall’elenco
2. Clicca su Invia invito
3. Il dipendente riceve un’email con il link per attivare l’accesso, valido 7 giorni

Se il link scade prima che il dipendente lo usi, clicca su Reinvia invito.

Cosa fa il dipendente

1. Installa l’app FatturaSmart sul telefono (iOS o Android)
2. Apre il link dell’email di invito
3. Legge l’informativa, spunta Ho letto e accetto l’informativa privacy e tocca Accetta e attiva

Non c’è nessuna password da creare: quando serve un nuovo accesso, il dipendente riceve via email un link valido 15 minuti e utilizzabile una sola volta. La sessione nell’app dura 30 giorni. Puoi condividere con i dipendenti la guida App per i dipendenti.

Stato del dipendente

Passo 4: Imposta i Responsabili (facoltativo)

Se hai un capo reparto o un coordinatore, puoi delegargli l’approvazione di ferie e permessi dei suoi collaboratori.

1. Apri la scheda del dipendente da assegnare
2. Nel campo Responsabile scegli il collega che approverà le sue richieste
3. Clicca su Salva responsabile

Il responsabile trova le richieste del suo team nell’app, nella sezione Richieste del team, e può approvarle o rifiutarle. Tu continui a vedere e gestire tutte le richieste dal web. Vedi Ferie, permessi e malattia.

Chi Vede i Dati dei Dipendenti

• Il titolare del profilo è l’unico che può modificare i dati dei dipendenti e scaricare i documenti.
• Gli altri utenti del profilo (ad esempio il commercialista) vedono il modulo in sola lettura, con codice fiscale e IBAN mascherati.
• Il consulente del lavoro non accede a FatturaSmart: riceve solo il file mensile via email. Vedi Export per il consulente del lavoro.

Codice fiscale e IBAN sono conservati cifrati e le operazioni sui dati dei dipendenti restano registrate in un registro delle attività conservato per 5 anni.

Disattivare o Anonimizzare un Dipendente

• Disattiva: il dipendente non può più accedere all’app, ma il suo storico (presenze, richieste, buste paga) resta disponibile.
• Anonimizza: per un dipendente cessato cancella definitivamente nome, codice fiscale, IBAN, contatti, buste paga, protocolli di malattia e note. Prima devi impostare la Data di cessazione; per confermare ti viene chiesto di scrivere il cognome del dipendente.

Prossimi Passi

• Presenze e timbrature – imposta contratti, orari e regole delle presenze
• Ferie, permessi e malattia – configura giustificativi e maturazione
• App per i dipendenti – la guida da inviare ai tuoi dipendenti

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