Ordini a fornitore
Incluso nel piano Max: la lista Ordini a fornitore, con l’evasione e il collegamento alle fatture ricevute, fa parte della gestione Magazzino, inclusa nel piano Max di FatturaSmart a €149,99/anno + IVA (che comprende anche fatturazione illimitata, gestione dipendenti, Sistema TS e API pubbliche per sviluppatori).
Con gli ordini a fornitore tieni traccia di cosa hai ordinato e di cosa ti è già arrivato. Crei l’ordine, lo mandi al fornitore in PDF e, quando arriva la sua fattura elettronica, la colleghi all’ordine: FatturaSmart ti mostra prodotto per prodotto quanto è stato ricevuto e quanto resta da ricevere, anche con consegne parziali e più fatture.
L’ordine a fornitore non muove mai il magazzino: la merce entra in giacenza solo quando confermi il carico dalla fattura ricevuta.
Creare un Ordine a Fornitore
Passo 1: Apri Ordini a fornitore
Vai su Magazzino e clicca su Ordini a fornitore in alto nella pagina. Trovi l’elenco dei tuoi ordini con Numero, Fornitore, Data Emissione e Stato.
Passo 2: Crea un nuovo ordine
Clicca su Nuovo ordine a fornitore. Si apre il modulo del documento con il tipo Ordine a fornitore già selezionato.
In alternativa: puoi creare lo stesso documento da Altri Documenti, scegliendo il tipo Ordine a fornitore come per un preventivo o un DDT.
Passo 3: Scegli il fornitore e aggiungi le righe
Scegli il destinatario: per gli ordini a fornitore l’elenco mostra le anagrafiche dei tuoi fornitori. Poi aggiungi le righe dell’ordine.
Collega ogni riga a un prodotto del catalogo: solo le righe con un prodotto vengono conteggiate nella vista di evasione.
Passo 4: Salva e scarica il PDF
Salva l’ordine: riceve un numero progressivo, come gli altri documenti. Dall’anteprima dell’ordine usa Esporta in PDF e invia il file al fornitore.
Invio al fornitore. Puoi scaricare il PDF e inviarlo tu, oppure usare il pulsante e-mail nella lista Altri Documenti se il fornitore ha un’e-mail in anagrafica. Chiedi al fornitore di riportare il numero del tuo ordine nella fattura elettronica: così FatturaSmart potrà collegarla all’ordine.
Creare un Ordine da “Riordina”
Se un prodotto è sceso sotto la soglia di riordino, puoi partire direttamente dalla lista Sotto scorta.
Passo 1: Clicca su Riordina
Vai su Magazzino, trova il prodotto nella sezione Sotto scorta e clicca su Riordina.
Passo 2: Controlla la bozza precompilata
Si apre un nuovo ordine a fornitore, non ancora salvato, con:
- il prodotto da riordinare
- la quantità di riordino impostata sul prodotto (1 se non l’hai impostata)
- il costo medio del prodotto come prezzo unitario
- il fornitore suggerito come destinatario, se disponibile (è l’ultimo fornitore da cui hai caricato il prodotto)
Passo 3: Completa e salva
Verifica righe, quantità e prezzi, aggiungi altri prodotti se ti servono e salva l’ordine. Finché non salvi, nessun ordine viene creato.
Collegare la Fattura Ricevuta all’Ordine
Quando il fornitore ti manda la fattura elettronica, la colleghi all’ordine dal pannello Carico magazzino.
Passo 1: Apri il Carico magazzino sulla fattura ricevuta
Vai su Fatture Ricevute, apri l’anteprima della fattura e clicca su Carico magazzino.
Passo 2: Collega l’ordine suggerito
In cima al pannello trovi l’ordine collegato. Se la fattura riporta nel riferimento all’ordine d’acquisto (il blocco DatiOrdineAcquisto della fattura elettronica) il numero di un tuo ordine a fornitore intestato allo stesso fornitore, l’ordine compare tra gli Ordini suggeriti. Clicca su Collega.
Il collegamento è un suggerimento: sei tu a confermarlo. Se hai collegato l’ordine sbagliato, clicca su Scollega. Se la fattura non riporta il numero dell’ordine, il pannello mostra Nessun ordine collegato.
Passo 3: Conferma il carico
Con l’ordine collegato, FatturaSmart usa i prodotti dell’ordine per suggerire l’abbinamento delle righe (badge Da ordine). Controlla quantità e costi e clicca su Conferma carico: le quantità entrano in giacenza e vengono conteggiate come ricevute sull’ordine.
Per i dettagli sul pannello vedi Carico e scarico da documenti.
Seguire l’Evasione dell’Ordine
Passo 1: Apri l’evasione
Da Magazzino → Ordini a fornitore clicca su Evasione sulla riga dell’ordine. Si apre la pagina Evasione ordine.
Passo 2: Leggi il riepilogo
In alto trovi il totale Ordinato, il totale Ricevuto e la percentuale Evaso.
Passo 3: Controlla i prodotti
La tabella mostra una riga per prodotto con Ordinato, Ricevuto, Da ricevere e lo stato:
| Stato | Significato |
|---|---|
| In attesa | Non hai ancora ricevuto nulla di questo prodotto |
| Parziale | Hai ricevuto solo una parte della quantità ordinata |
| Completo | Hai ricevuto esattamente la quantità ordinata |
| Eccedenza | Hai ricevuto più di quanto ordinato |
Contano come ricevute solo le quantità confermate con Conferma carico sulle fatture collegate all’ordine. Le righe dell’ordine senza un prodotto del catalogo non entrano nel conteggio: la pagina le conta nell’avviso «righe ordinate non ancora ricevute».
Passo 4: Consulta i carichi collegati
In fondo alla pagina trovi i Carichi collegati, cioè le fatture ricevute abbinate all’ordine. Se la merce arriva in più consegne, collega all’ordine ogni fattura: le quantità ricevute si sommano e lo stato si aggiorna.
Prossimi Passi
- Carico e scarico da documenti – come funziona il pannello Carico magazzino
- Avvisi scorte minime – la lista Sotto scorta e il pulsante Riordina
- Creare un documento commerciale – il modulo usato anche per gli ordini a fornitore
Hai bisogno di aiuto?
Contattaci su WhatsApp cliccando l’icona in basso a destra, oppure scrivi a supporto@fatturasmart.com.
Domande Frequenti
Un ordine a fornitore modifica la giacenza?
No. L'ordine a fornitore non muove mai il magazzino. La merce entra in giacenza solo quando confermi il carico dalla fattura ricevuta con Conferma carico.
Posso inviare l'ordine al fornitore via email da FatturaSmart?
Sì, dalla lista Altri Documenti: se il fornitore ha un'e-mail in anagrafica, accanto all'ordine compare il pulsante per inviarlo via e-mail. In alternativa scarichi il PDF con Esporta in PDF e lo invii con il canale che preferisci.
Come fa FatturaSmart a collegare la fattura ricevuta al mio ordine?
Usa il riferimento all'ordine d'acquisto presente nella fattura elettronica (blocco DatiOrdineAcquisto). Se contiene il numero di un tuo ordine a fornitore intestato allo stesso fornitore, l'ordine compare tra gli Ordini suggeriti nel pannello Carico magazzino e lo colleghi con un clic.
Posso ricevere un ordine in più consegne?
Sì. Puoi collegare più fatture ricevute allo stesso ordine: le quantità confermate si sommano e la vista Evasione mostra per ogni prodotto lo stato In attesa, Parziale, Completo o Eccedenza.
